タスクの機能の設定

User サービスによって、 Workspace のタスク機能を制御できるように 「Assign Task」操作と「Assign Multiple Tasks」操作を設定することができます。

注意： Workspace のベストプラクティス では、Workspace の操作性を最大限にするためのヒントを紹介しています。

タスクのオープンをオプションにする

デフォルトで、ユーザーは、タスクを完了する前に、Workspace でタスクを開く必要があります。ただし、一部のプロセスでは、内容を確認するためにタスクを開くことは必須ではありません。例えば、タスクリストに表示される説明で、ユーザーが決断を下すために十分な情報を伝えることができるとします。この状況では、効率的に作業をするために、ユーザーはタスクリストから直接タスクを完了できます。

注意： 一部のプロセスでは、タスクを完了する前にフォームを確認する必要があります。一部の業界では、法律でこの要件を規定している共通のビジネスプロセスがあります。

タスクのオープンをオプションにする

  1. プロセスダイアグラムで「Assign Task」または「Assign Multiple Tasks」操作を選択します。

  2. 「Process Properties」表示で、Workspace User Interface プロパティグループを展開します。

  3. Must Open The Form To Complete The Task プロパティを消去します。

フォームまたはガイドの最大化

タスクフォームおよびガイドを Workspace で開いた場合に、デフォルトで、Web ブラウザーウィンドウの使用可能なすべてのスペースを使うことができます。ユーザーは必要に応じて、フォームの表示領域を最大化したり最小化したりすることができます。

フォームまたはガイドの最大化

  1. プロセスダイアグラムで「Assign Task」または「Assign Multiple Tasks」操作を選択します。

  2. 「Process Properties」表示で、Workspace User Interface プロパティグループを展開します。

  3. 「Open The Form In Maximized Mode」を選択します。

タスクの送信時に確認が必要

Workspace ユーザーのタスクの送信時に確認メッセージを表示させることもできます。ユーザーは「OK」をクリックして、メッセージに同意するか、「Cancel」をクリックできます。メッセージは任意のテキストを指定できます。外観をフォーマットするために HTML コードを含めることもできます。

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確認メッセージは、ユーザーとの間に契約が必要な場合に役立ちます。例えば、法的ポリシーで、ユーザーがフォームで提供した情報の有効性を保証する必要があるとします。ユーザーが Workspace でフォームを送信する際に、確認メッセージで「OK」をクリックして、提供した情報が正しいことを保証するように求めることができます。

ユーザーが確認ダイアログで「OK」をクリックすると、タスクが完了します。「Cancel」ボタンでは、ダイアログが閉じ、ユーザーをタスクに戻します。保存される IP アドレスとユーザー ID に加えて、確認メッセージは、有効なクリックスルー電子署名です。

確認メッセージはユーザーアクションに関連付けられます。ユーザーアクションごとに異なる確認メッセージを指定できます。

ユーザーアクションへの確認メッセージの追加：

  1. プロセスダイアグラムで「Assign Task」または「Assign Multiple Tasks」操作を選択します。

  2. 「Process Properties」表示で、User Action Names プロパティグループを展開します。

  3. 新しいアクションを追加するか、アクションを編集して、確認メッセージを追加します。

    • 新しいアクションを追加するには、「Add A User Action」ボタン をクリックします。

    • アクションを編集するには、「Modify A User Action」ボタン をクリックします。

  4. Action Name ボックスで、ユーザーに表示する名前を入力します。

  5. 「This Action Needs Confirmation, And Will Use The Following Text As The Message」を選択します。

  6. ボックスに、メッセージを入力します。メッセージに XPath 式を含めることができます。実行時に評価される際に、式の値がメッセージに挿入されます。XPath Builder を開くには、省略記号ボタン をクリックします。

  7. 「OK」をクリックします。

Workspace ユーザーインターフェイスの指定

次のいずれかのオプションを選択することによって、ユーザーがタスクを開いたときに、Workspace で使用可能にする一連のツールを制御できます。

デフォルト:
標準の Workspace 機能セットを使用できます。

Approval Container（非推奨）：
ドキュメントの確認用のツールを提供します。ユーザーはツールを使用して、レビューのステータスを確認したり、コメントを追加したり、タスクの手順を表示したりすることができます。このオプションは、一般に、レビュープロセスと承認プロセスで選択されます。
タスク出力を格納する Task Result Collection は、Approval Container（非推奨）に表示される情報を提供します（ タスクデータの保存 を参照）。

カスタム:
カスタムセットのツールを開発し、それらを Workspace に統合できます。ツールは AEM forms SDK を使用して作成します。（『 AEM forms によるプログラミング 』を参照）。例えば、タスクのメモやプロセス変数の表示方法をカスタマイズしたり、タスクを完了する前に、添付ファイルを追加する必要があるなどのカスタムルールを作成したりすることができます。

ツールのカスタムセットを使用する場合、AEM forms サーバー上の実行可能ファイルの場所も指定します。

Workspace ツールの指定：

  1. プロセスダイアグラムで「Assign Task」または「Assign Multiple Tasks」操作を選択します。

  2. 「Process Properties」表示で、Workspace User Interface プロパティグループを展開します。

  3. 「デフォルト」、「Approval Container（非推奨）」、または「カスタム」を選択します。

  4. 「Custom」を選択した場合、「Browse」をクリックし、カスタムツールの SWF ファイルを見つけます。

時間制限の設定

特定の時間内にタスクを完了させるには、ユーザーがタスクを完了させる必要がある時間に制限を指定します。

設定する時間制限は、カレンダーの日付で設定するか、稼働日で設定するかを指定できます（ 業務カレンダーについて を参照）。各ユーザーは、フォームワークフロー管理コンソールを使用した設定に従って業務カレンダーに関連付けられます。（『 フォームワークフロー管理ヘルプ 』の「業務カレンダーの設定」を参照）。

時間制限は、「Assign Multiple Tasks」操作に重要です。操作によって生成されるすべてのタスクの完了に遅延が発生する可能性が高くなります。

業務カレンダーについて

業務カレンダー は、組織の稼働日と非稼働日（法定休日、週末、会社定休日など）を定義します。業務カレンダーを使用している場合、AEM forms では特定の日付計算の実行時に非稼働日がスキップされます。次の項目のタイプに、業務カレンダーを使用するかどうかを指定できます。

  • タスクのリマインダー、デッドライン、エスカレーションなどのユーザー関連イベント

  • タイマーイベントや待機サービスなどのユーザーに関連しないアクション

例えば、タスクリマインダーが、ユーザーへのタスクの割り当ての 3 稼動日後に発生するように設定されているとします。タスクが木曜日に割り当てられます。以降の 3 日間は、金曜日が祝日、その翌 2 日は週末なので非稼働日です。したがって、リマインダーは翌週の水曜日に送られます。

注意： 業務カレンダーを使用する場合、時間の計算は最も近い日に対して行われます。デフォルトのカレンダーを使用する場合は、最も近い分に対して計算が行われます。

業務カレンダーを使用して日時を計算する場合、AEM forms では、それを実行しているサーバーの日時を使用します。サーバーはタイムゾーン間で差を調整しません。例えば、タスクリマインダーがロンドンで稼働しているサーバーで午前 10 時に発生するようにスケジュールされているとします。リマインダーを受信するユーザーがニューヨークにいるとします。ユーザーは現地時刻の午前 5 時にリマインダーを受け取ります。

業務カレンダーと稼働日を定義するには、管理コンソールのフォームワークフロー管理ツールを使用します。（『 フォームワークフロー管理ヘルプ 』を参照）。

タスクに関するリマインダーの送信

「Assign Task」操作と「Assign Multiple Tasks」操作に、関連付けられたタスクを完了するようにユーザーに求めるリマインダーを設定します。リマインダーは、タスクが割り当てられているユーザーが時間通りにタスクを完了させることに役立ちます。定期的な間隔でリマインダーを繰り返すオプションを付けて、最初のリマインダーを送信できます。

リマインダーが発生する日付は、カレンダーの日付と稼働日のいずれかを使用して表すことができます。リマインダーの発生時にタスクの手順を変更することもできます。リマインダーが発生すると、Workspace のタスクに青い時計アイコンが表示されます。ユーザーに電子メールメッセージを送信することもできます。

注意： リマインダーは、「Assign Task」操作と「Assign Multiple Tasks」操作がエスカレーションによって他のユーザーに再割り当てされた場合でも、それらに設定されたままになります。リマインダーとエスカレーションの両方を設定する場合、それらのタイミングが適切であることを確認します。

時間は、タスクが最初にユーザーに割り当てられた時から測定されます。

リマインダーの設定：

  1. プロセスダイアグラムで「Assign Task」または「Assign Multiple Tasks」操作を選択します。

  2. Process Properties ビューで、「All」ボタンをクリックして Reminders プロパティグループを表示します。

  3. Reminders プロパティグループを展開します。

  4. 「Reminders」ラベルの横の「Literal Value」を選択します。

    XPath 式を選択した場合、作成する式は、ReminderInfo 値に評価される必要があります。

  5. 「Enable First Reminder」を選択します。

  6. 業務カレンダーを使用してリマインダーが発生する日付を計算するには、「Use Business Calendar」を選択します。

  7. タスクが最初に割り当てられてから、リマインダーが発生するまでの経過時間を指定します。

    • 「Days」ボックスに、日数を入力します。

    • （カレンダーの日付のみ）「Hours」ボックスに、指定した日数に加えて、時間数を入力します。

    • （カレンダーの日付のみ）「Minutes」ボックスに、指定した日数と時間に加えて、分数を入力します。

  8. リマインダーが定期的な間隔で発生するように指定するには、「Enable Repeat Reminder」を選択します。

  9. 業務カレンダーを使用してリマインダーが発生する日付を計算するには、「Use Business Calendar」を選択します。

  10. リマインダー間の時間を指定します。

    • 「Days」ボックスに、日数を入力します。

    • （カレンダーの日付のみ）「Hours」ボックスに、指定した日数に加えて、時間数を入力します。

    • （カレンダーの日付のみ）「Minutes」ボックスに、指定した日数と時間に加えて、分数を入力します。

  11. リマインダーの発生時に、タスクの手順を変更するには、「Change Task Instructions On Reminder」を選択し、ボックスに新しい手順を入力します。省略記号ボタン をクリックし、リマインダーの発生時に特定のタスクの手順を提供する XPath 式を作成することもできます。

タスクのデッドラインの設定

ユーザーにタスクを完了するまでに与える時間を制限する場合、タスクにデッドラインを設定します。デッドライン期間が経過すると、タスクの状態が自動的に完了に設定され、タスクはプロセスの次の手順に移行します。オプションで、プロセスダイアグラムのタスクに従うルートを使用して、プロセスを続行できます。

デッドラインによってタスクはプロセスの次の手順に移行します。一方でエスカレーションされたタスクはプロセスの同じ手順に残りますが、そのタスクは別のユーザーに割り当てられます。

デッドラインが発生する日付は、カレンダーの日付と稼働日のいずれかを使用して、表すことができます。時間は、タスクが最初にユーザーに割り当てられた時から測定されます。デッドラインが発生し、Workspace でタスクに赤い時計のアイコンが表示されたときに、タスクの手順を変更することができます。ユーザーに電子メールメッセージを送信することもできます。

デッドラインの発生時に、ユーザーがタスクのドラフトを保存している場合、タスクと一緒に保存された情報が送信されます。一般に、ドラフトで保存される情報は未完成で、信頼できません。デッドラインの発生時に、特定のルートに従います。

デッドラインの設定：

  1. プロセスダイアグラムで「Assign Task」または「Assign Multiple Tasks」操作を選択します。

  2. Process Properties ビューで、「All」ボタンをクリックして Deadlines プロパティグループを表示します。

  3. Deadlines プロパティグループを展開します。

  4. 「Deadline」ラベルの横のリストで、「Literal Value」を選択します。

    XPath 式を選択した場合、作成する式は DeadlineInfo 値に評価される必要があります。

  5. 「Enable Deadline」を選択します。

  6. 業務カレンダーを使用してデッドラインが発生する日付を計算するには、「Use Business Calendar」を選択します。

  7. タスクが最初に割り当てられてから、デッドラインが発生するまでの経過時間を指定します。

    • 「Days」ボックスに、日数を入力します。

    • （カレンダーの日付のみ）「Hours」ボックスに、指定した日数に加えて、時間数を入力します。

    • （カレンダーの日付のみ）「Minutes」ボックスに、指定した日数と時間に加えて、分数を入力します。

  8. デッドラインの発生時に、タスクの手順を変更するには、「Change Task Instructions On Deadline」を選択し、ボックスに、新しい手順を入力します。省略記号ボタン をクリックし、デッドラインの発生時に特定のタスクの手順を提供する Xpath 式を作成することもできます。

  9. デッドラインの発生後にルートに従うには、「Follow A Specific Route On Deadline」を選択し、「Select Route」リストで、既存のルートを選択します。

タスクのエスカレーション

「Assign Task」操作の場合、タスクが特定の期間内に完了しなかった場合に、別のユーザーにタスクを割り当てることができます。例えば、ローン担当者がローン融資を 2 日以内に完了しなかった場合、そのローン担当者の上司にタスクを割り当てることができます。エスカレーションは転送されたタスクにも役立ちます。

リマインダーを使用して、重要なタスクの完了を促すこともできます。

エスカレーションを設定するには、エスカレーションが発生してからの期間と、タスクを割り当てるユーザーを指定します。エスカレーションが発生する日付は、カレンダーの日付と稼働日のいずれかを使用して、表すことができます。

重要： 存在しないユーザーにタスクをエスカレーションすると、プロセスが停止します。

エスカレーション期間は、タスクが最初にユーザーに割り当てられた時から測定されます。期間を指定しない場合、エスカレーションは発生しません。

エスカレーションの一部としてのタスクの再割り当て：

  1. プロセスダイアグラムで「Assign Task」操作を選択します。

  2. Process Properties ビューで、「All」ボタンをクリックして Escalation プロパティグループを表示します。

  3. Escalation プロパティグループを展開します。

  4. 「Escalate Task」領域で、「Escalate Task」を選択します。

  5. 業務カレンダーを使用してエスカレーションが発生する日付を計算するには、「Schedule Escalation」領域で、「Use Business Calendar」を選択します。

  6. タスクが最初に割り当てられてから、エスカレーションが発生するまでの期間を指定します。

    • 「Days」ボックスに、日数を入力します。

    • （カレンダーの日付のみ）「Hours」ボックスに、指定した日数に加えて、時間数を入力します。

    • （カレンダーの日付のみ）「Minutes」ボックスに、指定した日数と時間に加えて、分数を入力します。

  7. 「Select Escalation User」領域で、エスカレーションの発生時にタスクを割り当るユーザーを指定します（ 1 人のユーザーへのタスクの送信 を参照）。

  8. ユーザーの不在環境設定に基づいて、タスクを再割り当てするかどうかを指定します（ ユーザーへのタスクの割り当て を参照）。

タスク通知設定の上書き

ユーザーにタスクが割り当てられた時およびリマインダーやデッドラインが発生した時に、電子メール通知をユーザーに送信できます。電子メール通知設定は、管理コンソールのフォームワークフローツールを使用して、グローバルに設定します。ただし、「Assign User」操作によって生成されるタスクの次の設定を上書きできます。

  • 通知が送信されないように指定する。

  • 電子メールメッセージの本文をカスタマイズする。

管理コンソールで設定した設定がデフォルトで使用されます。（『 フォームワークフロー管理ヘルプ 』を参照）。

Workspace で、ユーザーは割り当てられているタスクに関する電子メールが送信されるように、環境設定を設定できます。デフォルトでは、Workspace ユーザーは電子メール通知を受信するように設定されています（『 Workspace ヘルプ 』を参照）。

電子メール通知の設定：

  1. プロセスダイアグラムで「Assign Task」または「Assign Multiple Tasks」操作を選択します。

  2. Process Properties ビューで、「All」ボタンをクリックして Custom Email Templates プロパティグループを表示します。

  3. Custom Email Templates プロパティグループを展開します。

  4. 「Custom Email Templates」領域で、設定する通知のタイプを選択します。

    • Task Assignment： タスクがユーザーに割り当てられた時

    • Reminder： リマインダーが発生した時

    • Deadline： デッドラインが発生した時

  5. 使用する通知設定を選択します。

    • Use Server Default： 管理コンソールでの設定に従って通知設定が使用されます。

    • Do Not Send Email： 通知は送信されません。

    • Customize： 電子メールを送信し、カスタム電子メールテンプレートを使用して、メッセージの件名と本文を定義します。

  6. 「Customize」を選択した場合、「Edit Email Template」をクリックして、使用するカスタム電子メールテンプレートを定義します（ 電子メールテンプレートの作成 を参照）。

  7. 設定する通知のタイプごとに、手順 3 ～ 5 を繰り返します。

電子メールテンプレートの作成

電子メールテンプレートは、電子メール通知メッセージの件名と本文を定義します。タスク通知のグローバル設定を上書きする場合、電子メールテンプレートを作成できます（ タスク通知設定の上書き を参照）。

次の電子メールメッセージのプロパティを指定できます。

  • メッセージの件名の内容

  • メッセージの本文の内容

  • メッセージに使用するエンコーディング

  • メッセージの形式（テキストまたは HTML）

  • メッセージにタスクフォームを添付するかどうかこのオプションはデッドラインには使用できません。

注意： 電子メールメッセージに添付できるのは、PDF フォームのみです。XDP ファイルを Workspace で使うために HTML にレンダリングすると、フォームが電子メール添付ファイル用の PDF にレンダリングされます。

電子メールテンプレートを作成するには、Email Template Editor ダイアログボックスを使用します。このダイアログボックスには、作成プロセスを簡単にするいくつかのボタンがあります。ボタンをクリックすると、テキストが自動的に電子メールテンプレートに追加されます。次の表で、ボタンについて説明します。

ボタン

説明

XPath

中括弧（{}）とドル記号（$）で囲んだ XPath 式を挿入します。実行時、式を評価する値によって、式が置換されます。

@@

@@ 記号で囲んで、フォームワークフロー変数を挿入します。実行時、変数の値によって、変数名が置換されます。

Task Id： 現在のタスクの ID。

Instructions： 「Assign Task」操作の Task Instructions プロパティの値。

Process Name： プロセスの名前。

NotificationHost： 通知を送信するコンピューターの名前。クラスター環境では、クラスター内の 1 台だけの AEM forms サーバーが通知を送信します。

Operation Name： 「Assign Task」操作または「Assign Multiple Tasks」操作の Name プロパティの値。

Description： 「Assign Task」または「Assign Multiple Tasks」操作の Description プロパティの値。

Actions： タスクのユーザーアクションの番号付けされたリスト。ユーザーはタスクの完了に使用するアクションをクリックできます。

URL（HTML のみ）

タスクへのリンクを提供する HTML コードを挿入します。 

    <a href="http://@@notification-host@@:<PORT>/workspace/Main.html? 
    taskId=@@taskid@@">Click here to open the Task</a>
注意： URL の <PORT> にはポート番号を入力します。

URL で使用できる他のパラメーターについては、 Workspace URL パラメーター を参照してください。

Para（HTML のみ）

<p></p> タグを挿入します。

Break（HTML のみ）

<br/> タグを挿入します。

Bold（HTML のみ）

<b></b> タグを挿入します。

Italics（HTML のみ）

<i></i> タグを挿入します。

Color（HTML のみ）

次の HTML コードを挿入します。 

<span style="color:Red;"></span>

Font（HTML のみ）

フォントスタイルの変更を指定するために、次の HTML コードを挿入します。 

<span style="font-family: arial, sans-serif; font-size: xx-small;">

Link（HTML のみ）

ハイパーテキストを追加するために、次の HTML コードを挿入します。 

<a target="_blank" href=""></a>

Table（HTML のみ）

2 つの行と 2 つの列がある表を定義する次の HTML コードを追加します。 

<table border="1" cellpadding="1" cellspacing="0" width="100%"> 
<tr> 
<td align="left" valign="middle" width="50%" 
bgcolor="Silver">&nbsp;</td> 
<td align="left" valign="middle" width="50%"  
bgcolor="Silver">&nbsp;</td></tr> 
<tr> 
<td align="left" valign="middle" width="50%">&nbsp;</td> 
<td align="left" valign="middle" width="50%">&nbsp;</td></tr> 
</table>
注意： 必要に応じて、他の HTML タグを使用できます。

Email Template Editor ダイアログボックスを開く方法については、 タスク通知設定の上書き を参照してください。

カスタム電子メールテンプレートの設定：

  1. 「Subject」ボックスに、電子メールの件名に使用する内容を入力します。必要に応じて、「XPath」または「@@」ボタンを使用します。

  2. 「Encoding」リストで、電子メールに使用するエンコーディングを選択します。

  3. 「Body Format」リストで、電子メールメッセージに使用する形式を選択します。

  4. 「Body」タブで、電子メールの本文に使用する内容を入力します。必要に応じて、内容を挿入するボタンを使用します。

  5. （Task Assignment およびリマインダー）タスクの電子メールへの添付ファイルとして、フォームとデータを含めるには、「Include Form Data In Email」を選択します。

  6. （オプション）「HTML Preview」タブをクリックして、電子メールテンプレートの外観をテストし、「OK」をクリックします。

Workspace URL パラメーター

Workspace の URL にパラメーターを含めて、ハイパーテキストリンクから Workspace の特定の領域を開くことができます。例えば、タスク通知電子メールにタスクへのリンクを含めた場合、リンクから Web ブラウザーでタスクを開くことができます。

Workspace URL は次の形式を取ります。 

http://[server name]:[port]/workspace?[parm]=[value]

[server name] ：AEM forms サーバーの名前

[port] ：AEM forms で使用されるサーバーポート

[parm] ：パラメーターの名前

[value] ：パラメーターの値

次の表に、パラメーターとそれらの有効な値を示します。

パラメーター名

値

結果 

taskId

既存のタスクの ID。

タスクページでタスクのフォームを開きます。 

startPage

次の値を指定できます。

  • startProcess

  • toDo

  • トラッキング[とらっきんぐ]

特定の Workspace ページを開きます。値によってページが決定されます。

startProcess： 「Start Process」ページのお気に入り領域。

toDo： 「To Do」ページ

tracking： 「Tracking」ページ 

startEndpoint
 
[service name].[endpoint name]

  • [service name] は、プロセスバージョンのサービスの名前です。

  • [endpoint name] は、サービスに作成された Task Manager エンドポイントの名前です。

プロセスを起動するために、「Start Process」ページにフォームを開きます。

例えば、次の URL は、SimpleMortgageLoan-PDF という名前の TaskManager エンドポイントで SimpleMortgageLoan-PDF というプロセスのフォームを開きます。 

http://localhost:8080/workspace?startEndpoint=SimpleMortgageLoan-PDF.SimpleMortgageLoan-PDF
タスクが作成されるまで、タスクの ID は定義されません。アクションプロファイルのデータ準備サービスの実行時に、ID が使用できるようになります。データ準備サービスを使用して、タスク ID を取得できます（ データ準備サービスについて を参照）。

通知電子メールに返信してタスクの完了を有効にする

ユーザーは、タスクを完了するため、タスクが割り当てられたときに受信した電子メール通知に返信できます。返信時に、ユーザーは返信の本文にユーザーアクションの名前を含める必要があります。含まれたユーザーアクションを使用して、タスクが完了します。

タスク通知電子メールには、クリックすると、返信に使用する電子メールメッセージが作成されるリンクを含めることができます。タスクにユーザーアクションを定義しない場合、タスクを完了するための単一のリンクが提供されます。リンクを含めるには、電子メール通知のテンプレートに @@actions@@ を追加します（ 電子メールテンプレートの作成 を参照）。

ユーザーがタスクを開かずに決断を下せるように、通知電子メールに十分な情報を含めます。

「Assign Task」操作または「Assign Multiple Tasks」操作では、タスクを開かずに、タスクを完了できる必要があります（ タスクのオープンをオプションにする を参照）。タスクを開く必要がある場合、電子メール通知への返信は無効です。

タスクの委任と問い合わせの設定

「Assign Task」操作の場合、ユーザーがタスクについて委任するか、問い合わせることができる相手を制限できます。

  • ユーザーがタスクを委任する場合、別のユーザーに転送するか、共有します。特定のグループに属する別のユーザーは、共有タスクを要求できます。

  • ユーザーがタスクを問い合わせると、タスクの完了を支援するために、タスクが別のユーザーに割り当てられます。ただし、所有権はそのままタスクを問い合わせたユーザーに属します。

さらに、ユーザーのグループを指定して、ユーザーがタスクを委任するか、問い合わせる相手を制限することもできます。

タスクの委任または問い合わせの制限：

  1. プロセスダイアグラムで「Assign Task」操作を選択します。

  2. Process Properties ビューで、「All」ボタンをクリックして Reassignment Restrictions プロパティグループを表示します。

  3. Reassignment Restrictions プロパティグループを展開します。

  4. 転送されたタスクを受信し、共有タスクにアクセスできるユーザーをグループ内のユーザーに制限するには、次の手順を実行します。

    • 「Forward To And Share With Only Members Of This Group」を選択します。

    • 「Browse」ボタンをクリックし、グループを選択して、「OK」をクリックします。

  5. 問い合わせに使用できるユーザーをグループ内のユーザーに制限するには、次の手順を実行します。

    • 「Consult Only To Members Of This Group」を選択します。

    • 「Browse」ボタンをクリックし、グループを選択して、「OK」をクリックします。

    注意： XPath 式を使用して、プロパティ値を指定する場合、式は Task Delegate And Consult データ項目に評価される必要があります。

転送されたタスクの共有の設定

デフォルトで、Workspace ユーザーは、キューのアクセスを共有したキューに転送されたタスクにアクセスできます。フォームワークフローのインストール時にインストールされ、アクティブ化される Share Tasks For Shared Queues プロセスは、この機能を実装しています。

例えば、ビジネスユニットの責任者は、ビジネスユニットの管理者が共有キューアクセス権を持つように、キューを設定したとします。Workspace ユーザーがその責任者にタスクを転送すると、Share Tasks For Shared Queues プロセスが起動します。管理者には、転送されたタスクへのアクセス権も提供されます。

共有キューに送信された転送済みタスクを表示する場合、Share Tasks For Shared Queues プロセスを停止します。

注意： Queue Sharing サービスのアクティベートが解除されると、関連付けられたユーザーインターフェイスが変更されずに Workspace に表示されます。結果として、AEM forms サーバーログにエラーレポートが表示されることがあります。

要求されたタスクの共有の設定

デフォルトで Share Tasks For Shared Queues プロセスでは、Workspace ユーザーは共有キューに転送されたタスクにアクセスできます。ユーザーが他のキューから要求されたタスクにアクセスできるように、AEM forms を設定することもできます。

例えば、user1 は user2 と作業キューを共有し、user2 は user3 と作業キューを共有しているとします。user2 が user1 のキューからタスクを要求すると、それが user2 と user3 の両方が共有するキューに表示されます。両方のユーザーがそれにアクセスできます。

注意： ユーザーがタスクを要求すると、Workspace はタスクをロックします。ユーザーは共有アクセス権を持つタスクリストの要求されたタスクを表示できません。

要求されたタスクへのアクセスは、インストールされた Share Tasks For Shared Queues プロセスに含まれないため、プロセスを変更して、この機能を追加する必要があります。この手順には、プロセスダイアグラムに TaskClaimed イベントを追加することと、結果をプロセス変数に保存するようにそれを設定することが含まれます。このプロセスをアクティベートすると、ユーザーは転送されたタスクと別のユーザーのキューから要求されたタスクの両方への共有アクセス権を持ちます。

Share Tasks For Shared Queues プロセスの変更：

  1. Window／Show View／Processes をクリックし、フォームワークフローのカテゴリを展開します。

  2. Share Tasks For Shared Queues-1.0 プロセスバージョンを新しいアプリケーションに読み込み、プロセスをチェックアウトします。

  3. Event 抽象要素をプロセスダイアグラムにドラッグします。

  4. 「Name」ボックスで、イベントの名前（TaskClaimed イベントなど）を指定します。

  5. 「Select An Event」をクリックし、「Asynchronous」イベントカテゴリを展開して、「TaskClaimed」を選択し、「OK」をクリックします。

  6. 「Event Start Point」をクリックし、次のタスクを実行して、イベントを設定します。

    • 「Process Data Map」タブをクリックします。

    • 「Process Data」フィールドの省略記号をクリックし、 taskID をダブルクリックします。「Process Data name」ボックスに process_data/@taskID という式が表示されます。「OK」をクリックします。

    • 「Event Content」フィールドの省略記号をクリックし、MapContent ツリーを展開して、 TaskID をダブルクリックします。「Event Content」ボックスに /MapContent/TaskID という式が表示されます。「OK」をクリックします。

    • 「OK」をクリックして、式をテーブルに追加します。

    • 手順を繰り返して、 queueId を QueueId に、 userId を AssignedUser にマッピングする式を作成します。

    次の式がテーブルに含まれます。 

    /process_data/@taskID = /MapContent/TaskID 
/process_data/@queueId = /MapContent/QueueId 
/process_data/@userId = /MapContent/AssignedUser

  7. [OK] をクリックします。Share Tasks For Shared Queues プロセスダイアグラムはこの図のようになります。

  8. プロセスを保存してチェックインします。

タスク機能へのアクセスの設定

アクセス制御リスト（ACL）は、特定のユーザーに対し、Workspace 機能の使用を制限します。タスクを割り当て可能な各ユーザーについて、ユーザーの次のタスク機能へのアクセスを制御する ACL を作成できます。

要求：
ユーザーは別のユーザーキューからタスクを要求できます。

メモの追加：
ユーザーはタスクにメモを追加して、メモのアクセス権限を設定することもできます。

共有:
ユーザーはタスクを共有できます。タスクを共有すると、元の権限が適用され、タスクを共有するユーザーはタスクを自分のものとして要求できます。

進む:
ユーザーはタスクを別のユーザーに転送できます。タスクを転送しても、転送先のユーザーに ACL が引き続き適用されます。

添付ファイルの追加：
ユーザーはタスクに添付ファイルを追加し、その添付ファイルのアクセス権限を設定することもできます。

問い合わせ：
ユーザーはタスクを問い合わせることができます。問い合わせは、転送に似ていますが、問合せ先のユーザーはタスクを完了できません。問合せ先のユーザーがフォームを送信すると、それは元の所有者に戻されます。そして、元の所有者は、フォームを送信して、タスクを完了します。

デフォルト ACL

すべての 「Assign Task」操作と「Assign Multiple Tasks」操作には、デフォルトの ACL が含まれます。特定のユーザーに ACL を作成しない限り、デフォルトの ACL がそのユーザーに使用されます。特定のユーザーに対して、機能の使用を制御するには、そのユーザーの ACL を作成します。デフォルトの ACL では、ユーザーが添付ファイルを追加し、タスクを転送し、メモを追加できます。この ACL はほとんどのデザインシナリオに適しています。

デフォルトの ACL は <default ACL> という名前です。

ACL と共有キュー

ACL は、割り当てられたユーザーのキューへの共有アクセス権を持つユーザーに拡張できます。割り当てられたユーザーの ACL に設定されている権限が、キューへの共有アクセス権を持つユーザーに拡張されます。

重要： タスクが機密情報を公開する場合は、キューへの共有アクセス権を持つユーザーに、ACL を拡張しないでください。例えば、ユーザーの社会保障番号は一般に秘密にされます。

ACL と転送されるタスク

ACL はタスクが転送されるユーザーに拡張されません。たとえば、自分に対して ACL が作成されているあるユーザーが、別のユーザーにタスクを転送した場合、その別のユーザーは、自身の ACL またはデフォルトの ACL に従って制限されます。

ユーザーの指定

ACL を適用するユーザーを指定するには、ユーザーを検索するか、XPath 式を使用します。

  • ユーザーがプロセスのすべてのインスタンスに対して有効な場合、ユーザーを検索します。

  • プロセスインスタンスの状況によって、ACL を作成するユーザーが決まる場合は、XPath 式を使用します。

XPath 式を使用する場合、式は次のいずれかのタイプの情報に評価される必要があります。

  • ユーザーアカウントの Global Unique Identifier（GUID）（ 9A7AD945-CA53-11D1-BBD0-0080C76670C0 など）

  • ユーザーのログイン名（ atanaka など）

  • ユーザーの正規名（ atanaka.sampleorganization.com など）

  • 電子メールアドレス（ atanaka@sampleorganization.com など）

  • 一般名（ Akira Tanaka など）

  • ユーザーを表す ユーザー 値

ユーザーへの ACL の追加：

  1. プロセスダイアグラムで「Assign Task」または「Assign Multiple Tasks」操作を選択します。

  2. Process Properties ビューで、「All」ボタンをクリックして Task Access Control List（ACL）プロパティグループを表示します。

  3. Task Access Control List（ACL）プロパティグループを展開します。

  4. 「Task ACLs」領域で、「Add」をクリックします。

  5. 「Search Type」領域で、「User Name」または「Email」の、検索するユーザーアカウントのプロパティを選択します。

  6. 一番上のボックスで、検索するプロパティのすべてまたは一部に一致するテキストを入力して、「Find」をクリックします。

  7. 「Results」ボックスで、ユーザーを選択し、「OK」をクリックします。

    一度に 1 人だけのユーザーを追加できます。ユーザーを追加すると、それらの ACL によって、メモの追加、転送、添付ファイルの追加機能にデフォルトでアクセスできます。

  8. ユーザーリストからユーザーを選択します。

  9. 選択したユーザーの権限を選択または選択解除します。

共有キューへの ACL の拡大：

Task Access Control List プロパティグループで、Add ACL For Shared Queue を選択します。

アクセス制御リストからのユーザーの削除：

ユーザーリストからユーザーを選択し、「Delete」をクリックします。

添付ファイルとメモの設定

Workspace にタスクの添付ファイルウィンドウを表示するかどうかを指定できます。添付ファイルウィンドウに、メモと添付ファイルを入力することもできます。

  • 前のタスクに添付されていたメモと添付ファイルをコピーします。

  • リスト変数に添付ファイルとして保存されているドキュメントを追加します。

タスクが完了したら、添付ファイルとメモをドキュメント変数のリストに保存できます。

注意： リスト値に既にドキュメントが含まれている場合、ドキュメント値がリストの終端に追加されます。リストを置換するには、リストの先頭の項目のインデックスを指定します。例えば、XPath 式 /process_data/listVar[1] を指定します。

「Assign Task」操作と「Assign Multiple Tasks」操作では、デフォルトで添付ファイルウィンドウが表示されません。プロセスで添付ファイルまたはメモを使用する場合は、それらがプロセスに重要かどうか、それらが必要とする記憶領域はどのくらいかを考慮します。

サブプロセス内の添付ファイルとメモは直接メインプロセスで使用できません。それらを、タイプ list とサブタイプ document の出力変数によって使用できるようにすることができます。

添付ファイルとメモの設定：

  1. プロセスダイアグラムで「Assign Task」または「Assign Multiple Tasks」操作を選択します。

  2. Process Properties ビューで、「All」ボタンをクリックして Attachments プロパティグループを表示します。

  3. Attachments プロパティグループを展開します。

  4. Workspace で添付ファイルウィンドウを表示するには、「Show Attachment Window For This Task」を選択します。

  5. 最初に添付される添付ファイルを指定するには、「Input List」を使用して、添付するドキュメントを格納するリスト変数を選択します。

  6. 「Assign Task」操作の場合、タスクと共に送信された添付ファイルを保存するには、「Output Attachments」リストを使用して、添付ファイルの格納に使用するリスト変数を選択します。

    「Assign Task」操作と「Assign Multiple Tasks」操作で送信される添付ファイルは、送信されたタスクデータと共に保存できます（ タスクデータの保存 を参照）。

タスクの優先度の指定

Workspace ユーザーが優先度でタスクをソートできるように、タスクの優先度を指定できます。NORMAL 以外の優先度を持つタスクは、色分けされた感嘆符が付いて表示されます。次の優先度レベルを指定できます。

  • HIGHEST

  • HIGH

  • NORMAL

  • LOW

  • LOWEST

優先度を指定しても、サーバーでのプロセスの実行方法に影響しません。

タスクの優先度の指定：

  1. プロセスダイアグラムで「Assign Task」または「Assign Multiple Tasks」操作を選択します。

  2. 「Process Properties」表示で、Priority プロパティグループを展開します。

  3. 「Task Priority」リストで、タスクに割り当てる優先度を選択します。