Workspace のベストプラクティス

短いカテゴリ名の使用
カテゴリあたりのプロセスカード数の制限
効率的なカード情報の使用
電子メール通知
送信ボタン

Workspace の人間中心のアプローチのプロセスを開発する場合、プロセスデザイナーおよび管理者は、Workspace での望ましいユーザー操作を確保するためにいくつかの方法を採用できます。

Workspace ナビゲーションペインに正しく表示されるカテゴリ名を使用する（短いカテゴリ名の使用を参照）。
各カテゴリに最適な数のプロセスカードを含める（カテゴリあたりのプロセスカード数の制限を参照）。
ユーザーが情報を迅速に目を通し、理解できるように、カードレイアウトの内容をフォーマットする（効率的なカード情報の使用を参照）。
電子メール通知の表示を最適化する（電子メール通知を参照）。

短いカテゴリ名の使用

Workspace では、左側のナビゲーションペインにカテゴリ名が表示され、プロセスのグループを指定するために使用されます。Workspace スタートポイントのプロパティを使用して、カテゴリを作成します。

または、管理コンソールのアプリケーションおよびサービスのカテゴリの管理領域を使用してカテゴリを作成することもできます。（『アプリケーションおよびサービスの管理ヘルプ 』を参照）。

カテゴリ名が長すぎて、左ナビゲーションペインの固定の幅に収まらない場合、切り捨てられます。完全な名前は、その上にマウスポインターを置いた場合にのみ表示されます。デフォルトでは、ナビゲーションペインの幅は、210 ピクセル（約 24 文字）に固定されています。切り捨てられるようなカテゴリ名の使用を避けてください。

適切な長さのカテゴリ名：: Attendance & Leave
切り捨てられるカテゴリ名：: Attendance & Leave (United States)

カテゴリあたりのプロセスカード数の制限

Workspace で、「Start Process」ページのカードは、ユーザーが起動可能なプロセスを表します。Workspace スタートポイントの Category プロパティを使用して、カテゴリにプロセスを含めます。

ユーザーがカードを表示するためにページをスクロールする必要がないように、カテゴリごとのプロセスカード数を制限します。表示するためにスクロールを必要とするカードは、見つけるのが困難です。モニターの解像度は、スクロールせずに画面に収められるプロセスカード数に影響します。

次の図に、画面解像度が 1024 x 768 に設定されている場合のカテゴリの「Start Process」ページを示します。

フルサイズのグラフィックを表示

この解像度では、「Start Process」ページに、スクロールを必要とするまでに 6 つのプロセスカードを含めることができます。

効率的なカード情報の使用

Workspace のタスクカードは、重要な情報をユーザーに公開します。ユーザーはカードを使用して、迅速にタスクに目を通し、情報に基づいて決断を下し、タスクを開かずにプロセスを操作できます。

カードには次の項目が含まれます。

カードタイトル

わかりやすく、切り捨てを避ける長さに制限したカードタイトルを使用します。

適切な長さのカードタイトル：

経費報告書

切り捨てられるカードタイトル：

この経費報告書を承認してください

ユーザーがカードを迅速に見つけられるように、カードタイトルは一意にします。カードタイトルをテストして、カードを他のカードと簡単に見分けられるか確認してください。タイトルの左側に表示されるステータスアイコンでは、予想よりもタイトルを短くする必要がある可能性があります。

カード名を指定する方法は、カードが表示される場所によって異なります。

「Start Process」ページのカードの場合、Workspace スタートポイントの Name プロパティを使用します（ Workspace スタートポイントのプロパティを参照）。
「To Do」ページのカードの場合、「Assign Task」操作または「Assign Multiple Tasks」操作の Name プロパティを使用します（共通の操作プロパティを参照）。

タスクカードでのタスク手順

ユーザーにわかりやすいプロセスカードとタスクカードの説明を提供します。タスクカードでは、プロセス変数の値を含めて、ユーザーがそれを開かなくてもタスクの評価に役立てることができます。

HTML マークアップを使用して、タスクの説明をフォーマットできます。例えば、情報をスキャンしやすいように、改行と太字スタイルを使用して、タスクの説明をレイアウトできます。

タスクの説明を指定する方法は、カードが表示される場所によって異なります。

「Start Process」ページのカードの場合、Workspace スタートポイントの Task Description プロパティを使用します（ Workspace スタートポイントのプロパティを参照）。
「To Do」ページのカードの場合、「Assign Task」操作または「Assign Multiple Tasks」操作の Task Instructions プロパティを使用します（タスクの手順の指定を参照）。

プレーンラベル、改行、太字の変数を使用した説明

下の図に、次のタスクの説明の例を示します。

Name:<br><b>{$/process_data/@name$}</b></p> 
Amount: <br><b>{$/process_data/@total$}</b></p> 
Deadline:<br><b>{$/process_data/@deadlineDays$}</b></p>

プレーンラベル、コロン、太字の変数、改行を使用した説明

下の図に、次のタスクの説明の例を示します。

注意：これらの説明は、1 行のテキストに含まれています。

Request for: <b>{$/process_data/@name$}</b><br>From: <b>{$/process_data/@origin$}</b><br>To: <b>{$/process_data/@destination$}</b><br>Reminders: <b>{$/process_data/@hints$}</b>

静的テキスト内に太字の変数を使用した説明

下の図に、次のタスクの説明の例を示します。

注意：これらの説明は、1 行のテキストに含まれています。

<b>{$/process_data/@name$}</b> requested authorization for the <b>{$/process_data/@processName$}</b> starting for <b>{$/process_data/@total$}</b> in <b>{$/process_data/@quarter$}</b>. Please verify that this request does not exceed your allowance for the quarter.

フルサイズのグラフィックを表示

プロセスカードの画像サイズ

Workspace でプロセスを表すために使用する画像を指定できます。サポートされる画像形式は JPG と PNG です。カラーは指示できません。

画像サイズを 150 x 150 ピクセルに縮小します。画像をプロセスに追加する前に、画質を低下させることなく、画像を圧縮できます。Adobe Fireworks® CS3（ http://www.adobe.com から入手可能）などのツールを使用してください。

電子メール通知

プロセスが、電子メール通知を使用するように設計されている場合、電子メールの内容が受信者に表示される方法を考慮します。フォームワークフローの変数 @@instructions@@ を使用して、電子メールの本文にタスクの説明を含めることができます。電子メールを @@instructions@@ 変数を含めるように設定している場合、電子メール通知が受信者に送られたときの、内容の表示方法を考慮します。必要に応じて、フォームワークフローの変数や HTML タグを使用して、電子メール通知をカスタマイズし、フォーマットします。

管理コンソールのフォームワークフロー領域で、電子メール設定を変更します。（『フォームワークフローに関するヘルプ』の「通知の設定」を参照）。

Workbench でも電子メール設定を設定できます（タスク通知設定の上書きを参照）。

送信ボタン

フォームの送信ボタンに関連付けられているボタンは、デフォルトで Workspace クロムに表示されます。

ただし、送信ボタンを非表示にする場合、次の操作を実行できます。

Output Document 変数としてフォームを使用している場合、 setDocAttribute 関数を setDocAttribute(document, "showWorkspaceSubmit", "false") のようにパラメーター化します。 showWorkspaceSubmit は、ドキュメントの関数および Render サービスと共に使用できるドキュメント属性です。