タスクの作成

ユーザーをプロセスに関与させるタスクを作成します。タスクはユーザーに割り当てられ、データを入力できるユーザーインターフェイス（フォームまたはガイド）が含まれます。ユーザーにタスクが割り当てられると、ユーザーにフォームまたは完了するためのガイドが提供され、送信します。

次の項目をプロセスダイアグラムに追加して、タスクを生成し、ユーザーを関与させることができます。

Workspace スタートポイント：
ユーザーが Workspace の「Start Process」ページでフォームまたはガイドを開けるようにします。

「Assign Task」操作：
1 人のユーザーまたはユーザーグループに割り当てられるタスクを作成します。

「Assign Multiple Tasks」操作：
複数のユーザーが同時に情報をレビューできるように、複数のユーザーのタスクを作成します。レビューの結果は Task Result コレクションに保存されます。

これらの項目を追加したら、使用するフォームとアクションプロファイルなどのプレゼンテーションプロパティの値を指定します。「Assign Task」操作と「Assign Multiple Tasks」操作の場合、生成されたタスクに割り当てるユーザーも指定します。Workspace スタートポイントタスクは、「Start Process」ページからフォームまたはガイドを開いたユーザーに自動的に割り当てられます。

ユーザーがフォームとガイドを送信してタスクを完了すると、対応する Workspace スタートポイント、「Assign Task」操作、「Assign Multiple Tasks」操作も完了します。フォームまたはガイドに入力されたデータは AEM forms サーバーに送信されます。タスクを完了したユーザーやタスクを完了するために選択されたアクションなどのタスクに関するデータも送信されます。

Workspace スタートポイントの追加および設定方法については、 スタートポイントを使用するプロセスの開始 を参照してください。

Assign Task または「Assign Multiple Tasks」操作の追加：

「Assign Task」操作 または「Assign Multiple Task」操作 をプロセスダイアグラムまでドラッグします。

操作をプロセスダイアグラムまでドラッグしたら、次のタスクを実行します。

ユーザーへのタスクの割り当て

プロセスダイアグラムに追加する 「Assign Task」操作および「Assign Multiple Tasks」操作ごとに、タスクに割り当てるユーザーを特定します。

  • 「Assign Task」操作の場合、1 人のユーザーまたは 1 つのグループを指定します。

  • 「Assign Multiple Tasks」操作の場合、複数のユーザーを指定します。

次の方法で、ユーザーを特定できます。

特定のユーザー：
常にプロセスのこの手順のロールを遂行する AEM forms ユーザーを探します。ロールを遂行するユーザーが変更された場合、それに従ってプロセスを変更します。この方法は、開発環境でプロセスをテストする場合に役立ちます。実稼働環境では、ロールに基づいてタスクを割り当てるか、XPath 式を使用します。

ユーザーリスト：
（「Assign Multiple Tasks」操作のみ）作成されたユーザーリストを選択します。

グループ:
生成されたタスクをユーザーグループに割り当て、タスクがグループ内のユーザー間で分散されるようにします。タスクの割り当ては次のいずれかの方法で行われます。

  • タスクはグループのタスクキューに割り当てられ、グループ内のユーザーはキューからタスクを手動で要求します。

  • タスクは自動的に、グループ内のユーザーにランダムに割り当てられます。

    Assign to process initiator：
    実際のユーザープロファイルを指定せずに、プロセスを起動したユーザーにタスクが割り当てられるように指定できます。

    変数:
    （「Assign Multiple Tasks」操作のみ）ユーザーまたはグループ値を含む変数を選択するか、ユーザーまたはグループの ID を格納する文字列値を選択します。

    XPath 式：
    ユーザーまたはグループを示す値に評価される XPath 式を使用します。XPath 式は参加者の ID をプロセスデータとして保存する場合に便利です。例えば、前のタスクで、フォームに ID を収集します。

不在ユーザーのタスクの再割り当て

タスクを不在のユーザーに割り当てる場合、タスクを自動的に再割り当てすることができます。タスクを再割り当てすると、プロセスの進行の遅延を避けられます。

タスクは、ユーザーが Workspace で設定した不在設定に従って再割り当てされます。例えば、銀行で使用している住宅ローンの申請で、2 日以内にローンの承認が行われる必要があるとします。銀行の従業員は休暇中で、新しいタスクが同僚に再割り当てされるように不在設定を設定していたとします。このプロセスで新しいタスクが休暇中の従業員に割り当てられると、このタスクはその同僚に自動的に再割り当てされます。

重要： ユーザーに機密情報が表示されるタスクを再割り当てしたくない場合もあります。

「Assign Task」操作のタスクの割り当て：

  1. プロセスダイアグラムで、「Assign Task」操作を選択します。

  2. 「Process Properties」表示で、Initial User Selection プロパティグループを展開します。

  3. ユーザーを指定します。

    • ユーザーを選択するには、「Assign To Specific User」を選択し、「Browse」をクリックして、ユーザーを検索します（ 特定のユーザーの選択 を参照）。

    • プロセス開始ユーザーを選択するには、「Assign To Process Initiator」を選択します。

    • グループからユーザーを指定するには、「Assign To Group」を選択します。グループ内のユーザーにタスクを割り当てる方法を指定し、「Browse」をクリックして、グループを検索します（ 特定のグループの選択 を参照）。

    • XPath 式を使用するには、「XPath Expression」を選択し、省略記号ボタン をクリックして、XPath Builder を開きます（ XPath 式または変数を使用したユーザーの指定 を参照）。

  4. ユーザーの Workspace 不在設定に従ってタスクを転送するには、「Allow Out Of Office Designation」を選択します。

    注意： タスクは、ユーザーの不在設定で転送するように指示されている場合にのみ転送されます。

「Assign Multiple Tasks」操作のタスクの割り当て：

  1. プロセスダイアグラムで、「Assign Multiple Tasks」操作を選択します。

  2. 「Process Properties」表示で、Participants プロパティグループを展開します。

  3. リストに項目を追加するには、プラスボタン をクリックします。リストに追加する項目のタイプを選択し、特定の項目を指定します。

    • User List： Select User List ダイアログボックスで、省略記号ボタン をクリックし、ユーザーリストを検索します（ ユーザーリストの選択 を参照）。

    • User： Select User ダイアログボックスが表示され、ユーザーを検索できます（ 特定のユーザーの選択 を参照）。

    • Group： Select Group ダイアログボックスが表示され、グループを検索できます（ 特定のグループの選択 を参照）。

    • Variable： Select Variable ダイアログボックスが表示され、既存のユーザー、グループ、ユーザーまたはグループの ID を格納する文字列変数を選択します（ XPath 式または変数を使用したユーザーの指定 を参照）。

    • XPath Expression： XPath Builder ダイアログボックスが表示されます。ユーザーまたはグループ値、またはユーザーまたはグループの ID を格納する文字列値に評価される XPath 式を作成します（ XPath 式または変数を使用したユーザーの指定 を参照）。

  4. 前の手順を繰り返して、ユーザーまたはグループを追加します。

  5. 「Participants」リストの各項目について、ユーザーの Workspace 不在設定に従ってタスクを転送するかどうかを指定します。

    • リストの項目を選択します。

    • 「Allow Out Of Office Designation」を選択します。

  6. リストの各グループについて、タスクをグループの各メンバーに割り当てるかどうかを指定します。

    • グループを選択します。

    • 「Assign To Every User In The Group」を選択します。

特定のユーザーの選択

「Assign Task」操作または「Assign Multiple Tasks」操作で生成されるタスクを割り当てるユーザーを検索します。次の手順では、タスクを特定のユーザーに割り当てる場合に表示される Select User dialog ダイアログボックスを使用する方法について説明します。Select User ダイアログボックスを開く方法については、 ユーザーへのタスクの割り当て を参照してください。

ユーザーの検索：

  1. Select User ダイアログボックスで、ユーザーの検索方法を指定します。

    • 名前で検索するには、「User Name」を選択します。

    • ユーザーの電子メールアドレスで選択するには、「Email」を選択します。

  2. ボックスに、ユーザー名または電子メールアドレスのすべてまたは一部を入力し、「Find」をクリックします。

    すべてのユーザーのリストを取得するには、ボックスに文字を入力しないで、「Find」をクリックします。

  3. 「Results」ペインで、ユーザーを選択し、「OK」をクリックします。

特定のグループの選択

「Assign Task」操作または「Assign Multiple Tasks」操作によって生成されるタスクを割り当てるユーザーグループを検索します。次の手順では、タスクを特定のグループに割り当てる場合に開く Select Group ダイアログボックスを使用する方法について説明します。Select Group ダイアログボックスを開く方法については、 ユーザーへのタスクの割り当て を参照してください。

グループは管理コンソールの User Management を使用して定義するか、LDAP サーバーによって定義されます。

グループの検索：

  1. Select Group ダイアログボックスで、グループを検索する方法を指定します。

    • 名前で検索するには、「Group Name」を選択します。

    • グループの電子メールアドレスで検索するには、「Email」を選択します。

  2. ボックスに、グループ名または電子メールアドレスのすべてまたは一部を入力し、「Find」をクリックします。

    すべてのグループのリストを取得するには、ボックスに文字を入力しないで、「Find」をクリックします。

  3. 「Results」ペインで、グループを選択し、「OK」をクリックします。

ユーザーリストの選択

ユーザーリストを参照して、「Assign Multiple Tasks」操作によって生成されるタスクを割り当てます。次の手順では、タスクをユーザーリストに割り当てる場合に開く Select User List ダイアログボックスを使用する方法について説明します。Select User List ダイアログボックスを開く方法については、 ユーザーへのタスクの割り当て を参照してください。

ユーザーリストの参照

  1. Select User List ダイアログボックスで、省略記号ボタンをクリックし、ユーザーリスト選択のダイアログボックスを開きます。

  2. アプリケーションツリーで、タスクを割り当てるために使用するユーザーリストに移動します。

  3. ユーザーリストをクリックし、「OK」をクリックします。

ユーザーリストの作成については、 ユーザーリストの作成と変更 を参照してください。

XPath 式または変数を使用したユーザーの指定

XPath 式を使用して、「Assign Task」操作および「Assign Multiple Tasks」操作で生成されるタスクに割り当てるユーザーとグループを特定できます（ ユーザーへのタスクの割り当て を参照）。「Assign Multiple Tasks」操作の場合、変数を使用することもできます。XPath 式または変数は、プロセス中に次の参加者の ID を取得する場合に便利です。

XPath 式または変数によって取得する値は、ユーザーまたはグループの ID である必要があります。ユーザーまたはグループの ID が有効でない場合、エラーが発生します。ユーザーを特定するために、次の情報を使用できます。

  • ユーザーアカウントの Global Unique Identifier（GUID）（ 9A7AD945-CA53-11D1-BBD0-0080C76670C0 など）

  • ユーザーのログイン名（ atanaka など）

  • ユーザーの正規名（ atanaka.sampleorganization.com など）

  • 電子メールアドレス（ atanaka@sampleorganization.com など）

  • 一般名（ Akira Tanaka など）

  • ユーザーを表す値。詳しくは、 ユーザー を参照してください。

注意： 一般名または電子メールアドレスは、それらが一意であることを確信できる場合にのみ使用してください。

グループを特定するために、次の情報を使用できます。

  • グループの GUID（ C76670C0-CA53-11D1-9A7AD945BBD0-0080 など）

  • グループの正規名（ tanakareports.sampleorganization.com など）

  • 電子メールアドレス（ tanakareports@sampleorganization.com など）

  • 一般名（ TanakaReports など）

  • グループを表す値。詳しくは、 グループ を参照してください。

GUID はすべてのドメインで一意です。正規名は 1 つのドメインでのみ一意であることが保証されます。

User Manager Lookup サービスを使用して、User 値と Group 値を取得できます（ User Lookup ）を参照してください。

ユーザーリストの作成と変更

「Assign Multiple Tasks」操作で、タスクの割り当ての設定に使用するユーザーリストを作成します。ユーザーリストはアプリケーションアセットとして保存されます。ユーザーリストの作成後、いつでも編集したり、削除したりすることができます。ユーザーリストを削除すると、そのリストを参照するすべての操作のプロパティから削除されます。

New User List ウィザードに従って、ユーザーリストの作成のプロセスを進めていくことができます。このウィザードにより、ユーザーリストの名前と場所とリストのメンバーを指定できます。ユーザーリストの作成後、リストのユーザーを変更できます。

New User List ウィザードの起動：

File／New／User List をクリックします。
または、アプリケーションバージョンを右クリックして、New／User List をクリックすることもできます。

ユーザーリストの変更：

「Applications」表示で、ユーザーリストを右クリックし、「Open」をクリックします。
ユーザーリストをチェックアウトしていることを確認します。

ユーザーリストの一般プロパティ

次のユーザーリストのプロパティは、New User List ウィザードを使用して設定します。

名前:
ユーザーリストの名前。

説明:
（オプション）開発者に、ユーザーリストを何に使うかを伝えるユーザーリストの説明。

場所:
ユーザーリストを格納する場所。場所を指定するには、次のいずれかの方法を使用します。

  • ボックスに場所を入力する。

  • アプリケーションツリーのユーザーリストを格納するフォルダーを選択する。

「New Folder」をクリックし、ユーザーリストを格納するフォルダーを作成します。

ユーザーリストの入力プロパティ

New User List ウィザードを使用するか、Workbench でユーザーリストを開いた場合に、次のユーザーリストのプロパティを設定できます。

ユーザーリスト入力オプション：
ユーザーリストのメンバーを指定する方法を指定するオプションを選択します。

  • メンバーを手動で追加するには、「Users And Groups To Include In The User List」を選択します。ユーザーとグループを検索し、それらをリストに追加できます。

  • メンバーを選択するプロセスを実行するには、「Use A Process To Populate The User List」を選択します。

選択したオプションによって、表示されるプロパティが決まります。

ユーザーリストに含めるユーザーとグループの選択：

  1. ユーザーを追加するには、「Users」を選択し、グループを追加するには、「Groups」を選択します。

  2. 「Name」ボックスに、検索するユーザー名またはグループ名の一部またはすべてを入力し、「Search」をクリックします。

    名前を入力しない場合、検索によってすべてのユーザーやグループが返されます。

  3. リストで、追加するユーザーまたはグループを選択します。

  4. ユーザーの Workspace 不在設定に基づいてタスクを転送するユーザーを追加する場合は、「Allow Out Of Office Designation」を選択します。

  5. グループを追加する場合、グループにタスクを割り当てる方法を指定します。

    • 1 つのタスクを作成し、それを Workspace のグループのタスクリストに追加するには、「Assign To Group Queue」を選択します。

    • グループの各メンバーのタスクを作成するには、「Assign To Every User In The Group」を選択します。

  6. 「Add」をクリックし、ユーザーまたはグループをユーザーリストに追加します。

  7. 追加するすべてのユーザーまたはグループについて、この手順を繰り返します。

プロセスを使用したユーザーリストへの入力：

次のいずれかの方法を使用して、プロセスの場所を指定します。

  • ボックスに場所を入力する。

  • アプリケーションツリーのプロセスを選択する。

選択するプロセスは、次のデータ型を格納するリスト値を返す必要があります（リストメンバーも同じデータ型である必要があります）。

  • 次のいずれかのユーザープロパティを表す string 値：

    • ユーザーアカウントの Global Unique Identifier（GUID）（ 9A7AD945-CA53-11D1-BBD0-0080C76670C0 など）

    • ユーザーのログイン名（ atanaka など）

    • ユーザーの正規名（ atanaka.sampleorganization.com など）

    • 電子メールアドレス（ atanaka@sampleorganization.com など）

    • 一般名（ Akira Tanaka など）

  • ユーザー値とグループ値（ ユーザー 値と グループ 値を参照）。

ユーザーリストに入力するプロセスがまだ作成されていない場合は、「New Process」をクリックします。Workbench は、ユーザーがユーザーリストのプロパティを設定するために使うことができる最小のプロセスを作成します。後でプロセスを開発できます。

タスクデータのプレゼンテーションの設定

プロセスダイアグラムに追加する 「Assign Task」操作と「Assign Multiple Task」操作ごとに、ユーザーに表示する情報を指定します。ドキュメント変数に保存されているアセットまたはドキュメントを表示できます。

アセットとデータ

「Assign Task」操作または「Assign Multiple Task」操作を実行すると、割り当てられたユーザーにアセットとデータが送信されます。使用するアセットのアクションプロファイルを指定します。アクションプロファイルのデータ準備プロセス、レンダリングプロセス、送信プロセスでは、次の設定が必要です。

  • データ準備プロセスを実行するタイミング

  • プロセスのすべての入力変数の値

ドキュメント

ドキュメント値としてプロセスデータモデルに格納されている任意のドキュメントをユーザーに表示できます。ユーザーは、ドキュメントを開くためにクライアンソフトウェアが必要です。一部のアプリケーションでは、ドキュメントを新しいウィンドウで開く必要があります。

PDF ドキュメントを表示することは、ドキュメントにある電子署名を保持する必要がある場合に役立ちます。

ドキュメント変数を使用する場合、ドキュメントにマージするデータを指定できません。

送信ボタンのない PDF アセット

次のすべての状況があてはまる場合に、Workspace で送信ボタンを提供するようにタスクを設定します。

  • タスクアセットが、送信ボタンを含まないフラットな PDF ドキュメントまたは PDF フォームである。

  • ユーザーが Adobe Reader バージョン 9.1 以降または Acrobat Professional と Acrobat Standard を使用してタスクを開く。

これらの状況では、「Assign Task」操作と「Assign Multiple Tasks」操作の Submit Via Reader プロパティを設定します。

アセットとデータの使用：

  1. プロセスダイアグラムで 「Assign Task」操作または「Assign Multiple Tasks」操作を選択します。

  2. 「Process Properties」表示で、Presentation & Data Settings プロパティグループを展開します。

  3. 「Use An Application Asset」を選択し、省略記号ボタンをクリックして、アセットを選択します。

  4. Action Profile メニューで、アセットに使用するアクションプロファイルを選択します。

    選択したアクションプロファイルのプロセスで入力値が必要な場合、「Application Asset」領域の下部に、対応するプロパティが表示されます。

  5. （オプション）「Initial Task Data」領域の Variable メニューで、アセットに入力するデータを格納するプロセス変数を指定します。

  6. Workspace でアセットの送信ボタンを提供する必要がある場合は、「Submit Via Reader」を選択します。

  7. 「Submit Via Reader」を選択した場合、リストから送信するデータのタイプを選択します。アセットのプロパティによって使用可能なタイプが決まります（ 取得したデータについて を参照）。

  8. 手順 4 で選択したアクションプロファイルにデータ準備プロセスが含まれている場合、プロセスを実行するタイミングを指定します。

    • The User Opens The Task： ユーザーがタスクリストからタスクを開いた時

    • The User Opens A Draft Task： ユーザーが以前に保存したドラフトタスクを開いた時

    • The User Opens A Completed Task： ユーザーがタスク履歴からタスクを開いた時

  9. アクションプロファイルのプロセスに入力値が必要な場合、残りのプロパティを設定します。

ドキュメント変数の使用：

  1. プロセスダイアグラムで 「Assign Task」操作または「Assign Multiple Tasks」操作を選択します。

  2. 「Process Properties」表示で、Presentation and Data Settings プロパティグループを展開します。

  3. 「Use A Document Variable」を選択し、リストから変数を選択します。

  4. ドキュメントが、Adobe Reader ユーザーが送信する PDF ドキュメントの場合、「Submit Via Reader」を選択します。

  5. 「Submit Via Reader」を選択した場合、リストから送信するデータのタイプを選択します。

タスクの手順の指定

ユーザーに何を実行するか分かるように、タスクに含める手順を指定します。

指定したテキストは、Workspace に表示されるプロセスカードに表示されます。有効な手順は、テンプレート値を使用して、タスクの手順を表すことによって作成できます。HTML コードを使用して、テキストをフォーマットすることもできます。例えば、次のテキストはタスクの手順のテンプレート値です。 

Name:<br><b>{$/process_data/@name$}</b></p> 
Amount: <br><b>{$/process_data/@total$}</b></p> 
Deadline:<br><b>{$/process_data/@deadlineDays$}</b></p>

Workspace の次のタスクカードに結果のタスクの手順を示します。

タイトル、画像、手順を示すタスクカード

タスクの手順の有効なレイアウトのその他の例については、 Workspace のベストプラクティス を参照してください。

タスクの手順は、リテラルまたはテンプレート値として提供するか、変数または XPath 式を指定できます。

タスクの手順の指定：

  1. プロセスダイアグラムで「Assign Task」または「Assign Multiple Tasks」操作を選択します。

  2. 「Process Properties」表示で、Task Instructions プロパティグループを展開します。

  3. 「Task Instructions」ボックスに、手順に使用するテキストを指定します。

    テキストまたは、テキストに評価される XPath 式を格納する変数を指定することもできます。

タスクを送信するためのアクションの指定

ユーザーがタスクの送信時に選択できるアクションを指定できます。指定したアクションは、デフォルトの完了アクションの代わりに表示されます。例えば、承認アクションや拒否アクションを Workspace にボタンとして表示できます。

フルサイズのグラフィックを表示

使用するアセットのタイプによって、Workspace でのアクションの表示方法が決まります。

  • ガイドまたは PDF フォームを使用する場合、各アクションはボタンとして表示されます。ボタンをクリックすると、オプションが選択され、タスクが完了します。

  • HTML フォームを使用する場合、各アクションは、Workspace ではなく、フォーム自体の送信ボタンの横のリストに表示されます。ユーザーは、送信ボタンをクリックする前にリストの項目を選択できます。

注意： フォームには、アクションオプションを表示するための Process Fields オブジェクトが必要な場合があります（「AEM forms 用フォームワークフローのデザイン準備に関するトピック」を参照）。

ユーザーが選択したアクションの名前が、送信されるタスクデータに含まれます。選択したアクションは、必要に応じて、プロセスの後で XPath 式を使用してアクセスできます。ただし、XPath 式は、「Assign Task」操作または「Assign Multiple Tasks」操作の後に従うルートの選択に必要ではありません。

ユーザーアクションの追加

  1. プロセスダイアグラムで「Assign Task」または「Assign Multiple Tasks」操作を選択します。

  2. 「Process Properties」表示で、User Actions プロパティグループを展開します。

  3. 新しいアクションを追加 ボタンをクリックします。

  4. Action Name ボックスで、ユーザーに表示する名前を入力します。

注意： User Action Name プロパティの値を変数として表すには、変数は string 値の list である必要があります。

「Assign Task」操作アクションの宛先の追加

「Assign Task」操作にユーザーアクションを追加する場合、各アクションと後続の操作を関連付けることができます。実行時にアクションが選択されると、関連付けられたアクションへのルートに従います。

注意： ルート上のすべての条件が無視されます。

選択したユーザーアクションに操作を関連付けていない場合、操作の Route Evaluation プロパティとルート条件によって、次に実行する操作が決まります。

例えば、次の図に、承認アクションと拒否アクションを示しています。ユーザーが「Approve」をクリックすると、activity1 へのルートに従います。ユーザーが「Deny」をクリックすると、activity2 へのルートに従います。

フルサイズのグラフィックを表示

宛先を追加する前に、目的の宛先へのルートを描画します。

「Assign Task」操作の宛先の指定：

  1. プロセスダイアグラムで「Assign Task」操作を選択します。

  2. 「Process Properties」表示で、User Actions プロパティグループを展開します。

  3. アクションを選択して、「Modify A User Action」ボタン をクリックします。

    ユーザーアクションを追加するには、「Add A User Action」ボタン をクリックします。

  4. 「Destination」リストで、ユーザーアクションがクリックされたら、次に実行する操作を選択し、「OK」をクリックします。

注意： User Action Name プロパティの値を変数として表すには、変数は string 値の list である必要があります。変数を使用する場合、ユーザーアクションをルートに関連付けることはできません。

「Assign Multiple Tasks」操作への完了ポリシーの追加

すべてのレビュー担当者がタスクを送信する前に、「Assign Multiple Tasks」操作を実行する完了ポリシーを作成します。一般に、特定のユーザーアクションがクリックされる回数によって、レビューの結果が決まります。多くの場合、すべてのレビュー担当者がフィードバックを送信する前に、決定を下すことができます。例えば、多数決には、50% 以上のレビュー担当者の承認のみが必要であるとします。

完了ポリシーは Complete this step when more than 50 % pick the Approve action になります。

ユーザーがタスクを送信するアクションをクリックするたびに、完了ポリシーが評価されます。

「Assign Multiple Tasks」操作は、実行時に各ユーザーアクションが選択される回数を追跡します。ポリシーはこの情報を使用して、操作が完了し、それによってレビューが終了する時を判断します。ポリシーには次の情報が格納されます。

  • ポリシーを適用するアクションの名前

  • アクションを選択したユーザーのパーセンテージまたは数のいずれかのしきい値

  • しきい値の演算子。 at least 、 exactly 、 more than のいずれかです。

例えば、次のポリシーは、50% 以上のレビュー担当者が承認アクションを選択した場合に、操作を完了します。 

Complete this step when more than 50 % pick the Approve action

アクションは「Approve」、しきい値は「50%」、演算子は「more than」です。

次の操作の指定

ポリシーでは、「Assign Multiple Policies」操作の完了時に、次に実行する操作をオプションで指定できます。これらのポリシーは次の形式になります。 

Go to operation_name when operatorthreshold pick the action_name action

次のポリシーは、50% 以上のレビュー担当者が承認アクションを選択した場合に、操作を完了し、「execute1」操作を実行します。 

Go to execute1 when more than 50 % pick the Approve action

ルート評価プロパティの使用

ポリシーで次に実行する操作を指定しない場合、操作のルート評価プロパティとルート条件によって、次の操作が決まります。これらのポリシーは次の形式になります。 

Complete this step when operatorthreshold pick the action_name action

次のポリシーは、50% のユーザーが承認アクションを選択した場合に操作を完了しますが、次に実行する操作を決定しません。 

Complete this step when more than 50 % pick the Approve action

「exactly」演算子は注意して使用してください。

完了ポリシーで「exactly」演算子を使うことは、しきい値がパーセンテージに基づく場合に危険です。レビュー担当者の数によっては、正確なパーセンテージに達成することは不可能な場合があります。例えば、9 人が含まれるレビューでは、正確に半分のタスクで同じアクションがクリックされる結果になり得ません。

完了ポリシーに正確なパーセンテージを含める場合は、「at least」演算子を使用してください。次の例のポリシーでは、全レビュー担当者の正確に 60% 以上が拒否アクションをクリックした場合に、操作が完了します。 

Complete this step when at least 50 % pick the Reject action

早期に完了させる

レビューを可能な限り早く完了させるには、複数の完了ポリシーを作成します。複数の完了ポリシーを作成した場合、「Assign Multiple Tasks」操作は、いずれかのポリシーが true になった場合に完了します。

例えば、レビュー担当者の少なくとも 50% が承認アクションをクリックした場合に、レビュー対象のドキュメントが受け入れられるとします。 

Go to publishDocument when at least 50 % pick the Accept action

このルールの結果は、レビュー担当者の 50% 以上が拒否アクションをクリックした場合に拒否されます。ただし、レビュー担当者の 50% 以上が拒否をクリックした場合、前の完了ポリシーは実現不可能になります。レビューは、すべてのレビュー担当者がフィードバックを送信した後にのみ完了します。

レビューを可能な限り早く完了させるには、2 つ目のポリシーを作成します。 

Go to rejectDocument when more than 50 % pick the Reject action

必要な完了ポリシーの数は、レビューと組織のポリシーによります。

完了ポリシーを作成する前に、すべてのユーザーアクションを追加し、次に可能なすべての操作へのルートを描画します。

完了ポリシーの作成

  1. プロセスダイアグラムで「Assign Muliple Task」操作を選択します。

  2. 「Process Properties」表示で、User Actions プロパティグループを展開します。

  3. 「Use Completion Policies」を選択します。

  4. 「Add A Completion Policy」ボタン をクリックします。

    注意： 完了ポリシーを追加するには、まずユーザーアクションを設定する必要があります。詳しくは、 ユーザーアクションの追加 を参照してください。

  5. ダイアログボックスで、次に実行する操作の決定方法を指定します。

    • ポリシーで操作を指定するには、「Go To A Specific Next Step」を選択します。

    • ルート評価プロパティを使用するには、「Use Routing Evaluation Order And Route Conditions To Determine Next Step」を選択します。

  6. テキストをクリックして、値を変更します。

    • 「Go To A Specific Next Step」を選択した場合、「<some destination>」をクリックし、次の操作を選択します。

    • 演算子を変更するには、「More Than」をクリックし、演算子を選択します。

    • しきい値を指定するには、「<some value>」をクリックし、数値を入力します。しきい値をパーセンテージからユーザー数に変更するには、「%」をクリックし、「User(s)」を選択します。

    • このポリシーを関連付けるアクションを指定するには、「<some action name>」をクリックし、ユーザーアクションを選択します。

  7. 「OK」をクリックします。

タスクデータの保存

ユーザーがフォームまたはガイドを送信して、タスクを完了する際に、AEM forms サーバーに送信されるデータを保存できます。データの保存は、プロセスの後でデータを使う場合に必要です。

注意： 既にデータを格納している変数にタスクデータを保存すると、既存のデータが置換されます。

「Assign Task」操作の場合、「Task Result」値として、タスクデータが返されます。これらの値には、選択されたユーザーアクション、タスクを完了したユーザー、タスク添付ファイル、ユーザーコメントなどのタスクに関する情報が含まれます（Workspace で Approval Container（非推奨）機能を使用している場合）。フォームまたはガイドのフィールドデータも含まれます。オプションでドキュメントまたは XML 変数に個別にフィールドデータを格納できるため、後続の 「Assign Task」操作または「Assign Multiple Tasks」操作にそれを渡すことができます。

「Assign Task」操作では 1 つのタスクが作成されるため、送信されたタスクデータは Task Result 変数に保存されます。「Assign Multiple Tasks」操作では複数のタスクが作成されます。そのため、各タスクからの Task Result 値は Task Result Collection という特別なコレクションに保存されます。各 Task Result 値は Task Result Collection 値に追加されます。「Assign Task」操作の出力を Task Result Collection 値に追加することもできます。

Task Result Collection と Workspace Approval Container（非推奨）

Workspace Approval Container（非推奨）は、タスク結果の格納に使用される Task Result Collection に格納された情報を表示します。Task Result Collection に格納されたコメントやユーザーアクション情報は Approval Container（非推奨）に表示されます。

例えば、プロセスに「Assign Multiple Tasks」操作が含まれ、後に 「Assign Task」操作が続いているとします。

  • 両方の操作で、Workspace Approval Container（非推奨）を使用します。

  • 両方の操作で同じ Task Result Collection 変数を使用して、タスク出力を格納します。

「Assign Multiple Tasks」操作では、複数のユーザーがドキュメントをレビューできるように、タスクが作成されます。ユーザーがタスクを完了すると、結果が Task Results Collection に格納されます。格納されると、それらはすぐに Workspace Approval Container（非推奨）から使用できるようになります。ユーザーは Workspace でタスクを開いて、完了したタスクについてクリックされたアクションを確認できます。

「Assign Multiple Tasks」操作が完了すると、「Assign Task」操作が実行されます。ユーザーはタスクを開くと、「Assign Multiple Tasks」操作のタスクについてクリックされたアクションを確認することもできます。

「Assign Task」操作のタスクデータの保存：

  1. プロセスダイアグラムで「Assign Task」操作を選択します。

  2. 「Process Properties」表示で、Output プロパティグループを展開します。

  3. 「Task Result」ボックスで、Task Result 値を格納するプロセスデータモデルの変数または場所を指定します。

    注意： 既にデータを格納している Task Result 変数にタスクデータを保存すると、既存のデータが置換されます。

  4. フィールドデータを個別に保存するには、「Output Data」ボックスで、フィールドデータを格納するドキュメントまたは XML 変数を指定します。

    注意： 既にデータを格納している変数にタスクデータを保存すると、既存のデータが置換されます。

  5. Task Result Collection 変数にタスクデータを保存するかどうかを指定します。

    • 「Variable」リストで、Task Result Collection 変数を選択します。

    • コレクションにフィールドデータを保存するには、「Include Captured Data」を選択します。

    • コレクションに添付ファイルを保存するには、「Include Attachments」を選択します。

    注意： タスクデータが Task Result Collection に追加されます。既存のデータは上書きされません。

「Assign Multiple Tasks」操作のタスクデータの保存：

  1. プロセスダイアグラムの「Assign Multiple Tasks」操作を選択します。

  2. 「Process Properties」表示で、Output プロパティグループを展開します。

  3. 「Variable」リストで、Task Result Collection 変数を選択します。

  4. コレクションにフィールドデータを保存するには、「Include Captured Data」を選択します。

  5. コレクションに添付ファイルを保存するには、「Include Attachments」を選択します。