Creación y gestión de las salas de grupo de trabajo

Definición de las salas de grupo de trabajo y asignación de miembros

Durante una reunión o sesión de formación, los anfitriones pueden crear salas de grupo de trabajo y enviar asistentes a las salas.

  1. En el pod de asistentes, haga clic en el botón Vista de la sala de grupos de trabajo .
    Nota: Solo el anfitrión tiene acceso a la Vista de la sala de grupo de trabajo del pod de asistentes.
  2. En el pod de asistentes, hay tres salas de grupo de trabajo de forma predeterminada. Haga clic en el botón Crear una sala de grupo de trabajo nueva hasta que alcance el número de salas que desea (el máximo es 20).
  3. Realice una de estas acciones para asignar los asistentes a las salas de grupo de trabajo:

    • Seleccione manualmente el nombre de un asistente en la lista (haga clic con el botón Control o Mayús pulsado para seleccionar varios asistentes). A continuación, seleccione una sala de grupo de trabajo en el menú emergente o arrastre a los asistentes a una sala de grupo de trabajo.

    • Asigne los asistentes a las salas de grupo de trabajo de forma automática, haciendo clic en el botón Distribuirlos uniformemente desde la reunión principal . (Los asistentes asignados previamente a salas de grupo de trabajo específicas permanecen en dichas salas).

    Antes y después de arrastrar los asistentes a las distintas salas de grupo de trabajo

Inicio de una sesión de grupo de trabajo

En las salas de grupo de trabajo, los asistentes reciben automáticamente la función de presentador. De esta forma, se les otorgan derechos de presentador, como compartir la voz, compartir contenido en el pod Compartir, modificar pizarras y agregar texto al pod de notas. Cuando se devuelve a los asistentes a la sala principal, vuelven a la función que tenían asignada.

Nota: Todos los asistentes, incluso los que inician sesión como invitados, pueden descargar los contenidos compartidos en las clases de trabajo en equipo.
  1. En el pod de asistentes, defina salas de grupo de trabajo y asigne los asistentes a las salas.
  2. Haga clic en Iniciar grupos de trabajo.

    Los asistentes se ubican en las salas de grupo de trabajo a las que se les ha asignado.

    Sala de grupo de trabajo con asistentes asignados como presentadores
    Nota: Si está grabando una reunión o sesión de formación y envía asistentes a las salas de grupo de trabajo, la grabación continúa únicamente en la sala principal. (Para editar la grabación de forma que los observadores no vean una sala vacía, consulte Edición de una reunión grabada ).

Visita de las salas de grupo de trabajo

Mientras se están usando las salas de grupo de trabajo, los anfitriones pueden visitar las diferentes salas, incluida la principal.

Para visitar otra sala, arrastre su nombre a dicha sala en el pod de asistentes.

Envío de un mensaje a todos los asistentes de las salas de grupo de trabajo

Los anfitriones pueden enviar mensajes a todas las salas de grupo de trabajo. Esto puede resultar útil si ha observado que en dos o más salas se ha planteado una pregunta similar. También resulta aconsejable enviar a los asistentes en las salas de grupo de trabajo un mensaje de advertencia unos minutos antes de finalizar las sesiones de grupos de trabajo y devolverlos a la sala principal. De esta forma, los asistentes pueden finalizar sus conversaciones y terminar de cargar los archivos o de trabajar en la pizarra antes de que finalice la sesión de grupo de trabajo.

  1. En la esquina superior derecha del pod de asistentes, haga clic en el icono de menú y elija Difundir mensaje.
  2. Escriba el mensaje y, a continuación, haga clic en Enviar.

    Los asistentes de todas las salas verán el mensaje en el centro de la ventana de conexión.

Notificación del estado de los asistentes en las salas de grupo de trabajo

Independientemente de si el anfitrión está presente o no, utilice las opciones de la vista de estado de los asistentes del pod de asistentes. Por ejemplo, haga una pregunta y pida a los asistentes que respondan mediante las opciones de estado Aceptar o Rechazar.

Para obtener más información, consulte Comunicación con asistentes a formaciones o reuniones .

Realización de encuestas en salas de grupo de trabajo

Para realizar encuestas independientes para cada sala de grupo de trabajo, los anfitriones se sitúan en la sala y abren un pod de encuesta.

Para obtener información general sobre la realización de encuestas, consulte Encuestar a los asistentes .

Preguntas y respuestas en las salas de grupo de trabajo

Los asistentes de las salas de grupo de trabajo pueden hacer preguntas al anfitrión en cualquier momento, independientemente de si este se encuentra en la sala o no.

  • Para hacer una pregunta verbalmente a un anfitrión en la misma sala de grupo de trabajo, utilice el audio suministrado (VoIP o telefonía).
  • Para escribir una pregunta para los anfitriones de la misma sala de grupo de trabajo, utilice el menú del pod de chat para enviar un mensaje al anfitrión. A continuación, el anfitrión puede responder solo al asistente o a todos los usuarios en el pod de chat.
  • Para hacer una pregunta a todos los anfitriones de la reunión, escriba en el cuadro Enviar un mensaje a los anfitriones y, a continuación, haga clic en el botón Enviar . La pregunta se muestra a todos los anfitriones de la reunión en un cuadro de mensaje pequeño con el nombre del asistente. Los anfitriones pueden responder con el pod de chat, accediendo a la sala de grupo de trabajo del asistente.

chat en las salas de grupo de trabajo

Si el pod de chat está disponible en la sala de grupo de trabajo, utilice el chat para comunicarse con otros usuarios de su sala. No se puede usar el chat con los asistentes de las demás salas de grupo de trabajo.

Para obtener información general sobre el uso del pod de chat, consulte Chat en reuniones ..

Finalización de una sesión de grupo de trabajo

Únicamente los anfitriones pueden finalizar una sesión de grupo de trabajo. Cuando se cierran las salas de grupo de trabajo, se devuelve a todos los asistentes a la sala de reuniones principal.

En la vista de sala de grupo de trabajo del pod de asistentes, haga clic en Terminar grupos de trabajo.

Uso compartido del contenido de una sala de grupo de trabajo en la sala principal

Después de finalizar una sesión de grupo de trabajo, los anfitriones pueden compartir el contenido de una sala de grupo de trabajo con todos los participantes en la sala principal.

  1. En la sala principal, seleccione Pods > Pods de grupo de trabajo.
  2. Seleccione el nombre de una sala de grupo de trabajo y, a continuación, seleccione Chat, Compartir o Pizarra.

    El contenido seleccionado aparece en un nuevo pod flotante. El contenido es de solo lectura y no se puede cambiar ni editar.

Reapertura de las salas de grupo de trabajo cerradas

Una vez que ha finalizado una sesión de grupo de trabajo, puede devolver otra vez a los asistentes a las salas de grupo de trabajo. La configuración de las salas y los usuarios asignados se mantiene para toda la reunión.

  1. En el pod de asistentes, haga clic en el botón Vista de la sala de grupo de trabajo .
  2. (Opcional) Realice cambios, como agregar o eliminar una sala o mover a los asistentes de una sala a otra.
  3. Haga clic en Iniciar grupos de trabajo.

Quitar salas de grupo de trabajo

Nota: En el menú Pods, los pods de las salas de grupo de trabajo están disponibles hasta que se eliminen del pod de asistentes.
  • Para eliminar todas las salas, haga clic en el menú del pod de asistentes y elija Eliminar todas las salas. Para almacenar contenido del pod, seleccione Guardar información del pod para su consulta e introduzca un nombre de sesión. (Los pods guardados están disponibles en el menú Pods > Pods de grupo de trabajo).
  • Para eliminar una sala de grupo de trabajo, incluidos todos sus pods y su contenido, haga clic en el botón X situado a la derecha del nombre de la sala. La numeración de las salas siguientes se ajusta para asegurar la continuidad.