U maakt een gebeurtenis met gebruik van de wizard Gebeurtenis. Deze wizard begeleidt u bij de volgende taken: het maken van een naam en een overzicht, het selecteren van een afbeelding voor de gebeurtenis, het selecteren van de inhoud, het bepalen van de deelnemers en het definiëren van de verschillende fasen van uw gebeurtenis waarvoor u e‑mails wilt verzenden naar deelnemers.
Gebeurtenissen zijn samengesteld op basis van inhoud, zoals een cursus of een studieprogramma, een vergadering of een seminar. Dit betekent dat de inhoud
al moet bestaan
in de desbetreffende bibliotheek voordat u de gebeurtenis maakt. Het is niet mogelijk de inhoud te maken wanneer u de gebeurtenis maakt. U kunt alle bestanden gebruiken die zijn opgeslagen in uw inhouds-, vergaderingen-, trainings- of seminarbibliotheek.
1. De wizard Gebeurtenis starten
U start de wizard Gebeurtenis als volgt: klik op het tabblad Gebeurtenisbeheer in Connect Central, navigeer naar de map waarin u de gebeurtenis wilt plaatsen en klik op Nieuwe gebeurtenis.
Als u snel instellingen van een bestaande gebeurtenis wilt kopiëren, selecteert u de gebeurtenis en klikt u op Gebeurtenis dupliceren. Voer vervolgens een unieke naam in en geef desgewenst aangepaste instellingen op.
2. Gebeurtenisgegevens invoeren
Op de eerste pagina van de wizard Gebeurtenis voert u achtergrondgegevens in over de gebeurtenis, zoals een naam en gedetailleerde informatie. (De naam van de gebeurtenis, een tijdzone en een taal zijn vereist, alle andere velden zijn optioneel.) U kunt deze gegevens bewerken nadat u de gebeurtenis hebt gemaakt.
Opmerking:
als u de gebeurtenis wijzigt, zodat de begindatum in de toekomst komt te liggen, kunnen deelnemers en presentatoren de vergaderruimte toch op ieder gewenst moment betreden.
3. Inhoud selecteren
De inhoud van een gebeurtenis moet al bestaan voordat u een gebeurtenis maakt. Als u eenmaal een type inhoud hebt geselecteerd, kunt u het type inhoud niet meer wijzigen. U kunt de inhoud echter wel vervangen door andere inhoud van hetzelfde type. Als u bijvoorbeeld een gebeurtenis maakt op basis van een seminar, kunt u dit seminar op een later tijdstip vervangen door een ander seminar.
4. Registratie instellen
U bepaalt welke vragen gebruikers moeten beantwoorden op het registratieformulier. Op basis van deze informatie wordt een gastprofiel voor het bijhouden van de deelnemer gemaakt. Er zijn vier verplichte vragen die reeds zijn geselecteerd in het formulier Registratie maken: E-mailadres, Wachtwoord, Typ wachtwoord opnieuw en Naam. U kunt zelf bepalen welke andere vragen u selecteert. Voor gebeurtenissen met gasten van buiten uw bedrijf (bijvoorbeeld personen die de gebeurtenis hebben gevonden op de openbare website van uw bedrijf) is het verstandig de bedrijfsnaam en de URL op te vragen, zodat u deze gasten kunt controleren. U kunt toegang bijvoorbeeld weigeren als een aanvrager voor een concurrent werkt. Schakel de optie Campagne bijhouden inschakelen in om registraties op campagnebron te rapporteren.
5. Registratie aanpassen
U beschikt over veel flexibiliteit tijdens het maken van een registratiepagina voor een gebeurtenis, zo kunt u aangepaste multiplechoicevragen gebruiken of vragen waarop een kort antwoord of het antwoord Ja of Nee is vereist. Ook kunt u op ieder gewenst moment de volgorde van de vragen wijzigen en vragen verwijderen.
6. Deelnemers aan gebeurtenissen selecteren
Voor een gebeurtenis die is beperkt tot geregistreerde gasten en geaccepteerde gebruikers, kunt u gebruikers en groepen selecteren als deelnemers of presentatoren voor uw gebeurtenis. Deze gebruikers kunnen zich rechtstreeks aanmelden bij de gebeurtenis. Ongenodigde gebruikers die beschikken over de URL voor de vergaderruimte waarin de gebeurtenis wordt gehouden, kunnen proberen zich aan te melden als gasten. In dat geval kunt u als gastheer toegang verlenen aan individuele gasten.
7. E‑mailopties
De laatste stap van de wizard Gebeurtenis bestaat uit het verzenden van e‑mailuitnodigingen aan de deelnemers met de datum, tijd, tijdsduur en URL van de gebeurtenis. U kunt uitnodigingen verzenden tijdens het maken van de gebeurtenis, maar u kunt de uitnodigingen ook op een later tijdstip maken en verzenden.
