Een bestaande gebeurtenis wijzigen

Voordat een gebeurtenis plaatsvindt, kunt u de begintijd wijzigen, de deelnemersmachtigingen wijzigen of andere instellingen voor de gebeurtenis aanpassen.

Controleer regelmatig de lijst Huidige deelnemers voor om te controleren of u voldoende licenties hebt voor het aantal aanwezigen dat hier wordt vermeld en of alle aanwezigen aan uw criteria voldoen.

Controleer ook de meest actuele registratierapporten die informatie over de deelnemers en genodigden bevatten. Als u vragen hebt geselecteerd of aangepast om mogelijke deelnemers te kunnen identificeren, kunt u bovendien de antwoorden op deze vragen weergeven.

Gebruikers op de hoogte stellen van wijzigingen

Als u een bestaande gebeurtenis wijzigt door bijvoorbeeld een nieuwe begintijd in te stellen, kunt u gebruikers gemakkelijk hiervan op de hoogte stellen via een e-mail.

  1. Klik op het tabblad Gebeurtenisbeheer in Connect Central.
  2. Navigeer naar de gewenste map.
  3. Klik op de naam van de gebeurtenis die u wilt wijzigen.
  4. Open de pagina E-mailopties en selecteer Herinnering tonen wanneer updates moeten worden verzonden.
  5. Klik op Opslaan.
  6. Open de pagina Gebeurtenisgegevens en blader naar het veld Status.
  7. Klik op Meldingen bewerken/verzenden, breng de benodigde wijzigingen aan en klik op Verzenden.

Gebeurtenisgegevens wijzigen

U kunt de tekst op de pagina Gebeurtenisgegevens bewerken voor deelnemers aan gebeurtenissen. Als u de e-mailoptie Gebruikers op de hoogte stellen wanneer gebeurtenis is bijgewerkt selecteert, ontvangen alle genodigden die eerder meldingen hebben ontvangen met betrekking tot de gebeurtenis automatisch de bijgewerkte gegevens.

Opmerking: als u uitnodigingen hebt verzonden, maar deze optie niet hebt geselecteerd, kunt u dat beter alsnog doen voordat u de profielgegevens wijzigt. Dan weet u zeker dat mogelijke deelnemers op de hoogte blijven van uw wijzigingen.
  1. Klik op het tabblad Gebeurtenisbeheer in Connect Central.
  2. Navigeer naar de gewenste map.
  3. Klik op de naam van de gebeurtenis die u wilt wijzigen.
  4. Voer een van de volgende handelingen uit:

    • Klik op de koppeling Bewerken naast Gebeurtenisgegevens.

    • Klik op de koppeling Informatie bewerken.

  5. Wijzig een van de volgende instellingen:

    • Bewerk de naam van de gebeurtenis. De naam wordt weergegeven in de lijst met gebeurtenissen en in rapporten. Dit is een verplicht veld.

    • Bewerk de gebeurtenisgegevens. U mag hier maximaal 750 tekens opgeven. Deze tekst wordt weergegeven op de pagina Gebeurtenisgegevens en in gebeurtenisrapporten.

    • Bewerk de gedetailleerde informatie over de gebeurtenis (maximaal 1.000 tekens).

    • Bewerk de begin- of eindtijd van de gebeurtenis.

    • Bewerk de tijdzone van de gebeurtenis.

    • Bewerk de logogegevens. Het logobestand kan de indeling .bmp, .gif., .jpg of .png hebben. U kunt het beste de grootte 100x135 pixels gebruiken.

    • Wijzig de taal voor de gebeurtenis. Hier selecteert u meestal de taal die door de presentator wordt gebruikt of de taal die door de meeste aanwezigen wordt gesproken.

    • Wijzig het gebruikersbeleid voor de gebeurtenis om nieuwe gebruikers toe te voegen als gasten of als volledige Connect-gebruikers.

    • Wijzig de optie voor het goedkeuren van deelnemers nadat deze zich hebben geregistreerd voor de gebeurtenis. (U kunt deze optie het beste inschakelen, dan kunt u namelijk bepalen wie toegang tot de gebeurtenis krijgt.)

  6. Sla uw wijzigingen op een van de volgende twee manieren op:

    • Klik op Opslaan.

    • Klik op Opslaan en opnieuw samenstellen (als u deze optie kiest, worden HTML-pagina's opnieuw samengesteld als u pagina's samenstelt met gebruik van Adobe Contribute®).

Registratievragen wijzigen

Met uitzondering van de verplichte vragen (voornaam, achternaam, e‑mail en wachtwoord) die het systeem gebruikt om een gebruiker te valideren, kunt u alle registratievragen wijzigen.

  1. Klik op het tabblad Gebeurtenisbeheer in Connect Central.
  2. Navigeer naar de gewenste map.
  3. Klik op de gebeurtenis die u wilt wijzigen.
  4. Klik op Registratievragen.
  5. Wijzig de registratievragen:

    • Als u een vraag aan de registratiepagina wilt toevoegen, schakelt u het selectievakje links van de vraag in en klikt u op Opslaan.

    • Als u een vraag van de registratiepagina wilt verwijderen, schakelt u het selectievakje links van de vraag uit en klikt u op Opslaan.

  6. Klik op Aanpassen om aangepaste vragen toe te voegen, te wijzigen of te verwijderen.

    • Als u de volgorde van vragen in de lijst wilt wijzigen, schakelt u het selectievakje links van de vraag in en klikt u op Omhoog of Omlaag.

    • Als u een vraag wilt verwijderen, schakelt u het selectievakje links van de vraag in en klikt u op Verwijderen.

    • Als u een aangepaste vraag wilt wijzigen, klikt u op de tekst van de vraag in het venster Aanpassen.

    • Als u een vraag wilt toevoegen, klikt u op de knop voor het type aangepaste vraag dat u wilt toevoegen: Nieuwe multiplechoice, Nieuw kort antwoord of Nieuwe ja/nee-vraag.

  7. Klik op Terug naar menu Registratie als u klaar bent.

Multiplechoicevraag toevoegen

  1. Klik op het tabblad Gebeurtenisbeheer in Connect Central.
  2. Navigeer naar de gewenste map.
  3. Klik op de gebeurtenis die u wilt wijzigen.
  4. Klik op Registratievragen.
  5. Klik op Aanpassen.
  6. Klik op Nieuwe multiplechoice.
  7. Typ een vraag in het vak in het venster Vraag.
  8. Typ een mogelijk antwoord voor Vraag 1. U kunt een antwoord altijd verwijderen door te klikken op de knop Verwijderen naast het desbetreffende antwoord.
  9. Klik op de knoppen Hierboven toevoegen of Hieronder toevoegen om een ander antwoord toe te voegen boven of onder Antwoord 1. Als u op Hierboven toevoegen klikt, verandert Antwoord 1 in Antwoord 2.
  10. Typ een ander mogelijk antwoord.
  11. Herhaal deze stappen voor maximaal vier antwoorden.
  12. Selecteer Antwoord is vereist om het beantwoorden van de vraag verplicht te stellen.
  13. Klik op Opslaan. Het venster Registratie aanpassen wordt weergegeven met daarin de nieuwe vraag.

Een vraag toevoegen waarop een kort antwoord is vereist

  1. Klik op het tabblad Gebeurtenisbeheer in Connect Central.
  2. Navigeer naar de gewenste map.
  3. Klik op de gebeurtenis die u wilt wijzigen.
  4. Klik op Registratievragen.
  5. Klik op Aanpassen.
  6. Klik op Nieuw kort antwoord.
  7. Typ een vraag in het vak.
  8. Selecteer Antwoord is vereist om het beantwoorden van de vraag verplicht te stellen.
  9. Klik op Opslaan. Het venster Registratie aanpassen wordt weergegeven met daarin de nieuwe vraag.

Een vraag toevoegen waarop een ja/nee-antwoord is vereist

  1. Klik op het tabblad Gebeurtenisbeheer in Connect Central.
  2. Navigeer naar de gewenste map.
  3. Klik op de gebeurtenis die u wilt wijzigen.
  4. Klik op Registratievragen.
  5. Klik op Aanpassen.
  6. Klik op Nieuwe ja/nee-vraag.
  7. Typ een vraag in het vak.
  8. Selecteer Antwoord is vereist om het beantwoorden van de vraag verplicht te stellen.
  9. Klik op Opslaan. Het venster Registratie aanpassen wordt weergegeven met daarin de nieuwe vraag.

Gebeurtenisinhoud wijzigen

U kunt de inhoud van een gebeurtenis alleen vervangen door inhoud van hetzelfde type. Zo kunt u een vergadering bijvoorbeeld vervangen door een andere vergadering. U kunt vanaf hier geen nieuwe inhoud toevoegen aan de inhoudsbibliotheek. U kunt alleen bestaande inhoud selecteren voor de gebeurtenis.

Als u Adobe Presenter hebt aangeschaft, kunt u bovendien PowerPoint-presentaties voor uw gebeurtenis publiceren naar de inhoudsbibliotheek. Als u een bestaande presentatie wilt gebruiken voor een gebeurtenis, dient u de PowerPoint-presentatie opnieuw te publiceren naar een andere inhoudsbibliotheekmap dan de map die de oorspronkelijke presentatie bevat. Als u dat niet doet, worden de rapportgegevens voor de oorspronkelijke presentatie samengevoegd met de gebeurtenisspecifieke rapportgegevens. Alle eventuele gebeurtenisspecifieke gegevens worden overgebracht naar toekomstige rapporten voor de oorspronkelijke presentatie.
Opmerking: voor andere inhoud dan cursussen en studieprogramma's houdt het systeem alleen maar bij of de gebruiker de gebeurtenis heeft weergegeven. Voor gebruikers die bijvoorbeeld alleen de eerste dia in een presentatie weergeven, wordt in het rapport vermeld dat ze de gebeurtenis hebben bijgewoond. Voor gebruikers die slechts een paar dia's in een cursus of een studieprogramma weergeven, wordt daarentegen niet in het rapport vermeld dat ze de gebeurtenis hebben bijgewoond. Gebruikers moeten de cursus voltooien en terugsturen, voordat in het rapport wordt vermeld dat ze de cursus hebben bijgewoond. (U kunt bovendien de gegevens voor Begonnen om en Verlaten om weergeven door het gebeurtenisrapport Op aanwezigen weer te geven.)
  1. Klik op het tabblad Gebeurtenisbeheer in Connect Central.
  2. Navigeer naar de gewenste map.
  3. Klik op de gebeurtenis die u wilt wijzigen.
  4. Selecteer de koppeling Inhoud selecteren boven aan de pagina Gebeurtenisgegevens.
  5. Als de gewenste inhoud niet in de lijst wordt weergegeven, navigeert u naar het bestand of naar de map met de gewenste inhoud:

    • Klik op de gewenste koppeling boven aan het tabblad (bijvoorbeeld op Gedeelde gebruikersinhoud als u inhoud wilt vervangen).

    • Blader naar het gewenste bestand of naar de gewenste map en selecteer het selectievakje links van het bestand of de map of klik op het bestand of de map, al naar gelang hetgeen van toepassing is. In de inhoudsbibliotheek klikt u op Eén niveau omhoog om naar een hogere map te navigeren.

  6. Klik op Opslaan.

E‑mailopties voor een gebeurtenis wijzigen

U kunt de e‑mailopties voor alle e‑mailmeldingen, herinneringen of follow‑upberichten wijzigen voordat u deze verzendt. (Sommige berichten zijn standaard geselecteerd.)

U kunt een e‑mailbericht aanpassen. In sommige berichttypen kunt u een Microsoft Outlook Calendar-vermelding (iCal) opnemen, zodat de gebeurtenis wordt toegevoegd aan de Outlook-agenda van de geadresseerde.

Als u een e-mailformulier aanpast, ziet u verschillende velden tussen accolades ({}) in het gebied Hoofdtekst van bericht. Wijzig deze velden alleen als daar een specifieke reden voor bestaat. De accolades bevatten variabelen die door het systeem worden vervangen door feitelijke waarden die specifiek gelden voor uw gebeurtenis. In het veld voor de tijd van de gebeurtenis wordt bijvoorbeeld de door u opgegeven begintijd weergegeven. Als u die tijd in het e‑mailbericht bijvoorbeeld een kwartiertje wilt vervroegen, zodat u zeker weet dat de feitelijke gebeurtenis op tijd kan beginnen, kunt u handmatig een nieuwe tijd typen in dit veld.

Opmerking: Als u een van de aanvullende runtimevelden aan het e-mailbericht wilt toevoegen, dient u te weten dat {user-email} het e-mailadres van de manager van de gebeurtenis is en niet het e-mailadres van genodigden. Gebruik het veld {login} als de aanmeldings-id van de ontvanger in de kennisgeving van de gebeurtenis.
  1. Klik op het tabblad Gebeurtenisbeheer in Connect Central.
  2. Navigeer naar de gewenste map.
  3. Klik op de gebeurtenis.
  4. Klik op de koppeling E-mailopties boven aan het tabblad Gebeurtenissen. Voer een van de volgende handelingen uit:

    • Schakel het selectievakje links van de e-mailberichten die u wilt verzenden in.

    • Schakel de e‑mailberichten die u niet wilt verzenden uit.

    • Klik op Aanpassen naast de berichten die u wilt bewerken. Zo kunt u de naam van de maker wijzigen in de naam van de gastheer of kunt u de tijd instellen op Greenwich Mean Time. (U kunt berichten bewerken, maar u mag de elementen die op de pagina E-mail bewerken tussen accolades staan ({}) niet wijzigen.)

  5. Klik op Opslaan om uw wijzigingen op te slaan of op Annuleren om het e‑mailformulier af te sluiten.

De mailinglijst bewerken

U kunt gebruikers, groepen en gasten toevoegen aan of verwijderen van de mailinglijst.

Opmerking: steeds als u een gebeurtenis maakt, maakt het systeem een groep met dezelfde naam als de gebeurtenis. De uitgenodigde gebruikers worden in deze groep geplaatst. Zo kunt u heel gemakkelijk dezelfde personen uitnodigen voor een follow‑upgebeurtenis in de lijst Gebruikers en groepen, u hoeft immers alleen maar de groep van de vorige gebeurtenis te selecteren.
  1. Klik op het tabblad Gebeurtenisbeheer in Connect Central.
  2. Navigeer naar de gewenste map.
  3. Klik op de gebeurtenis.
  4. Klik op Deelnemerbeheer.
  5. Bewerk gebruikers of gasten:

    • Klik op Gast toevoegen en typ of plak een e‑mailadres voor alle genodigden, waarbij u de adressen met een komma van elkaar scheidt.

    • Klik op Gebruiker/Groep toevoegen en selecteer in de lijst Beschikbare gebruikers en groepen iedere gebruiker en/of groep die u wilt uitnodigen.

    • Klik op Registratiegroepen en selecteer alle groepen die u wilt uitnodigen in de lijst Mogelijke groepen. (Alleen accountbeheerders kunnen registratiegroepen voor gebeurtenissen selecteren.)

    • Klik op Lijst importeren/exporteren en vervolgens op Bladeren om naar een CSV-bestand te navigeren.

    • Klik op Uitnodigingen bewerken/verzenden om een uitnodiging voor de gebeurtenis aan te passen en te verzenden. (U kunt de uitnodiging bewerken, maar u kunt de elementen tussen accolades ({}) in de berichttekst beter niet wijzigen.)

      Opmerking: Als u een van de aanvullende runtimevelden aan het e-mailbericht wilt toevoegen, dient u te weten dat {user-email} het e-mailadres van de manager van de gebeurtenis is en niet het e-mailadres van genodigden. Gebruik het veld {login} als de aanmeldings-id van de ontvanger in de kennisgeving van de gebeurtenis.