Uitnodigingen voor gebeurtenissen verzenden

Beheerders, gastheren van gebeurtenissen of gebruikers met machtigingen voor het beheren van een bepaalde gebeurtenisbibliotheekmap mogen uitnodigingen voor gebeurtenissen verzenden.

Een uitnodiging voor een gebeurtenis bestaat uit een e‑mailbericht dat naar de aanwezigen van een gebeurtenis wordt verzonden en waarin de aanwezigen op de hoogte worden gesteld van de datum, tijd, tijdsduur en URL van de gebeurtenis. De manier waarop uitnodigingen worden verzonden, is afhankelijk van het type gebeurtenis:

Alleen genodigden
Als het gaat om een gebeurtenis die alleen voor geregistreerde gebruikers is bestemd, kunt u een aangepast e-mailbericht maken in Connect Central. U kunt de e‑mail verzenden naar alle geregistreerde deelnemers en presentatoren, alleen naar de presentatoren of alleen naar de deelnemers. U kunt het onderwerp en de berichttekst aanpassen. U kunt bovendien een Microsoft Outlook Calendar iCal invoegen bij het bericht, zodat deelnemers de gebeurtenis kunnen toevoegen aan hun Outlook-agenda.

Iedereen
Als de gebeurtenis open staat voor iedereen die de URL van de gebeurtenis ontvangt, kunt u een nieuw e‑mailbericht maken in uw standaarde‑mailprogramma. In dit bericht zijn de onderwerpregel en de berichttekst al voor u ingevuld (met de datum, tijd, tijdsduur, locatie en het overzicht van de gebeurtenis), maar u kunt deze tekst bewerken.

  1. Selecteer het tabblad Gebeurtenisbeheer in Connect Central.
  2. Navigeer naar de gewenste gebeurtenis en selecteer deze.
  3. Klik op de koppeling Deelnemerbeheer op de navigatiebalk van de pagina Gebeurtenisgegevens.
  4. Klik op Uitnodigingen bewerken/verzenden op de navigatiebalk.
  5. (Optioneel) Als u iemand onzichtbaar een kopie van de uitnodiging wilt sturen, voegt u het desbetreffende e-mailadres toe in het tekstvak BCC-ontvangers. Dit is handig als u uw collega's bijvoorbeeld wilt laten weten dat u de uitnodiging hebt verzonden.
  6. Bewerk het onderwerp en de hoofdtekst van het bericht.

    Tijdens het bewerken van de tekst ziet u velden tussen accolades ({}). Wijzig deze velden alleen als daar een specifieke reden voor bestaat. De accolades bevatten variabelen die door het systeem worden vervangen door feitelijke waarden die specifiek gelden voor uw gebeurtenis.

    Opmerking: Als u een van de aanvullende runtimevelden aan het e-mailbericht wilt toevoegen, dient u te weten dat {user-email} het e-mailadres van de manager van de gebeurtenis is en niet het e-mailadres van genodigden. Gebruik het veld {login} als de aanmeldings-id van de ontvanger in de kennisgeving van de gebeurtenis.
  7. Als u een iCal wilt toevoegen, schakelt u het selectievakje naast de optie Microsoft Outlook-agendagebeurtenis (iCal) toevoegen aan e-mailbericht in.
  8. Klik op Verzenden.