Envoi d’invitations à un événement

En tant qu’administrateur, hôte d’événements ou utilisateur autorisé à gérer le dossier concerné dans la bibliothèque d’événements, vous pouvez envoyer des invitations à un événement.

Ces invitations sont des messages électroniques transmis aux participants à l’événement pour les informer de la date, de l’heure, de la durée et de l’URL de l’événement. Le type d’événement définit la méthode d’envoi des invitations.

Réservé exclusivement aux invités
Si votre événement est réservé aux utilisateurs enregistrés, il vous suffit de créer un message électronique personnalisé dans Connect Central. Vous avez le choix entre envoyer un message électronique à tous les participants et présentateurs inscrits ou l’envoyer à une seule de ces catégories : les présentateurs ou les participants. L’objet et le contenu du message sont tous les deux personnalisables. Vous pouvez également y joindre un fichier Microsoft Outlook Calendar iCal pour que les participants puissent ajouter l’événement dans leur calendrier Outlook.

Tout le monde
Si l’accès à votre événement est libre à toutes les personnes recevant l’URL pour s’y rendre, vous pouvez créer un nouveau courrier dans votre client de messagerie électronique par défaut. Ce message comporte un objet prédéfini et un texte déjà rédigé (contenant la date, l’heure, la durée, l’emplacement et le résumé de l’événement) modifiables à votre convenance.

  1. Cliquez sur l’onglet Gestion des événements de Connect Central.
  2. Naviguez jusqu’à l’événement souhaité et sélectionnez-le.
  3. Dans la page Informations sur l’événement, cliquez sur le lien Gestion des participants dans la barre de navigation.
  4. Dans la barre de navigation, cliquez sur Modifier/Envoyer des invitations.
  5. (Facultatif) Pour envoyer une copie cachée de l’invitation à d’autres personnes, ajoutez leurs adresses de messagerie dans la zone de texte Destinataires Cci. Cela peut se révéler très utile si, par exemple, vous souhaitez que vos collègues sachent que vous avez envoyé l’invitation.
  6. Modifiez l’objet et le contenu du message.

    Si vous modifiez le texte, notez la présence de plusieurs champs avec accolades ({}). Dans la mesure du possible, évitez de modifier ces champs, sauf si vous avez une bonne raison de le faire. Les accolades contiennent des variables que le système remplace par des valeurs réelles, spécifiques à votre événement.

    Remarque : si vous choisissez d’ajouter l’un des champs à insertion automatique supplémentaires au message électronique, notez que {user-email} correspond à l’adresse de messagerie du responsable de l’événement, pas des participants invités. Pour l’ID de connexion du destinataire dans la notification d’événement, utilisez le champ {login}.
  7. Pour joindre un fichier iCal, activez la case à cocher en regard de l’option Joindre un événement de calendrier Microsoft Outlook (iCal) au message.
  8. Cliquez sur Envoyer.