Modification d’un événement existant

Avant qu’un événement ait lieu, vous pouvez modifier son heure de début, les autorisations des participants ou apporter d’autres modifications.

Vérifiez régulièrement la liste des Participants actuels afin de vous assurer que vous disposez de suffisamment de licences pour le nombre de participants prévus et qu’ils répondent tous aux critères d’autorisation.

Vérifiez également les rapports d’enregistrement les plus récents qui vous donnent des informations sur vos participants et vos invités. Si vous avez sélectionné ou personnalisé des questions pour identifier des participants potentiels, vous pouvez également consulter leurs réponses.

Notification d’une modification aux utilisateurs

Si vous modifiez un événement existant, par exemple son heure de début, vous pouvez aisément avertir les utilisateurs par message électronique.

  1. Cliquez sur l’onglet Gestion des événements dans Connect Central.
  2. Naviguez jusqu’au dossier désiré.
  3. Cliquez sur le nom de l’événement à modifier.
  4. Ouvrez la page Options de messagerie et activez l’option Afficher un rappel lorsqu’une mise à jour doit être envoyée.
  5. Cliquez sur Enregistrer.
  6. Ouvrez la page d’informations sur l’événement et faites-la défiler jusqu’au champ Etat.
  7. Cliquez sur Modifier/Envoyer des notifications, effectuez les modifications nécessaires puis cliquez sur Envoyer.

Modification des informations sur l’événement

Vous pouvez modifier le texte de la page d’informations sur l’événement destinée aux participants. Si vous sélectionnez l’option de messagerie « Informer les utilisateurs de la mise à jour d’un événement », tous les invités précédemment informés de l’événement reçoivent automatiquement les informations mises à jour.

Remarque : si vous avez envoyé des invitations sans sélectionner l’option « Informer les utilisateurs de la mise à jour d’un événement », vous devriez le faire avant de modifier les informations du profil, de sorte que les éventuels participants soient informés de vos changements.
  1. Cliquez sur l’onglet Gestion des événements dans Connect Central.
  2. Naviguez jusqu’au dossier désiré.
  3. Cliquez sur le nom de l’événement à modifier.
  4. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Cliquez sur le lien Modifier accolé aux informations relatives à l’événement.

    • Cliquez sur le lien Modifier les infos.

  5. Effectuez l’une des modifications suivantes :

    • Modifiez le nom de l’événement. Le nom s’affiche dans la liste des événements et dans les rapports. Ce champ est obligatoire.

    • Modifiez les informations sur l’événement. Ces informations peuvent compter jusqu’à 750 caractères. Elles apparaissent sur la page Informations sur l’événement et dans les rapports d’événements.

    • Modifiez les informations détaillées relatives à l’événement (1 000 caractères maximum).

    • Modifiez l’heure de début ou de fin de l’événement.

    • Modifiez le fuseau horaire de l’événement.

    • Modifiez les informations du logo. Le fichier du logo peut être au format BMP, GIF, JPG ou PNG. La taille la plus appropriée est 100x135 pixels.

    • Modifiez la langue de l’événement. La langue sélectionnée correspond généralement à celle du présentateur ou de la majorité des participants.

    • Modifiez la stratégie d’événements utilisateur pour ajouter de nouveaux utilisateurs en tant qu’invités ou utilisateurs Connect complets.

    • Modifiez l’option d’approbation des participants après leur inscription à l’événement. (Il est en général préférable de conserver cette option sélectionnée, car elle vous permet de contrôler l’accès des utilisateurs à l’événement.)

  6. Enregistrez vos modifications de l’une des manières suivantes :

    • Cliquez sur Enregistrer.

    • Cliquez sur Enregistrer et recréer. (Cette option reconstruit les pages HTML si vous utilisez Adobe Contribute® pour créer les pages.)

Modification des questions d’inscription

Vous pouvez modifier toutes les questions d’inscription, excepté les questions obligatoires (nom, prénom, adresse électronique et mot de passe) que le système utilise pour valider un utilisateur.

  1. Cliquez sur l’onglet Gestion des événements dans Connect Central.
  2. Naviguez jusqu’au dossier désiré.
  3. Cliquez sur l’événement à modifier.
  4. Cliquez sur Questions relatives à l’inscription.
  5. Modifiez les questions d’inscription :

    • Pour ajouter une question à la page d’inscription, activez la case à cocher située à sa gauche, puis cliquez sur Enregistrer.

    • Pour retirer une question de la page d’inscription, désactivez la case à cocher située à sa gauche, puis cliquez sur Enregistrer.

  6. Pour modifier, supprimer ou ajouter des questions personnalisées, cliquez sur Personnaliser.

    • Pour modifier l’ordre des questions dans la liste, activez la case à cocher située à gauche de la question, puis cliquez sur Monter ou Descendre.

    • Pour supprimer une question, activez la case à cocher située à sa gauche, puis cliquez sur Supprimer.

    • Pour modifier une question personnalisée, cliquez sur son texte dans la fenêtre Personnaliser.

    • Pour ajouter une question, cliquez sur le bouton correspondant au type de question personnalisée à ajouter : Nouveau choix multiple, Nouvelle réponse abrégée ou Nouveau Oui/Non.

  7. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Retour au menu Inscription.

Ajout d’une question à choix multiples

  1. Cliquez sur l’onglet Gestion des événements dans Connect Central.
  2. Naviguez jusqu’au dossier désiré.
  3. Cliquez sur l’événement à modifier.
  4. Cliquez sur Questions relatives à l’inscription.
  5. Cliquez sur Personnaliser.
  6. Cliquez sur Nouveau choix multiple.
  7. Dans la fenêtre Question, saisissez une question dans la zone de texte.
  8. Indiquez une réponse éventuelle pour Réponse 1. A tout moment, vous pouvez supprimer une réponse en cliquant sur le bouton Supprimer qui lui est accolé.
  9. Cliquez sur les boutons Ajouter au-dessus ou Ajouter en-dessous pour ajouter une autre réponse au-dessus ou en-dessous de la Réponse 1 ; si vous cliquez sur Ajouter au-dessus, la Réponse 1 devient la Réponse 2.
  10. Indiquez une autre réponse possible.
  11. Recommencez la procédure pour 4 réponses maximum.
  12. Pour obliger les utilisateurs à répondre, sélectionnez l’option Réponse obligatoire.
  13. Cliquez sur Enregistrer. La fenêtre Personnaliser l’inscription qui s’affiche contient votre nouvelle question.

Ajout d’une question à réponse abrégée

  1. Cliquez sur l’onglet Gestion des événements dans Connect Central.
  2. Naviguez jusqu’au dossier désiré.
  3. Cliquez sur l’événement à modifier.
  4. Cliquez sur Questions relatives à l’inscription.
  5. Cliquez sur Personnaliser.
  6. Cliquez sur Nouvelle réponse abrégée.
  7. Saisissez une question dans la zone de texte.
  8. Pour obliger les utilisateurs à répondre, sélectionnez l’option Réponse obligatoire.
  9. Cliquez sur Enregistrer. La fenêtre Personnaliser l’inscription qui s’affiche contient votre nouvelle question.

Ajout d’une question Oui/Non

  1. Cliquez sur l’onglet Gestion des événements dans Connect Central.
  2. Naviguez jusqu’au dossier désiré.
  3. Cliquez sur l’événement à modifier.
  4. Cliquez sur Questions relatives à l’inscription.
  5. Cliquez sur Personnaliser.
  6. Cliquez sur Nouveau Oui/Non.
  7. Saisissez une question dans la zone de texte.
  8. Pour obliger les utilisateurs à répondre, sélectionnez l’option Réponse obligatoire.
  9. Cliquez sur Enregistrer. La fenêtre Personnaliser l’inscription qui s’affiche contient votre nouvelle question.

Modification du contenu d’un événement

Vous pouvez uniquement remplacer le contenu d’un événement par un contenu de même type, par exemple remplacer une réunion par une autre réunion. Vous ne pouvez pas ajouter de nouveau contenu dans la bibliothèque de contenu depuis cet emplacement, mais uniquement sélectionner du contenu existant pour votre événement.

Par ailleurs, si vous avez acheté Adobe Presenter, vous pouvez publier des présentations depuis PowerPoint dans la bibliothèque de contenu pour votre événement. Si vous prévoyez d’utiliser une présentation existante pour un événement, publiez à nouveau la présentation PowerPoint dans un dossier de la bibliothèque de contenu différent du dossier qui contient la présentation d’origine. Dans le cas contraire, les informations des rapports pour la présentation d’origine sont fusionnées avec les données de rapport spécifiques aux événements, et toutes les données spécifiques aux événements sont transférées vers les rapports ultérieurs de la présentation d’origine.
Remarque : pour tout contenu autre que les cours et les curriculums, le système ne recherche que la consultation de l’événement par l’utilisateur. Par exemple, les utilisateurs qui n’ont affiché que la première diapositive d’une présentation sont considérés comme ayant tout de même assisté à l’événement. A l’inverse, les utilisateurs qui n’affichent que quelques diapositives d’un cours ou d’un curriculum ne sont pas considérés comme y ayant assisté. Les utilisateurs doivent terminer et renvoyer le cours pour apparaître dans le rapport comme participants. (Vous pouvez également voir les informations d’heures d’entrée et de sortie en affichant le rapport Par participant.)
  1. Cliquez sur l’onglet Gestion des événements dans Connect Central.
  2. Naviguez jusqu’au dossier désiré.
  3. Cliquez sur l’événement à modifier.
  4. Dans la partie supérieure de la page Informations sur l’événement, cliquez sur le lien Sélectionner le contenu.
  5. Si le contenu désiré ne figure pas dans la liste, naviguez jusqu’au fichier ou dossier qui le contient :

    • Cliquez sur le lien approprié dans la partie supérieure de l’onglet (par exemple, Contenu utilisateur partagé si vous remplacez du contenu).

    • Localisez le dossier ou fichier qui vous intéresse, puis sélectionnez la case située à sa gauche ou cliquez dessus. Si vous vous trouvez dans la bibliothèque de contenu, cliquez sur Monter d’un niveau pour passer au répertoire supérieur.

  6. Cliquez sur Enregistrer.

Modification des options de messagerie d’un événement

Vous pouvez modifier les options de messagerie de toutes les notifications, rappels ou messages de suivi électroniques avant de les envoyer. (Certains messages sont sélectionnés par défaut.)

Vous pouvez personnaliser un message. Plusieurs types de messages vous permettent de joindre une entrée de calendrier Microsoft Outlook (iCal) pour mettre à jour le calendrier Outlook du destinataire.

Si vous personnalisez un formulaire de message électronique, vous pouvez constater que le corps du message contient plusieurs champs entre accolades ({}). Dans la mesure du possible, évitez de modifier ces champs, sauf si vous avez une bonne raison de le faire. Les accolades contiennent des variables que le système remplace par des valeurs réelles, spécifiques à votre événement. Par exemple, le champ event-time affichera l’heure de début que vous aurez indiquée. Si vous souhaitez modifier cette heure dans le message électronique, par exemple l’avancer de 15 minutes pour être certain que le véritable événement commence à l’heure, entrez manuellement une nouvelle heure dans le champ de rapport événement/heure.

Remarque : si vous choisissez d’ajouter l’un des champs à insertion automatique supplémentaires au message électronique, notez que {user-email} correspond à l’adresse de messagerie du responsable de l’événement, pas des participants invités. Pour l’ID de connexion du destinataire dans la notification d’événement, utilisez le champ {login}.
  1. Cliquez sur l’onglet Gestion des événements dans Connect Central.
  2. Naviguez jusqu’au dossier désiré.
  3. Cliquez sur l’événement.
  4. Cliquez sur le lien Options e-mail dans la partie supérieure de l’onglet Evénements. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Activez la case à cocher située à gauche des messages à envoyer.

    • Désélectionnez tous les messages électroniques que vous ne souhaitez pas envoyer.

    • Cliquez sur Personnaliser en regard de tous les messages à modifier. Par exemple, vous pouvez remplacer le nom de l’auteur par le nom de l’hôte, ou l’heure par l’heure GMT (méridien de Greenwich). (Vous pouvez modifier les messages, mais aucun des éléments entre accolades ({}) dans la page Modifier e-mail).

  5. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer vos modifications ou sur Annuler pour fermer le formulaire.

Modification de la liste de diffusion

Vous pouvez ajouter et supprimer des utilisateurs, des groupes et des invités de la liste de diffusion.

Remarque : chaque fois que vous créez un événement, le système crée un groupe nommé d’après cet événement et y place les utilisateurs invités. Il est ainsi très simple d’inviter les mêmes personnes à un événement de suivi : sélectionnez simplement le groupe de l’événement précédent dans la liste Utilisateurs et groupes.
  1. Cliquez sur l’onglet Gestion des événements dans Connect Central.
  2. Naviguez jusqu’au dossier désiré.
  3. Cliquez sur l’événement.
  4. Cliquez sur Gestion des participants.
  5. Modifiez les utilisateurs ou les invités :

    • Cliquez sur Ajouter un invité et saisissez ou collez les adresses de messagerie de tous vos invités ; séparez les différentes adresses par des virgules.

    • Cliquez sur Ajouter un utilisateur/groupe et, dans la liste Utilisateurs et groupes disponibles, sélectionnez les utilisateurs et/ou les groupes que vous souhaitez inviter.

    • Cliquez sur Groupes d’inscription et, dans la liste des Groupes potentiels, sélectionnez les groupes que vous souhaitez inviter. (Pour sélectionner des groupes d’inscription à un événement, vous devez être administrateur du compte).

    • Cliquez sur Importer/Exporter la liste, puis sur Parcourir pour naviguer jusqu’à un fichier CSV (valeurs séparées par des virgules).

    • Cliquez sur Modifier/Envoyer des invitations pour personnaliser et envoyer l’invitation à l’événement. (Vous pouvez modifier l’invitation, mais ne touchez pas aux éléments placés entre accolades ({}) dans le corps du message.)

      Remarque : si vous choisissez d’ajouter l’un des champs à insertion automatique supplémentaires au message électronique, notez que {user-email} correspond à l’adresse de messagerie du responsable de l’événement, pas des participants invités. Pour l’ID de connexion du destinataire dans la notification d’événement, utilisez le champ {login}.