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Una planificación previa del evento y una tarea de mantenimiento meticulosas pueden garantizar que el evento se desarrolle sin problemas y que las actividades posteriores al mismo se finalicen con rapidez.
1. Determinación de la cantidad de licencias que se poseen
Antes de definir un evento, averigüe el número de licencias de las que dispone. Si el número de personas que se registren supera el número de licencias, los participantes potenciales no podrán unirse al evento cuando intenten iniciar sesión. Consulte con el administrador de Connect Central los problemas con las licencias.
2. Especificación de contenido para el evento
Antes de crear un evento, su contenido debe existir en Connect Central. (Cuando configure un evento con el Asistente para eventos, deberá especificar el contenido, la reunión, el curso, el programa, la clase virtual o el seminario en el que se basa el evento). En la siguiente lista se muestran algunos ejemplos:
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Para crear un evento de formación con un curso o un programa, éstos deben existir en la biblioteca de formación.
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Para presentar contenido como un evento, dicho contenido debe almacenarse en la biblioteca de contenido.
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Para utilizar una reunión o un seminario como un evento, éstos deben existir en la biblioteca de reuniones o seminarios.
3. Establecimiento de permisos para eventos
Los permisos son importantes porque determinan quién puede participar en los eventos, verlos y administrarlos. Los permisos de Asistencia determinan las tareas y las funciones de los asistentes. El administrador de eventos asigna las funciones de los asistentes cuando configura el evento.
Nota:
Las funciones de los asistentes aparecen en la columna de la función de la lista Mis eventos programados en Manager.
Los asistentes pueden tener las funciones y permisos siguientes:
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Invitado
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Personas a las que se les envía una invitación para el evento y se les invita a registrarse en el evento.
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Denegado
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Una persona que se ha registrado, pero a la que el anfitrión no le da acceso al evento.
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Pendiente de aprobación
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Una persona cuyo registro aún no ha aprobado el responsable del evento.
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Participante
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Personas que asisten al evento como invitados o como usuarios registrados de su empresa. Tienen permisos limitados.
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Presentador
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Una persona que muestra contenido a los asistentes. Los presentadores tienen permisos de Presentador.
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Anfitrión
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La persona que tiene control absoluto sobre una sala de reuniones o seminarios utilizada para la celebración de un evento. El anfitrión cuenta con permisos plenos de Presentador y Administración, y puede asignar permisos a otros.
Nota:
Las funciones de Presentador y Anfitrión se utilizan para los eventos en directo (reuniones y seminarios) únicamente. Para los eventos que en diferido, sólo se utilizan las funciones de Participante, Invitado y Rechazado.
Los permisos de la biblioteca de eventos definen quién puede crear eventos o modificarlos y realizar tareas asociadas con los archivos y carpetas de la biblioteca de eventos, como, por ejemplo, agregar o eliminar archivos. Los permisos de administración de archivos son de Administración y de Rechazado.
4. Registro y aprobación de asistentes
Para los eventos es obligatorio registrarse, pero no siempre se necesita aprobación. De forma predeterminada, un evento no requiere aprobación, pero este ajuste se puede cambiar cuando se crea el evento. Si la aprobación no es necesaria, cualquier persona que se registre recibirá automáticamente la aprobación y podrá asistir al evento, siempre que usted tenga la cantidad de licencias suficiente. (Como anfitrión del evento, siempre puede denegar la aprobación a cualquier persona antes de la celebración del evento). Si solicita la aprobación, podrá controlar quién asiste al evento.
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