Para crear un evento se utiliza el Asistente para eventos, el cual le guía a través de las tareas para crear un nombre y un resumen, seleccionar una imagen con el fin de asociarla al evento, seleccionar el contenido, determinar los participantes y definir las diferentes fases del evento en las que se envían correos electrónicos a los participantes.
Los eventos se crean entorno a un contenido, como, por ejemplo un curso o un programa de estudios, una reunión o un seminario. Lo cual quiere decir que el contenido
debe existir previamente
en la biblioteca adecuada antes de crear el evento; no puede crear los contenidos cuando crea el evento. Puede utilizar un archivo único que haya guardado en las bibliotecas de contenido, de reuniones, de formación o de seminarios.
1. Inicio del Asistente para eventos
Para iniciar el Asistente para eventos, haga clic en la ficha Administración de eventos de Connect Central, vaya a la carpeta que contendrá el evento y haga clic en Nuevo evento.
Para copiar la configuración de un evento existente rápidamente, selecciónelo y haga clic en Duplicar evento. A continuación, introduzca un nombre exclusivo y cualquier otro ajuste personalizado.
2. Introducción de información acerca del evento
En la primera página del Asistente para eventos, escriba los detalles contextuales del evento como, por ejemplo, el nombre e información pormenorizada. (Son obligatorios el nombre, la zona horaria y el idioma; el resto de los campos son opcionales). Puede modificar esta información una vez se haya creado el evento.
Nota:
Si cambia la fecha de inicio del evento a una fecha posterior, los participantes y presentadores seguirán teniendo acceso a la sala en cualquier momento.
3. Selección de los contenidos
Es necesario que los contenidos de un evento existan antes de la creación del evento. Una vez haya seleccionado un tipo de contenido, no podrá cambiarlo. Sin embargo, podrá sustituir contenidos diferentes del mismo tipo. Por ejemplo, si crea un evento basado en un seminario, más adelante, podrá sustituir el seminario que utilizó inicialmente para crear el evento por otro diferente.
4. Creación de registros
Puede determinar las preguntas que los participantes deberán contestar en el formulario de registro. Con esta información se crea un perfil de invitado para realizar un seguimiento del participante. El formulario Crear registro contiene cuatro preguntas obligatorias seleccionadas de forma predeterminada: dirección de correo electrónico, contraseña, volver a escribir la contraseña y nombre. Puede seleccionar cualquiera de las preguntas restantes. Para los eventos que incluyen invitados que no pertenecen a la organización (por ejemplo, personas que han encontrado la lista de eventos en el sitio Web público de la organización), sería conveniente preguntar el nombre y la dirección URL de la empresa para poder filtrar la información. Por ejemplo, si el invitado trabaja para una empresa de la competencia, considere denegarle el acceso. Seleccione la opción Activar seguimiento de campaña para obtener información sobre los registros por tipo de campaña.
5. Personalización de los registros
Las opciones de diseño de una página de registros para un evento son muy flexibles, se incluyen preguntas de elección múltiple, de respuesta corta y o de sí y no. También puede modificar el orden de las preguntas y eliminarlas en cualquier momento.
6. Selección de los participantes en el evento
En los eventos que se limitan a invitados registrados y a usuarios admitidos, puede seleccionar usuarios y grupos para que sean participantes o presentadores en el evento. Estos usuarios podrán iniciar sesión en el evento directamente. Los usuarios que no hayan sido invitados y que tengan la URL que les dirige a la sala de reuniones pueden intentar iniciar sesión como invitados. En este caso, como anfitrión, puede admitir invitados a título individual.
7. Opciones de correo electrónico.
El paso final del Asistente para eventos es enviar a los participantes invitaciones por correo electrónico donde aparezca la fecha, hora, duración y URL del evento. Puede enviar invitaciones a medida que crea el evento o puede crear y enviar las invitaciones más tarde.
