Cambio de un evento que ya existe

Antes de que se celebre un evento, puede cambiar su hora de inicio o los permisos de los participantes, o realizar otras modificaciones.

Compruebe periódicamente la lista de participantes actuales para verificar que cuenta con las licencias suficientes para el número de asistentes que aparecen en la lista y que todos ellos cumplen los criterios de aprobación.

Compruebe también los informes de registro más actuales, que muestran información acerca de los asistentes e invitados. Si ha seleccionado o personalizado preguntas para ayudarle a identificar a los participantes potenciales, también puede ver las respuestas a estas preguntas.

Notificación de un cambio a los usuarios

Si modifica un evento existente, por ejemplo, si define una hora de inicio nueva, podrá notificarlo con facilidad a los usuarios a través del correo electrónico.

  1. Haga clic en la ficha Administración de eventos de Connect Central.
  2. Vaya a la carpeta correspondiente.
  3. Haga clic en el nombre del evento que desea modificar.
  4. Abra la página Opciones de correo electrónico y seleccione Mostrar recordatorio cuando sea necesario enviar actualizaciones.
  5. Haga clic en Guardar.
  6. Abra la página Información del evento y desplácese hasta el campo Estado.
  7. Haga clic en Editar/enviar notificaciones, realice los cambios pertinentes y haga clic en Enviar.

Cambio de la información del evento

Puede editar texto en la página Información del evento para los participantes en el evento. Si selecciona la opción de correo electrónico "Notificar a los usuarios cuando se actualice un evento", cualquier invitado al que hubiera informado previamente sobre el evento, recibirá automáticamente la información actualizada.

Nota: Si ha enviado invitaciones pero no ha seleccionado la opción "Notificar a los usuarios cuando se actualice un evento", selecciónela antes de cambiar la información del perfil, de modo que los asistentes potenciales puedan estar al tanto de las modificaciones.
  1. Haga clic en la ficha Administración de eventos de Connect Central.
  2. Vaya a la carpeta correspondiente.
  3. Haga clic en el nombre del evento que desea modificar.
  4. Realice una de las siguientes acciones:

    • Haga clic en el vínculo Editar junto a Información del evento.

    • Haga clic en el vínculo Editar información.

  5. Realice cualquiera de las siguientes modificaciones:

    • Editar el nombre del evento. El nombre aparece en la lista de eventos y en los informes. Es un campo obligatorio.

    • Editar la información del evento. La información puede contener hasta un máximo de 750 caracteres. Este texto aparece en la página Información del evento y en los informes de eventos.

    • Editar información detallada sobre el evento (hasta 1.000 caracteres).

    • Editar la hora de inicio o finalización del evento.

    • Editar la zona horaria del evento.

    • Editar la información del logotipo. El archivo del logotipo puede estar en formato BMP, GIF, JPG o PNG. El tamaño óptimo a utilizar son 100x135 píxeles.

    • Cambiar el idioma del evento. Normalmente, se elige el idioma que utiliza el presentador o la mayoría de los asistentes al evento.

    • Cambiar la normativa de usuarios de eventos para agregar usuarios nuevos como invitados o usuarios con todos los derechos de Connect.

    • Cambiar la opción para aprobar participantes tras su registro en el evento. (En general, resulta recomendable tener seleccionada esta opción puesto que permite controlar quién tiene acceso al evento).

  6. Para guardar los cambios tiene dos posibilidades:

    • Haga clic en Guardar.

    • Haga clic en Guardar y reconstruir. (Con esta opción se reconstruyen las páginas HTML si utiliza Adobe Contribute® para crear páginas).

Cambio de las preguntas en el registro

Puede cambiar cualquier pregunta en el registro, a excepción de las preguntas obligatorias (nombre, apellidos, correo electrónico y contraseña), que son las que utiliza el sistema para validar a un usuario.

  1. Haga clic en la ficha Administración de eventos de Connect Central.
  2. Vaya a la carpeta correspondiente.
  3. Haga clic en el evento que desee modificar.
  4. Haga clic en Preguntas del registro.
  5. Modifique las preguntas del registro:

    • Para agregar una pregunta a la página de registros, active la casilla a la izquierda de la pregunta y haga clic en Guardar.

    • Para quitar una pregunta de la página de registro, desactive la casilla a la izquierda de la pregunta y haga clic en Guardar.

  6. Para modificar, eliminar o agregar preguntas personalizadas, haga clic en Personalizar.

    • Para cambiar el orden de las preguntas en la lista, active la casilla a la izquierda de la pregunta y haga clic en Desplazarse hacia arriba o Desplazarse hacia abajo.

    • Para eliminar una pregunta, active la casilla a la izquierda de la pregunta y haga clic en Quitar.

    • Para modificar una pregunta personalizada, haga clic en la pregunta junto a la ventana Personalizar.

    • Para agregar una pregunta, haga clic en el botón que corresponde al tipo de pregunta personalizada que desea agregar: Nuevas respuestas múltiples, Nueva respuesta corta o Nueva Sí/No.

  7. Una vez haya finalizado, haga clic en Volver al menú de registro.

Adición de una pregunta de respuestas múltiples

  1. Haga clic en la ficha Administración de eventos de Connect Central.
  2. Vaya a la carpeta correspondiente.
  3. Haga clic en el evento que desee modificar.
  4. Haga clic en Preguntas del registro.
  5. Haga clic en Personalizar.
  6. Haga clic en Nuevas respuestas múltiples.
  7. En la ventana Pregunta, escriba una pregunta en el cuadro.
  8. Escriba una posible respuesta para Respuesta 1. Puede eliminar una respuesta en cualquier momento si hace clic en el botón Eliminar junto a ella.
  9. Haga clic en los botones Agregar arriba o Agregar Abajo para agregar otra pregunta encima o debajo de Respuesta 1; si hace clic en Agregar arriba, Respuesta 1 pasa a ser Respuesta 2.
  10. Escriba otra respuesta posible.
  11. Repita los pasos para un máximo de cuatro respuestas.
  12. Para que sea obligatorio que los usuarios respondan a la pregunta, seleccione Es obligatorio responder.
  13. Haga clic en Guardar. Aparecerá la ventana Personalizar registro, que incluirá la pregunta nueva.

Adición de una pregunta de respuesta corta

  1. Haga clic en la ficha Administración de eventos de Connect Central.
  2. Vaya a la carpeta correspondiente.
  3. Haga clic en el evento que desee modificar.
  4. Haga clic en Preguntas del registro.
  5. Haga clic en Personalizar.
  6. Haga clic en Nueva respuesta corta.
  7. Escriba una pregunta en el cuadro.
  8. Para que sea obligatorio que los usuarios respondan a la pregunta, seleccione Es obligatorio responder.
  9. Haga clic en Guardar. Aparecerá la ventana Personalizar registro, que incluirá la pregunta nueva.

Adición de una pregunta sí/no

  1. Haga clic en la ficha Administración de eventos de Connect Central.
  2. Vaya a la carpeta correspondiente.
  3. Haga clic en el evento que desee modificar.
  4. Haga clic en Preguntas del registro.
  5. Haga clic en Personalizar.
  6. Haga clic en Nueva Sí/No.
  7. Escriba una pregunta en el cuadro.
  8. Para que sea obligatorio que los usuarios respondan a la pregunta, seleccione Es obligatorio responder.
  9. Haga clic en Guardar. Aparecerá la ventana Personalizar registro, que incluirá la pregunta nueva.

Cambio de los contenidos del evento

El contenido de un evento únicamente se puede reemplazar por un contenido del mismo tipo; por ejemplo, puede sustituir una reunión por otra. No puede agregar contenido nuevo a la biblioteca de contenido desde aquí; para el evento, sólo puede seleccionar contenido que ya exista.

Además, si adquiere Adobe Presenter, podrá publicar presentaciones desde PowerPoint para la biblioteca de contenido del evento. Si tiene previsto utilizar una presentación existente para un evento, debe publicar de nuevo la presentación de PowerPoint en una carpeta de la biblioteca de contenido distinta de la que contiene la presentación inicial. De no ser así, la información del informe de la presentación inicial se fusionará con los datos del informe específico para el evento y éstos se transferirán a cualquier informe posterior para la presentación inicial.
Nota: Para los contenidos que no sean cursos y programas de educación, el sistema sólo llevará el seguimiento de si el usuario ha visto el evento o no. Por ejemplo, a los usuarios que hayan visto sólo una diapositiva en una presentación se les identificará como si hubiesen asistido al evento. Por el contrario, a los usuarios que vean varias diapositivas en un curso o programa se les identificará como si no hubiesen asistido; es decir, los usuarios deben completar y devolver el curso para que aparezcan en el informe como asistentes. (Asimismo, puede ver información sobre la entrada y la salida si consulta el informe individual de cada asistente al evento).
  1. Haga clic en la ficha Administración de eventos de Connect Central.
  2. Vaya a la carpeta correspondiente.
  3. Haga clic en el evento que desee modificar.
  4. En la parte superior de la página Información del evento, haga clic en el vínculo Seleccionar contenido.
  5. Si el contenido que desea no aparece en la lista, vaya a al archivo o a la carpeta donde se encuentra el contenido que quiere utilizar:

    • Haga clic en el vínculo apropiado en la parte superior de la ficha (por ejemplo, Contenido de usuario compartido si va a reemplazar contenidos).

    • Desplácese hasta la carpeta o el archivo que desee y active la casilla de verificación a la izquierda o haga clic en la carpeta o el archivo, según sea necesario. Si está en la biblioteca de contenido, haga clic en Subir un nivel para desplazarse a un directorio de carpetas de nivel superior.

  6. Haga clic en Guardar.

Cambio de las opciones de correo electrónico del evento

Puede cambiar las opciones de correo electrónico para cualquiera de las notificaciones de correo electrónico, recordatorios o mensajes de seguimiento antes de que se envíen. (Algunos mensajes se seleccionan de forma predeterminada).

Puede personalizar un mensaje de correo electrónico. En varios tipos de mensaje, puede adjuntar una entrada de calendario de Microsoft Outlook (iCal) que agregue el evento al calendario de Outlook de los destinatarios.

Al personalizar un formulario de correo electrónico, aparecen varios campos entre llaves ({}) en el área del texto del mensaje. En principio, no modifique ninguno de esos campos a no ser que tenga un motivo específico. Las llaves contienen variables que el sistema sustituye por valores específicos para el evento. Por ejemplo, el campo de hora del evento muestra la hora de inicio que ha especificado. Si desea modificar la hora en el mensaje de correo electrónico, por ejemplo 15 minutos antes para garantizar que el evento empiece sin retrasos, puede escribir manualmente la hora nueva en el campo hora del evento.

Nota: Si decide añadir cualquiera de los campos de tiempo de ejecución adicionales al mensaje de correo electrónico, tenga en cuenta que {user-email} es la dirección de correo electrónico del responsable del evento, no de los asistentes invitados. Utilice el campo {login} para el id. de inicio de sesión del destinatario en la notificación de eventos.
  1. Haga clic en la ficha Administración de eventos de Connect Central.
  2. Vaya a la carpeta correspondiente.
  3. Haga clic en el evento.
  4. Haga clic en el vínculo Opciones de correo electrónico en la parte superior de la ficha Eventos. Realice una de las siguientes acciones:

    • Active la casilla a la izquierda de los mensajes de correo electrónico que quiere enviar.

    • Anule la selección de los mensajes de correo electrónico que no quiere enviar.

    • Haga clic en Personalizar junto a los mensajes que desee editar. Por ejemplo, puede cambiar el nombre del creador por el nombre del anfitrión, o la hora a GMT. (Puede editar los mensajes, pero no modificar los elementos entre llaves ({}) en la página Editar correo electrónico).

  5. Haga clic en Guardar para guardar los cambios o en Cancelar para salir del formulario de correo electrónico.

Editar la lista de distribución

Puede agregar usuarios, grupos e invitados a la lista de envío o eliminarlos.

Nota: Cada vez que crea un evento, el sistema crea un grupo que se llama como el evento y lo llena con los usuarios invitados. De esta forma resulta más fácil invitar a las mismas personas a un evento de seguimiento: en la lista de usuarios y grupos, basta con seleccionar el grupo del evento anterior.
  1. Haga clic en la ficha Administración de eventos de Connect Central.
  2. Vaya a la carpeta correspondiente.
  3. Haga clic en el evento.
  4. Haga clic en Gestión de participantes.
  5. Edite usuarios o invitados:

    • Haga clic en Agregar invitado y escriba o pegue las direcciones de correo electrónico para todos los invitados; utilice comas para separar las direcciones.

    • Haga clic en Agregar usuario/grupo en la lista de usuarios y grupos disponibles, seleccione los usuarios y/o grupos que desee invitar.

    • Haga clic en Grupos a invitar en la lista Posibles grupos y seleccione cada uno de los grupos que quiere invitar. (Debe ser administrador de la cuenta para seleccionar los grupos de registro).

    • Haga clic en Importar/Exportar lista y, a continuación, haga clic en Examinar para ir a un archivo de valores separados por comas (CSV).

    • Haga clic en Editar/enviar invitaciones para personalizar y enviar la invitación al evento. (Puede editar la invitación, pero no cambie los elementos entre llaves ({}) en el texto del mensaje).

      Nota: Si decide añadir cualquiera de los campos de tiempo de ejecución adicionales al mensaje de correo electrónico, tenga en cuenta que {user-email} es la dirección de correo electrónico del responsable del evento, no de los asistentes invitados. Utilice el campo {login} para el id. de inicio de sesión del destinatario en la notificación de eventos.