Alle Ihnen zugewiesenen Aufgaben werden in Ihrer Aufgabenliste (Warteschlange) angezeigt.
Alle freigegebenen und Gruppenaufgabenlisten, auf die Sie zugreifen können, werden auf der Seite „Aufgaben“ im linken Bereich angezeigt. Sie können Aufgaben in allen Aufgabenlisten erledigen, auf die Sie Zugriff haben.
Einer Aufgabenliste können mehrere Mitglieder zugewiesen sein. Aufgabenlisten werden von einem Administrator basierend auf den spezifischen Anforderungen des Unternehmens eingerichtet. Gruppenaufgabenlisten sind eine Möglichkeit, Aufgaben auf mehrere Personen mit ähnlichen Zuständigkeiten zu verteilen.
Angenommen, alle Mitglieder Ihres Teams bearbeiten Kreditantragsformulare. Alle diese Aufgaben werden an eine Aufgabenliste gesendet, auf die alle Mitglieder Ihrer Gruppe zugreifen können. Jedes Mitglied Ihrer Gruppe kann auf die Aufgaben in dieser Aufgabenliste zugreifen.
Eine freigegebene Aufgabenliste wird angezeigt, wenn ein anderer Benutzer seine Aufgabenliste für Sie freigibt. Sie können die Aufgaben in der Aufgabenliste dieses Benutzers anzeigen und sie in seinem Auftrag erledigen. Wenn Sie beispielsweise Urlaub nehmen, können Sie Ihre Aufgabenliste für einen Kollegen freigeben, der Ihre Aufgaben erledigt, solange Sie abwesend sind.
Hinweis: Sie können auch Abwesenheitseinstellungen festlegen, um Aufgaben während Ihrer Abwesenheit an andere Benutzer weiterzuleiten.
Wenn Sie eine Aufgabe aus einer freigegebenen oder Gruppenaufgabenliste bearbeiten möchten, müssen Sie die Aufgabe zuerst anfordern. Sie sind dann Eigentümer der Aufgabe, bis Sie sie abschließen oder an einen anderen Benutzer weiterleiten.
Warteschlangen freigeben
Sie können Ihre Aufgabenliste für andere Benutzer freigeben, die dann alle neuen Aufgaben in Ihrer Aufgabenliste anzeigen und für Sie ausführen können. Aufgaben, die sich schon vor der Freigabe in Ihrer Aufgabenliste befunden haben, können von diesen Benutzern nicht angezeigt werden. Die Benutzer können nur die Aufgaben anzeigen und anfordern, die in Ihrer Aufgabenliste eintreffen, nachdem Sie ihnen den Zugriff darauf gewährt haben.
Beachten Sie, dass ein Benutzer eine Aufgabe in einer freigegebenen Warteschlange nur anzeigen kann, wenn der Prozessentwickler die Option „ACLs für freigegebene Warteschlangen hinzufügen“ auf der Registerkarte für die Aufgabenzugriffssteuerungslisten (Task Access Control List (ACL)) des User Service aktiviert hat.
Hinweis: Für geplante Abwesenheitszeiten können Sie auch Abwesenheitseinstellungen festlegen (anstatt die gesamte Aufgabenliste freizugeben), um Aufgaben während Ihrer Abwesenheit an andere Benutzer weiterzuleiten.
Warteschlange freigeben
Klicken Sie zuerst auf Voreinstellungen und dann auf Warteschlangen verwalten.
Aktivieren Sie Meine Warteschlange freigeben.
Geben Sie im Feld Benutzer-ID den Namen oder einen Teil des Namens des Benutzers an, für den Ihre Aufgabenliste freigegeben werden soll, und klicken Sie auf Suchen, um alle Benutzernamen aufzulisten, die den Suchkriterien entsprechen.
Hinweis: Die Benutzernamensuche ist auf 100 Ergebnisse begrenzt. Wenn der erforderliche Benutzer nicht gefunden wird, verfeinern Sie Ihre Suchkriterien.
Wählen Sie den Namen des Benutzers aus und klicken Sie auf Freigeben oder doppelklicken Sie auf den Benutzernamen.
Hinweis: Sie können einen Benutzer aus der Freigabe Ihrer Aufgabenliste entfernen, indem Sie dessen Namen in der Liste „Benutzer, für die 'Meine Warteschlange' zurzeit freigegeben ist“ auswählen und auf „Entfernen“ klicken.
Auf andere Warteschlangen zugreifen
Sie können den Zugriff auf die Aufgabenliste eines anderen Benutzers anfordern, um alle neuen Aufgaben in der Aufgabenliste des Benutzers anzeigen und anfordern zu können.
Wenn Sie den Zugriff auf die Aufgabenliste eines anderen Benutzers anfordern, empfängt dieser in seiner Aufgabenliste eine Aufgabe zum Genehmigen oder Ablehnen Ihrer Anforderung. Nachdem der Benutzer diese Aufgabe abgeschlossen hat, erhalten Sie eine Benachrichtigung in Ihrer „Aufgaben“-Liste.
Wenn Ihnen der Zugriff auf die Aufgabenliste eines anderen Benutzers gewährt wurde, können Sie keine Aufgaben anzeigen, die sich schon vor der Gewährung des Zugriffs in der Aufgabenliste des Benutzers befunden haben. Sie können nur die Aufgaben anzeigen, die in der Aufgabenliste des Benutzers eintreffen, nachdem Ihnen der Zugriff auf die Liste gewährt wurde.
Auf andere Warteschlangen zugreifen
Klicken Sie zuerst auf Voreinstellungen und dann auf Warteschlangen verwalten.
Aktivieren Sie Auf eine andere Warteschlange zugreifen.
Geben Sie im Feld Benutzer-ID den Namen des Benutzers an, auf dessen Aufgabenliste Sie zugreifen möchten, oder klicken Sie auf Suchen, um alle Benutzernamen aufzulisten.
Hinweis: Die Benutzernamensuche ist auf 100 Ergebnisse begrenzt. Wenn der erforderliche Benutzer nicht gefunden wird, verfeinern Sie Ihre Suchkriterien.
Wählen Sie den Namen des Benutzers aus und klicken Sie auf Anfordern.
Hinweis: Sie können die eigene Zugriffsberechtigung für eine andere Aufgabenliste entfernen, indem Sie den Benutzernamen in der Liste „Benutzerwarteschlangen, auf die ich Zugriff habe“ auswählen und auf „Entfernen“ klicken. Solange eine Anforderung für den Zugriff auf die Aufgabenliste eines anderen Benutzers noch aussteht, können Sie Ihren Zugriff auf diese andere Aufgabenliste nicht selbst entfernen.
