Um richtliniengeschützte Dokumente öffnen und verwenden zu können, muss die Richtlinie dem Benutzer Zugriff auf das Dokument gewähren. Der Dokumentbenutzer benötigt ferner ein gültiges Rights Management-Konto und die entsprechende Clientanwendung. Für PDF-Dokumente benötigt der Benutzer Acrobat oder Adobe Reader. Für andere Dateitypen muss die Rights Management-Erweiterung für die entsprechende Anwendung installiert sein.
Wenn ein Benutzer versucht, ein richtliniengeschütztes Dokument zu öffnen, stellt Acrobat, Adobe Reader oder Rights Management Extension eine Verbindung mit Rights Management her, um den Benutzer zu authentifizieren. Der Benutzer kann sich anschließend anmelden. Wenn die Dokumentnutzung überwacht wird, erscheint eine Benachrichtigung. Nachdem Rights Management die zu erteilenden Dokumentberechtigungen bestimmt hat, übernimmt das Programm die Entschlüsselung des Dokuments. Der Benutzer kann das Dokument anschließend gemäß den Vertraulichkeitseinstellungen in der Richtlinie nutzen.
Die Abbildung zeigt die folgenden Schritte:
Der Dokumentbenutzer öffnet das Dokument in einer unterstützten Clientanwendung und authentifiziert sich beim Server. Dieser Schritt erfolgt in der unterstützten Clientanwendung. Die Dokument-ID wird zum Rights Management-Dienst gesendet.
Der Rights Management-Dienst authentifiziert die Benutzer, überprüft die Richtlinie auf Autorisierungsdaten und erstellt einen Beleg. Der Beleg wird (mit dem Dokumentschlüssel und den Berechtigungen) zurück an die Clientanwendung gesendet.
Das Dokument wird mit dem Dokumentschlüssel entschlüsselt, der anschließend gelöscht wird. Das Dokument kann anschließend gemäß den Vertraulichkeitseinstellungen der Richtlinie genutzt werden. Diese Schritte erfolgen in der unterstützten Clientanwendung.
Wenn die Richtlinie angibt, dass Dokumentereignisse protokolliert werden, sendet die Clientsoftware zu protokollierende Ereignisdaten sofort an den Server, sobald der Benutzer das Dokument öffnet. Weitere Informationen über die Protokollierung finden Sie unter „Ereignisse überwachen“ in der LiveCycle Administration Console-Hilfe.
Wenn der Benutzer eine Kopie eines richtliniengeschützten Dokuments speichert, gilt die Richtlinie automatisch und wird für das neue Dokument erzwungen. Ereignisse, z. B. Versuche, das neue Dokument zu öffnen, werden für das ursprüngliche Dokument geprüft und aufgezeichnet.
Der Benutzer kann ein Dokument entsprechend den folgenden zeitlichen Einschränkungen weiter verwenden:
Unbegrenzt oder für die in der Richtlinie angegebene Gültigkeitsdauer
Bis der Administrator oder die Person, welche die Richtlinie aktiviert hat, das Recht zum Öffnen des Dokuments oder Ändern der Richtlinie aufhebt
