Zum Erstellen einer Veranstaltung verwenden Sie den Veranstaltungsassistenten, mit dem Sie einen Namen und eine Übersicht erstellen, ein Bild für die Veranstaltung und das erforderliche Material auswählen, die Teilnehmer festlegen und die unterschiedlichen Phasen der Veranstaltung definieren können, in denen E-Mails an die Teilnehmer gesendet werden.
Veranstaltungen basieren auf Material wie beispielsweise einem Kurs oder Studienplan, einem Meeting oder einem Seminar, d. h. das Material
muss
bereits in der entsprechenden Bibliothek vorhanden sein, bevor Sie die Veranstaltung erstellen. Es ist nicht möglich, das Material gleichzeitig mit der Veranstaltung zu erstellen. Sie können eine beliebige einzelne Datei aus der Material-, Meeting-, Schulungs- oder Seminarbibliothek verwenden.
1. Starten Sie den Veranstaltungsassistenten
Sie starten den Veranstaltungsassistenten durch Klicken auf die Registerkarte „Veranstaltungen“ in Connect Central. Navigieren Sie zu dem Ordner, in dem Sie die Veranstaltung erstellen möchten, und klicken Sie auf „Neue Veranstaltung“.
Um Einstellungen schnell von einer vorhandenen Veranstaltung zu übernehmen, wählen Sie die Veranstaltung aus und klicken Sie auf „Veranstaltung duplizieren“. Geben Sie dann einen eindeutigen Namen und alle anderen angepassten Einstellungen ein.
2. Geben Sie die Veranstaltungsinformationen ein
Auf der ersten Seite des Veranstaltungsassistenten geben Sie die grundlegenden Informationen zur Veranstaltung ein, wie den Namen und die Übersicht. (Der Veranstaltungsname, die Zeitzone und die Sprache sind erforderliche Felder. Alle anderen Felder brauchen nicht ausgefüllt zu werden.) Sie können diese Daten auch nach Erstellung der Veranstaltung noch ändern.
Hinweis:
Auch wenn Sie das Anfangsdatum einer Veranstaltung auf einen späteren Zeitpunkt verlegen, können die Teilnehmer und Moderatoren den Meetingraum dennoch jederzeit betreten.
3. Wählen Sie das geeignete Material aus
Vor der Erstellung der Veranstaltung muss das gesamte benötigte Material vorhanden sein. Wenn Sie erst einmal den Materialtyp ausgewählt haben, können Sie diese Angabe nicht mehr ändern. Sie können jedoch Materialien durch Materialien desselben Typs austauschen. Wenn Sie beispielsweise eine seminarbasierte Veranstaltung erstellen, können Sie das ursprünglich verwendete Seminar später durch ein anderes Seminar ersetzen.
4. Erstellen Sie die Registrierung
Sie können festlegen, welche Fragen die Teilnehmer auf dem Registrierungsformular beantworten müssen. Anhand der Informationen wird ein Gastprofil zur Protokollierung des Teilnehmers erstellt. Vier erforderliche Angaben sind auf dem Formular „Registrierung erstellen“ vorab ausgewählt: E-Mail-Adresse, Kennwort, Kennwortwiederholung und Name. Die Auswahl der anderen Fragen steht Ihnen frei. Für Veranstaltungen, an denen Gäste von außerhalb der Organisation teilnehmen (die zum Beispiel auf der öffentlichen Website der Organisation von der Veranstaltung erfahren haben), empfiehlt es sich, den Firmennamen und die URL zur Identitätsprüfung zu verlangen. Wenn der Teilnehmer beispielsweise für einen Wettbewerber arbeitet, können Sie den Zugriff verweigern. Aktivieren Sie die Option „Kampagnenprotokollierung“, um einen Bericht über die Registrierungen nach Kampagnenquelle zu erstellen.
5. Passen Sie die Registrierung an
Bei der Entwicklung einer Registrierungsseite für eine Veranstaltung haben Sie einigen Spielraum, wie zum Beispiel die Verwenden von Multiple-Choice-, Kurzantwort- und Ja/Nein-Fragen. Sie können ferner die Reihenfolge der Fragen ändern und jederzeit Fragen löschen.
6. Wählen Sie die Teilnehmer aus
Für eine Veranstaltung, an der nur registrierte Benutzer und genehmigte Gäste teilnehmen, können Sie Benutzer und Gruppen als Teilnehmer oder Moderatoren Ihres Seminars auswählen. Diese Benutzer können sich unmittelbar an der Veranstaltung anmelden. Nicht eingeladene Benutzer, denen die URL des Veranstaltungsraums bekannt ist, können dagegen nur versuchen, sich als Gast anzumelden. In diesem Fall kann der Veranstalter den Gästen jeweils separat den Zutritt genehmigen.
7. E-Mail-Optionen
Im letzten Schritt des Veranstaltungsassistenten senden Sie den Teilnehmern per E-Mail Einladungen mit Datum, Uhrzeit, Dauer und URL der Veranstaltung. Sie können diese Einladungen während der Erstellung der Veranstaltung oder zu einem späteren Zeitpunkt senden.
