Vorhandene Veranstaltungen ändern

Bevor eine Veranstaltung stattfindet, können Sie den Anfangstermin und die Berechtigungen der Teilnehmer ändern oder andere Änderungen vornehmen.

Überprüfen Sie die Liste „Aktuelle Teilnehmer“ regelmäßig darauf, ob Sie über ausreichend Lizenzen für die aufgeführten Teilnehmer verfügen und die Teilnehmer ggf. die erforderlichen Kriterien erfüllen.

Überprüfen Sie zudem die aktuellen Registrierungsberichte mit Informationen zu Teilnehmern und eingeladenen Personen. Wenn Sie zum Identifizieren potenzieller Teilnehmer Fragen ausgewählt oder angepasst haben, können Sie auch die Antworten auf diese Fragen einsehen.

Informieren der Benutzer über eine Änderung

Wenn Sie vorhandene Veranstaltungen ändern, indem Sie beispielsweise einen neuen Anfangstermin eingeben, können Sie Benutzer einfach über E-Mail darüber informieren.

  1. Klicken Sie in Connect Central auf die Registerkarte „Veranstaltungen“.
  2. Navigieren Sie zum gewünschten Ordner.
  3. Klicken Sie auf den Namen der zu ändernden Veranstaltung.
  4. Wenn Aktualisierungen gesendet werden müssen, öffnen Sie die Seite „E-Mail-Optionen“ und aktivieren Sie die Option „Erinnerung anzeigen.
  5. Klicken Sie auf „Speichern“.
  6. Öffnen Sie die Seite „Veranstaltungsinformationen“ und führen Sie einen Bildlauf zum Feld „Status“ durch.
  7. Klicken Sie auf „Benachrichtigungen bearbeiten/senden“, nehmen Sie die notwendigen Änderungen vor und klicken Sie auf „Senden“.

Ändern von Veranstaltungsinformationen

Auf der Seite „Veranstaltungsinformationen“ können Sie den Text für Veranstaltungsteilnehmer ändern. Wenn Sie die E-Mail-Option „Benutzer nach Aktualisierung der Veranstaltung benachrichtigen“ aktivieren, erhalten alle eingeladenen Gäste, die Sie bereits über die Veranstaltung informiert haben, automatisch die aktualisierten Informationen.

Hinweis: Wenn Sie Einladungen gesendet haben, ohne die Option „Benutzer nach Aktualisierung der Veranstaltung benachrichtigen“ auszuwählen, müssen Sie sie vor dem Ändern der Profilinformationen festlegen, damit potenzielle Teilnehmer über die Änderungen informiert werden.
  1. Klicken Sie in Connect Central auf die Registerkarte „Veranstaltungen“.
  2. Navigieren Sie zum gewünschten Ordner.
  3. Klicken Sie auf den Namen der zu ändernden Veranstaltung.
  4. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

    • Klicken Sie neben den Veranstaltungsinformationen auf den Link „Bearbeiten“.

    • Klicken Sie auf den Link „Informationen bearbeiten“.

  5. Ändern Sie eine der folgenden Einstellungen:

    • Bearbeiten Sie den Veranstaltungsnamen. Der Name wird in der Veranstaltungsliste und in Berichten angezeigt. Dieses Feld muss ausgefüllt werden.

    • Bearbeiten Sie die Veranstaltungsinformationen. Die Informationen dürfen maximal 750 Zeichen enthalten. Dieser Text wird sowohl auf der Seite „Veranstaltungsinformationen“ als auch in den Veranstaltungsberichten angezeigt.

    • Bearbeiten Sie die detaillierten Informationen zur Veranstaltung (maximal 1.000 Zeichen).

    • Bearbeiten Sie den Anfangs- und Endtermin der Veranstaltung.

    • Bearbeiten Sie die Zeitzone des Ereignisses.

    • Ändern Sie ggf. das Logo. Die Logo-Datei kann im BMP-, GIF-, JPG- oder PNG-Format vorliegen. Die ideale Größe beträgt 100 x 135 Pixel.

    • Ändern Sie ggf. die Sprache der Veranstaltung. Normalerweise wählen Sie hier die Sprache des Moderators bzw. die von den meisten Teilnehmern gesprochene Sprache.

    • Ändern Sie die Benutzerrichtlinien für Veranstaltungen, um neue Benutzer als Gäste oder als Connect-Standardbenutzer hinzuzufügen.

    • Ändern Sie die Option zur Genehmigung von Teilnehmern nach deren Registrierung. (Im Allgemeinen empfiehlt es sich, diese Option zu aktivieren, weil Sie den Zugriff auf die Veranstaltung kontrollieren können.)

  6. Speichern Sie die Änderungen mit einem der beiden Schritte:

    • Klicken Sie auf „Speichern“.

    • Klicken Sie auf „Speichern und neu aufbauen“. (Mit dieser Option werden die HTML-Seiten neu aufgebaut, sofern Sie Adobe Contribute® verwendet haben.)

Ändern der Registrierungsfragen

Sie können beliebige Registrierungsfragen ändern, mit Ausnahme der erforderlichen Fragen (Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und Kennwort), anhand derer das System einen Benutzer validiert.

  1. Klicken Sie in Connect Central auf die Registerkarte „Veranstaltungen“.
  2. Navigieren Sie zum gewünschten Ordner.
  3. Klicken Sie auf die Veranstaltung, die Sie ändern möchten.
  4. Klicken Sie auf „Registrierungsfragen“.
  5. Ändern Sie die Registrierungsfragen:

    • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen links neben der Frage und klicken Sie auf „Speichern“, um der Registrierungsseite eine Frage hinzuzufügen.

    • Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen links neben der Frage und klicken Sie auf „Speichern“, um eine Frage von der Registrierungsseite zu löschen.

  6. Klicken Sie auf „Anpassen“, um benutzerdefinierte Fragen zu ändern, zu löschen oder hinzuzufügen.

    • Wenn Sie die Reihenfolge der Frage in der Liste ändern möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen links neben einer Frage und klicken Sie auf „Nach oben“ oder auf „Nach unten“.

    • Um eine Frage zu löschen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen links neben der Frage und klicken Sie auf „Entfernen“.

    • Um eine benutzerdefinierte Frage zu ändern, klicken Sie im Fenster „Anpassen“ auf den Text der Frage.

    • Um eine Frage hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche, die dem Typ der gewünschten benutzerdefinierten Frage entspricht: „Neue Multiple-Choice-Frage“, „Neue Kurzantwort-Frage“ oder „Neue Ja/Nein-Frage“.

  7. Klicken Sie abschließend auf „Zurück zum Menü Registrierung“.

Hinzufügen von Multiple-Choice-Fragen

  1. Klicken Sie in Connect Central auf die Registerkarte „Veranstaltungen“.
  2. Navigieren Sie zum gewünschten Ordner.
  3. Klicken Sie auf die Veranstaltung, die Sie ändern möchten.
  4. Klicken Sie auf „Registrierungsfragen“.
  5. Klicken Sie auf „Anpassung“.
  6. Klicken Sie auf „Neue Multiple-Choice-Frage“.
  7. Geben Sie im Fenster „Frage“ eine Frage in das Feld ein.
  8. Geben Sie eine mögliche Antwort für Antwort  1 ein. Sie können eine Antwort jederzeit löschen, indem Sie neben dieser Antwort auf die Schaltfläche „Löschen“ klicken.
  9. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Oberhalb hinzufügen“ oder „Unterhalb hinzufügen“, um eine weitere Antwort ober- oder unterhalb von Antwort  1 hinzuzufügen. Durch Klicken auf „Oberhalb hinzufügen“ wird Antwort  1 zu Antwort 2.
  10. Geben Sie eine weitere mögliche Antwort ein.
  11. Wiederholen Sie die Schritte für bis zu vier Antworten.
  12. Wenn eine Beantwortung der Frage durch die Benutzer obligatorisch ist, klicken Sie auf „Antwort ist erforderlich“.
  13. Klicken Sie auf „Speichern“. Das Fenster „Registrierung anpassen“ wird geöffnet und die neue Frage wird angezeigt.

Hinzufügen von Kurzantwort-Fragen

  1. Klicken Sie in Connect Central auf die Registerkarte „Veranstaltungen“.
  2. Navigieren Sie zum gewünschten Ordner.
  3. Klicken Sie auf die Veranstaltung, die Sie ändern möchten.
  4. Klicken Sie auf „Registrierungsfragen“.
  5. Klicken Sie auf „Anpassung“.
  6. Klicken Sie auf „Neue Kurzantwort“.
  7. Geben Sie eine Frage in das Feld ein.
  8. Wenn eine Beantwortung der Frage durch die Benutzer obligatorisch ist, klicken Sie auf „Antwort ist erforderlich“.
  9. Klicken Sie auf „Speichern“. Das Fenster „Registrierung anpassen“ wird geöffnet und die neue Frage wird angezeigt.

Hinzufügen von Ja/Nein-Fragen

  1. Klicken Sie in Connect Central auf die Registerkarte „Veranstaltungen“.
  2. Navigieren Sie zum gewünschten Ordner.
  3. Klicken Sie auf die Veranstaltung, die Sie ändern möchten.
  4. Klicken Sie auf „Registrierungsfragen“.
  5. Klicken Sie auf „Anpassung“.
  6. Klicken Sie auf „Neue Ja/Nein-Frage“.
  7. Geben Sie eine Frage in das Feld ein.
  8. Wenn eine Beantwortung der Frage durch die Benutzer obligatorisch ist, klicken Sie auf „Antwort ist erforderlich“.
  9. Klicken Sie auf „Speichern“. Das Fenster „Registrierung anpassen“ wird geöffnet und die neue Frage wird angezeigt.

Ändern des Veranstaltungsmaterials

Veranstaltungsmaterial können Sie nur durch Material des gleichen Typs ersetzen, also z. B. ein Meeting durch ein anderes Meeting. Sie können allerdings auf dieser Seite der Materialbibliothek kein neues Material hinzufügen. Sie haben hier nur die Möglichkeit, vorhandenes Material für eine Veranstaltung auszuwählen.

Mit Adobe Presenter können Sie außerdem Präsentationen aus PowerPoint in der Materialbibliothek der Veranstaltung veröffentlichen. Wenn Sie eine vorhandene Präsentation für eine Veranstaltung verwenden möchten, veröffentlichen Sie die PowerPoint-Präsentation in einem anderen Ordner der Materialbibliothek (der nicht die Originalpräsentation enthält) erneut. Andernfalls werden die Berichtinformationen für die Originalpräsentation mit den veranstaltungsspezifischen Berichtdaten zusammengeführt und alle veranstaltungsspezifischen Daten von zukünftigen Berichten für die Originalpräsentation übernommen.
Hinweis: Bei Material, bei dem es sich nicht um Kurse und Studienpläne handelt, protokolliert das System nur, ob der Benutzer die Veranstaltung angezeigt hat. So werden beispielsweise die Benutzer auch dann als Teilnehmer einer Veranstaltung eingestuft, wenn sie sich nur die erste Folie einer Präsentation angesehen haben. Im Gegensatz hierzu werden Benutzer, die nur einige Folien in einem Kurs oder Studienplan anzeigen, nicht als Teilnehmer bewertet. Benutzer müssen den Kurs vollständig bearbeiten, um auf dem Bericht als Teilnehmer aufgeführt zu werden. (Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, in dem nach Teilnehmern sortierten Bericht die Zeitpunkte für das Eintreten bzw. Verlassen einer Veranstaltung anzuzeigen.)
  1. Klicken Sie in Connect Central auf die Registerkarte „Veranstaltungen“.
  2. Navigieren Sie zum gewünschten Ordner.
  3. Klicken Sie auf die Veranstaltung, die Sie ändern möchten.
  4. Klicken Sie auf der Seite „Veranstaltungsinformationen“ oben auf den Link „Materialien auswählen“.
  5. Ist das gewünschte Material nicht in der Liste enthalten, rufen Sie die Datei oder den Ordner mit dem entsprechenden Material auf.

    • Klicken Sie auf der Registerkarte oben auf den entsprechenden Link (z. B. beim Ersetzen von Material auf „Gemeinsame Materialien“).

    • Navigieren Sie zum gewünschten Ordner oder zur gewünschten Datei und aktivieren Sie das Kontrollkästchen links oder klicken Sie auf den Ordner oder die Datei. Wenn Sie sich in der Materialbibliothek befinden, klicken Sie auf „Eine Ebene nach oben“.

  6. Klicken Sie auf „Speichern“.

Ändern der E-Mail-Optionen für Veranstaltungen

Sie können die E-Mail-Optionen von E-Mail-Benachrichtigungen, Erinnerungen oder Auswertungsnachrichten ändern, bevor diese gesendet werden. (Einige Benachrichtigungen sind bereits in der Standardeinstellung aktiviert.)

Sie können die E-Mail-Nachrichten Ihren Bedürfnissen anpassen. Bei einigen Nachrichtentypen können Sie einen Microsoft Outlook-Kalendereintrag (iCal) anhängen, mit dem die Veranstaltung im Outlook-Kalender des Empfängers hinzugefügt wird.

Wenn Sie ein E-Mail-Formular anpassen, werden im Bereich Nachrichtentext mehrere Felder in geschweiften Klammern ({}) angezeigt. Sie sollten diese Felder nicht ohne Grund ändern. Die geschweiften Klammern enthalten Variablen, die das System durch bestimmte veranstaltungsbezogene Werte ersetzt. Beispiel: Das event-time-Feld zeigt die von Ihnen festgelegte Anfangszeit an. Falls Sie diese Uhrzeit in der E-Mail-Nachricht ändern und beispielsweise 15 Minuten vorziehen möchten, so dass die Veranstaltung auch wirklich pünktlich beginnt, können Sie das Felds „event-time“ manuell durch eine andere Uhrzeit ersetzen.

Hinweis: Wenn Sie eines der zusätzlichen Laufzeitfelder zur E-Mail-Nachricht hinzufügen möchten, beachten Sie, dass {user-email} die E-Mail-Adresse des Veranstaltungsverwalters, nicht der eingeladenen Teilnehmer ist. Verwenden Sie für die Anmeldekennung des Empfängers in der Veranstaltungsbenachrichtigung das Feld {login}.
  1. Klicken Sie in Connect Central auf die Registerkarte „Veranstaltungen“.
  2. Navigieren Sie zum gewünschten Ordner.
  3. Klicken Sie auf die Veranstaltung.
  4. Klicken Sie auf der Registerkarte „Veranstaltungen“ oben auf den Link „E-Mail-Optionen“. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

    • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen links neben den zu sendenden E-Mail-Nachrichten.

    • Deaktivieren Sie die E-Mail-Nachrichten, die nicht gesendet werden sollen.

    • Klicken Sie neben den Nachrichten, die Sie bearbeiten möchten, auf „Anpassen“. Sie können beispielsweise den Namen des Erstellers durch den Namen des Veranstalters ersetzen oder die Uhrzeit im GMT-Format angeben. (Sie können die Nachrichten bearbeiten. Allerdings dürfen Sie dabei auf der Seite „E-Mail bearbeiten“ die Elemente in geschweiften Klammern ({ }) nicht ändern.)

  5. Klicken Sie auf „Speichern“, um die Änderungen zu speichern, oder auf „Abbrechen“, um das E-Mail-Formular zu schließen.

Bearbeiten von Mailinglisten

Sie können Benutzer, Gruppen und Gäste zur Mailingliste hinzufügen oder daraus löschen.

Hinweis: Sobald Sie eine Veranstaltung erstellen, legt das System eine Gruppe mit dem Namen der Veranstaltung an und trägt die eingeladenen Benutzer in diese Gruppe ein. Auf diese Weise können Sie zu einer etwaigen Nachfolgeveranstaltung bequem dieselben Personen einladen – wählen Sie in der Liste „Benutzer und Gruppen“ einfach die Gruppe der vorherigen Veranstaltung aus.
  1. Klicken Sie in Connect Central auf die Registerkarte „Veranstaltungen“.
  2. Navigieren Sie zum gewünschten Ordner.
  3. Klicken Sie auf die Veranstaltung.
  4. Klicken Sie auf „Teilnehmerverwaltung“.
  5. Ändern Sie die Benutzer bzw. die Gäste:

    • Klicken Sie auf „Gast hinzufügen“ und geben Sie die E-Mail-Adressen aller eingeladenen Gäste ein. Trennen Sie die E-Mail-Adressen durch Kommas.

    • Klicken Sie auf „Benutzer/Gruppen hinzufügen“ und wählen Sie in der Liste „Verfügbare Benutzer und Gruppen“ die Benutzer und/oder Gruppen aus, die Sie einladen möchten.

    • Klicken Sie auf „Registrierungsgruppen“ und wählen Sie in der Liste „Mögliche Gruppen“ jede einzelne Gruppe aus, die Sie einladen möchten. (Nur Administratoren können Registrierungsgruppen für Veranstaltungen auswählen.)

    • Klicken Sie auf „Liste importieren/exportieren“ und danach auf „Durchsuchen“, um eine Datei mit kommagetrennten Werten (CSV-Datei) zu suchen.

    • Klicken Sie auf „Einladungen bearbeiten/senden“, um die Einladungen anzupassen und zu versenden. (Sie können die Einladungen bearbeiten. Allerdings dürfen Sie dabei im Nachrichtentext die Elemente in geschweiften Klammern ({}) nicht ändern.)

      Hinweis: Wenn Sie eines der zusätzlichen Laufzeitfelder zur E-Mail-Nachricht hinzufügen möchten, beachten Sie, dass {user-email} die E-Mail-Adresse des Veranstaltungsverwalters, nicht der eingeladenen Teilnehmer ist. Verwenden Sie für die Anmeldekennung des Empfängers in der Veranstaltungsbenachrichtigung das Feld {login}.