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Eine Veranstaltung ist ein Meeting, ein Seminar, eine Präsentation, ein Kurs, ein Studienplan oder ein virtueller Schulungsraum mit Vor- und Nachbereitungsfunktionen für das betreffenden Ereignisses. Zu den Funktionen zur Verwaltung von Veranstaltungen gehören Registrierung, Erinnerungen und Umfragen zur Nachbearbeitung von Veranstaltungen sowie Berichte.
In den folgenden Situationen sollten Sie das Erstellen einer Veranstaltung in Erwägung ziehen:
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Eine Registrierung der Teilnehmer ist gewünscht. Ferner möchten Sie die Teilnehmer anhand ihrer Registrierungsinformationen überprüfen können.
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Sie möchten Veranstaltungsseiten mit Branding erstellen, z. B. Seiten für Veranstaltungslisten und Übersichten, mit denen auf die Veranstaltung aufmerksam gemacht wird sowie Seiten mit Branding für die Registrierung und Anmeldung.
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Sie möchten die Daten der Teilnehmer in Berichten auswerten. Da diesen Daten die Registrierungsinformationen zugrunde liegen, ergänzen sie Berichte zum Veranstaltungsmaterial, wie beispielsweise Antworten auf Quizfragen in einem Kurs oder Abstimmungsfragen zu einem bestimmten Meeting.
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Sie möchten Personen außerhalb Ihrer Organisation teilnehmen lassen. Veranstaltungen werden häufig auf öffentlichen Websites publiziert. Viele Teilnehmer können dort auf Ihre Veranstaltung aufmerksam werden und sich registrieren.
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Sie möchten automatische E-Mail-Nachrichten mit Einladungen, Erinnerungen, Registrierungsinformationen und Danksagungen senden.
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Sie möchten Statistiken für einzelne Kampagnen, zum Beispiel E-Mail-Angebote, Suchmaschinenkampagnen oder Werbebannerkampagnen erfassen.
Eine Veranstaltung besteht aus drei Phasen:
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Vor der Veranstaltung: In dieser Phase müssen Sie u. a. die Anzahl der verfügbaren Lizenzen bestimmen, das Material erstellen, die Berechtigungen festlegen sowie die Einladungen, Registrierungsunterlagen und Erinnerungen an die Veranstaltungsteilnehmer senden.
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Während der Veranstaltung: Verwaltung der Teilnehmer und ggf. Moderatoren (falls es sich bei der Veranstaltung um ein Meeting oder ein Seminar handelt).
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Nach der Veranstaltung: In dieser Phase müssen Sie z. B. den Browser der Teilnehmer an eine bestimmte URL umleiten, offene Fragen von Teilnehmern beantworten und mithilfe von Umfragen und Berichten diverse Nachbereitungsaktivitäten zur Veranstaltung überwachen.
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