|
Dankzij zorgvuldige planning voorafgaand aan de gebeurtenis en het bijhouden van taken kunt u ervoor zorgen dat gebeurtenissen probleemloos verlopen en dat de activiteiten na afloop van de gebeurtenis snel kunnen worden uitgevoerd.
1. Bepalen over hoeveel licenties u beschikt
Voordat u een gebeurtenis instelt, dient u te bepalen over hoeveel licenties u beschikt. Als het aantal voor de gebeurtenis geregistreerde personen het aantal licenties overschrijdt, kunnen niet alle deelnemers zich aansluiten bij de gebeurtenis wanneer ze zich aanmelden. Bespreek eventuele licentieproblemen met uw Connect Central-beheerder.
2. Inhoud opgeven voor de gebeurtenis
Voordat u een gebeurtenis maakt, moet de inhoud voor deze gebeurtenis bestaan in Connect Central. (Wanneer u een gebeurtenis instelt met de wizard Gebeurtenis, moet u de volgende gegevens opgeven: de inhoud, de vergadering, de cursus, de virtuele lesruimte, het studieprogramma of het seminar waarop de gebeurtenis wordt gebaseerd.) De volgende lijst bevat enkele voorbeelden:
-
Als u een trainingsgebeurtenis wilt maken met gebruik van een cursus of studieprogramma, moet de cursus of het studieprogramma in de trainingsbibliotheek staan.
-
Als u inhoud wilt presenteren als een gebeurtenis, moet de inhoud zijn opgeslagen in de inhoudsbibliotheek.
-
Als u een vergadering of een seminar wilt gebruiken als een gebeurtenis, moet de vergadering of het seminar in de vergaderingen- of seminarbibliotheek staan.
3. Machtigingen instellen voor gebeurtenissen
Machtigingen zijn belangrijk, omdat deze bepalen wie kan deelnemen aan gebeurtenissen en deze kan weergeven en beheren. Aanwezigheidsmachtigingen bepalen de rollen en functies van de aanwezige personen. De gebeurtenismanager wijst de rollen van een deelnemer toe tijdens het instellen van de gebeurtenis.
Opmerking:
deelnemersrollen worden weergegeven in de kolom Rol van de lijst Mijn geplande gebeurtenissen in Manager.
Aanwezige personen kunnen over de volgende rollen en machtigingen beschikken:
-
Uitgenodigd
-
Personen die een uitnodiging hebben ontvangen voor de gebeurtenis en die zijn gevraagd om zich te registreren voor de gebeurtenis.
-
Afgewezen
-
Een persoon die zich heeft geregistreerd, maar aan wie de gastheer geen toegang heeft verleend.
-
In afwachting van goedkeuring
-
Een persoon voor wie de registratie niet is goedgekeurd door de gebeurtenismanager.
-
Deelnemer
-
Personen die de gebeurtenis bijwonen als gasten of als geregistreerde gebruikers van uw bedrijf. Deelnemers beschikken over beperkte machtigingen.
-
Presentator
-
Iemand die inhoud laat zien aan aanwezigen. Presentatoren krijgen presentatormachtigingen toegewezen.
-
Gastheer
-
De persoon die volledige zeggenschap heeft over de vergader- of seminarruimte die voor de gebeurtenis wordt gebruikt. De gastheer beschikt over volledige presentator- en beheermachtigingen en kan machtigingen toewijzen aan anderen.
Opmerking:
de rollen Presentator en Gastheer worden alleen gebruikt voor live uitgevoerde gebeurtenissen (vergaderingen en seminars). Voor alle niet live uitgevoerde gebeurtenissen worden alleen de rollen Deelnemer, Uitgenodigd en Afgewezen gebruikt.
Gebeurtenisbibliotheekmachtigingen bepalen wie gebeurtenissen kan maken, gebeurtenissen kan wijzigen en de taken mag uitvoeren die zijn gekoppeld aan de bestanden en mappen in de gebeurtenisbibliotheek, zoals het toevoegen en verwijderen van bestanden. De bestandsbeheermachtigingen zijn Beheren en Afgewezen.
4. Deelnemers registreren en goedkeuren
Voor gebeurtenissen is registratie altijd vereist, goedkeuring is daarentegen niet altijd vereist. Standaard is goedkeuring niet vereist voor een gebeurtenis, maar u kunt deze instelling wijzigen tijdens het maken van de gebeurtenis. Als goedkeuring niet is vereist, wordt iedereen die zich registreert automatisch goedgekeurd en kan iedereen die zich registreert de gebeurtenis bijwonen, vooropgesteld dat u over voldoende licenties beschikt. (Als gastheer van de gebeurtenis, kunt u iedereen afkeuren voordat de gebeurtenis plaatsvindt.) Door goedkeuring te vereisen, kunt u bepalen wie de gebeurtenis bijwoont.
|
|
|
