Operazioni con le impostazioni di conformità e controllo

Le organizzazioni che operano in settori industriali regolamentati devono rispettare gli standard richiesti. Tali standard stabiliscono come e quando i dipendenti possono comunicare e se l’organizzazione deve o meno registrare e archiviare le comunicazioni. Ad esempio, alcune organizzazioni devono archiviare tutte le comunicazioni che hanno luogo nelle proprie reti.

Le organizzazioni possono inoltre decidere di conservare le comunicazioni tra i dipendenti o tra i dipendenti e gli utenti esterni per soddisfare gli standard previsti di controlli interni. Le impostazioni di conformità e controllo permettono di rispettare determinati standard e di controllare le riunioni a livello globale.

Le impostazioni di conformità e controllo sono globali e influenzano l’account di Adobe Connect. Le impostazioni vengono applicate immediatamente a tutte le sessioni di riunione che iniziano dopo che sono state salvate le impostazioni. Le impostazioni non valgono per le riunioni in corso quando le impostazioni vengono salvate. Le impostazioni si applicano alle riunioni recenti fino a 10 minuti dopo la conclusione della riunione.

Nota: non tutte le funzioni di conformità sono disponibili per i clienti ospitati.

Personalizzazione delle impostazioni di conformità e controllo

  1. Effettuate il login in Connect Central.
  2. Fate clic sulla scheda Amministrazione.
  3. Fate clic su Conformità e controllo.
  4. Fate clic su Gestione contenitori ed effettuate una delle seguenti operazioni:
    • Selezionate i contenitori che desiderate disattivare nelle stanze riunioni e nelle classi virtuali. Se disattivate un contenitore, il contenitore e tutte le informazioni al suo interno vengono cancellati in ogni stanza riunioni contenente il contenitore. La disattivazione dei contenitori potrebbe lasciare spazio vuoto nei layout delle stanze riunioni. Aggiornate i modelli della riunione e ridimensionate i contenitori per adattare tutti gli spazi.

    • Scegliete se disabilitare l'audio interattivo tra VoIP e il ponte della conferenza.

    • Scegliete se disabilitare la trasmissione dal ponte della conferenza. L'audio dal ponte viene utilizzato solo per le registrazioni.

    • Scegliete se disabilitare la videotelefonia.

  5. Fate clic su Impostazioni condivisione ed effettuate una delle seguenti operazioni:
    • Scegliete se disabilitare la condivisione del desktop, delle finestre o delle applicazioni. Le modalità di condivisione dello schermo vi consentono di disabilitare le modalità di condivisione dello schermo ed evitare che gli utenti condividano contenuti non autorizzati. Per ulteriori informazioni relative alle modalità di condivisione dello schermo, consultate Opzioni di condivisione dello schermo .

    • Scegliete se selezionare l'opzione Disattiva richiesta controllo onde evitare che gli utenti richiedano il controllo dello schermo condiviso di un altro utente.

    • Scegliete se disabilitare la funzione di condivisione dello schermo "Interrompi e annota" per disabilitare la lavagna sovrapposta del contenitore Condivisione.

    • Scegliete se limitare la condivisione dello schermo a determinati processi per specificare le applicazioni che gli utenti possono condividere. Consultate Specificare le applicazioni da condividere o bloccare .

    • In Impostazioni di condivisione dei documenti, scegliete una o più delle opzioni seguenti. Se selezionate tutte le opzioni, l'opzione Condividi documenti viene rimossa dal contenitore Condivisione.

      Scegliete Contenitore condivisione: disabilitate la possibilità di caricare i documenti alla riunione, per evitare che gli utenti possano condividere i documenti sui computer.

      Scegliete Contenitore condivisione: disabilitate la possibilità di caricare i documenti dalle librerie Contenuto e Corsi, per evitare che gli utenti possano condividere i documenti che sono stati pubblicati in tali librerie. Questa impostazione impedisce agli utenti di caricare contenuti direttamente in una stanza riunioni. Un ospitante o un relatore può condividere soltanto contenuti precaricati in Connect Central.

      Scegliete Disabilita lavagna, per disabilitare la lavagna dal contenitore Condivisione.

    • Scegliete Disabilita contenitore Condivisione file per rimuovere il contenitore di condivisione dei file da tutte le riunioni.

    • Selezionate Disattiva stanze sottogruppo di lavoro per evitare la possibilità di creare stanze sottogruppo di lavoro.

    • Selezionate l'opzione Disabilita per aprire il collegamento Web al termine della riunione.

  6. Fate clic su Registrazioni e avviso ed effettuate una delle seguenti operazioni:
    Nota: per gli utenti in hosting è disponibile solo l’impostazione Abilita avviso di conformità. Gli utenti in hosting non possono forzare le impostazioni di registrazione né abilitare la trascrizione delle chat.
    • Selezionate Blocca impostazioni registrazione per tutte le riunioni e Registra sempre le riunioni (attivato), per registrare tutte le riunioni. Nessuno può interrompere la registrazione, nemmeno l’ospitante della riunione. Solo gli amministratori possono accedere alle registrazione forzate, a meno che non selezioniate Pubblica i link delle registrazioni nelle cartelle delle riunioni. In questo caso, l’ospitante della riunione può accedere alla registrazione mediante il collegamento disponibile nella cartella della riunione. L’ospitante della riunione può modificare la registrazione forzata, ma gli amministratori possono comunque accedere alla registrazione originale in base alle loro esigenze. L’area Solo relatori e le stanze dei sottogruppi di lavoro non vengono mai registrate. Se dovete registrare tutte le attività della riunione, scegliete Disattiva stanze sottogruppo di lavoro nella pagina Impostazioni condivisione. Selezionate Non registrare mai alcuna riunione (disattivato), per disattivare il comando Riunione > Registra riunione in tutte le stanze riunioni.

    • Selezionate Consenti la distribuzione di copie locali delle registrazioni agli utenti finali per consentire agli utenti di scaricare le registrazioni in Adobe Connect Desktop.

    • Selezionate Abilita trascrizioni chat per registrare tutti i messaggi chat sul server. Le trascrizioni contengono il nome della stanza, del mittente e del destinatario, la data e l’ora e il corpo del messaggio relativo a ciascun messaggio chat. Le trascrizioni sono memorizzate nel server Adobe Connect nella cartella rootinstall \content\ account-id \ sco-id - version \output\ (ad esempio, C:\breeze\content\7\21838-1\output). Il formato del nome e del tipo di file è nomestanza _ data _ ora .xml. Le trascrizioni chat non archiviano il testo nel contenitore Nota e la comunicazione chat nelle stanze per sottogruppi di lavoro. Per registrare tutte le conversazioni basate su testo, disattivate il contenitore Nota e le stanze per sottogruppi di lavoro.

    • Selezionate Abilita avviso di conformità e immettete il testo dell’avviso per obbligare tutti gli utenti ad accettare i termini dell’avviso prima di entrare nelle stanze riunioni. L’accettazione viene registrata nel registro del server. Ad esempio, i clienti autorizzati possono utilizzare questo avviso per informare gli utenti che una riunione verrà registrata o meno.

    • In Registra l'audio della riunione sul ponte dei fornitori di telefonia, selezionate i fornitori audio per i quali anche la registrazione dei contenuti audio deve essere realizzata utilizzando il ponte audio del fornitore. Per impostazione predefinita, la registrazione viene realizzata utilizzando Universal Voice per i fornitori audio.

  7. Fate clic su Impostazioni formazione e selezionate se attivare o meno l’apertura dell’iscrizione.
  8. Fate clic su Salva per salvare le modifiche.

Specificare le applicazioni da condividere o bloccare

Per impedire agli utenti la condivisione di applicazioni o processi non autorizzati, potete eseguire una delle operazioni seguenti:
  • Creare una whitelist di applicazioni autorizzate

  • Creare una blacklist di applicazioni o processi che non possono essere condivisi

Queste due opzioni si escludono a vicenda: potete specificare una whitelist o una blacklist. Le applicazioni incluse nella blacklist non sono disponibili per partecipanti, relatori e ospitanti. Onde evitare che gli utenti condividano applicazioni o processi non autorizzati, nelle caselle di testo immettete separatamente le applicazioni dei sistemi operativi Windows, Linux e Mac OS. L’elenco degli elementi disponibili viene visualizzato quando l’utente seleziona Windows o Applicazioni nella finestra Avvia condivisione schermo.

  1. Selezionate l'opzione Limita la condivisione dello schermo per i processi specifici.
  2. Per determinare il nome dell'applicazione eseguibile:
    Windows
    Effettuate una delle seguenti operazioni:
    • Andate nella cartella dell'applicazione (in genere, C:\Programmi\ cartella dell'applicazione ) e leggete il nome del file eseguibile dell'applicazione. Ad esempio, il nome del file eseguibile di Microsoft Office PowerPoint è POWERPNT.EXE.

    • Avviate Task Manger Windows (fate clic con il pulsante destro del mouse in un punto libero della barra delle applicazioni di Windows e scegliete Task Manager dal menu contestuale). Selezionate la scheda Processi per visualizzare l'elenco di tutti i processi in esecuzione.

    Linux
    Eseguite una delle seguenti operazioni per elencare tutti i processi in esecuzione:
    Nota: questi esempi sono tratti da Ubuntu. Comunque, gli altri sistemi Linux presentano opzioni simili.
    • Immettete il comando ps (stato del processo).

    • Scegliete Sistema > Amministrazione > Monitor di sistema. Quindi, fate clic sulla scheda Processi.

    Mac OS
    Effettuate una delle seguenti operazioni:
    • Andate nella cartella dell'applicazione e leggete il nome del file eseguibile dell'applicazione.

    • Aprite il Monitor attività (Mac OS X 10.3 o versione successiva) o il Process Viewer (Mac OS X 10.0 e 10.2). Selezionate tutti i processi dal menu a comparsa Mostra per visualizzare l'elenco di tutti i processi in esecuzione.

  3. Selezionate una delle opzioni seguenti:
    • Consenti solo la condivisione dei processi seguenti.

    • Impedisci la condivisione dei processi seguenti.

  4. Immettete l'elenco dei nomi eseguibili come valori separati da due punti per i sistemi Windows, Linux e Mac OS. Ad esempio,
    Windows
    powerpnt.exe:winword.exe:notepad.exe

    Mac OS
    iTunes.app: iPhoto.app: iChat.app

    Linux
    soffice.bin

  5. Fate clic su Salva.

Visualizzazione delle registrazioni forzate

  1. In Connect Central, gli amministratori possono fare clic su Contenuto > Registrazioni forzate per visualizzare tutte le registrazioni forzate presenti in un account.
  2. Fate clic sul nome di una registrazione per visualizzare le informazioni sulla registrazione.
  3. Effettuate una delle seguenti operazioni:
    • Fate clic su Modifica per modificare il titolo, il riepilogo o la lingua di una registrazione.

    • Fate clic su URL per visualizzazione per visualizzare la registrazione.

Creazione di un collegamento a una registrazione forzata

I collegamenti puntano alla versione più recente della registrazione. Se alla registrazione viene apportata una modifica (direttamente o attraverso un qualsiasi collegamento), le modifiche si riflettono in tutti i collegamenti a tale registrazione.

  1. In Connect Central, gli amministratori possono fare clic su Contenuto > Registrazioni forzate per visualizzare tutte le registrazioni forzate presenti in un account.
  2. Selezionate la casella di controllo relativa alla riunione da collegare.
  3. Fate clic su Crea link.
  4. Individuate la cartella Contenuto in cui intendete aggiungere il collegamento.
  5. Fate clic su Crea link.

Eliminazione delle registrazioni forzate

Solo gli amministratori possono eliminare le registrazioni forzate.

  1. In Connect Central, fate clic su Contenuto > Registrazioni forzate per visualizzare tutte le registrazioni forzate presenti in un account.
  2. Selezionate la casella di controllo relativa alla riunione da eliminare.
  3. Fate clic su Elimina.