Utilisation de tâches

Après l’ouverture d’une tâche, les onglets qui s’affichent dans le volet principal et les outils disponibles dépendent de la tâche. Les onglets que vous pouvez voir sont décrits ci-dessous.

Détails de la tâche : comporte des informations générales sur le type de tâche ainsi que des informations spécifiques sur la tâche actuelle et le processus dont elle fait partie.

Formulaire : affiche le formulaire associé à la tâche. Le formulaire peut correspondre à de nombreux types de fichier, y compris PDF, HTML, Guide et fichier SWF. Le formulaire peut ressembler à un formulaire Web ou à un formulaire classique imprimable, ou peut vous guider à travers une série de panneaux de type assistant nécessaires à la collecte d’informations.

Historique : répertorie les tâches qui font partie de l’instance de processus et le formulaire, les affectations de tâche et les pièces jointes associés à chaque tâche.

Pièces jointes : affiche les éventuelles notes ou pièces jointes associées à la tâche et, selon la tâche, vous permet de modifier les notes et la tâche.

Lorsque vous travaillez sur une tâche, les outils disponibles et les actions possibles sont décrits ci-dessous.

    Transfert, partage ou consultation sur une tâche

    Vous pouvez également transférer une tâche accompagnée de notes ou de pièces jointes à un autre utilisateur, partager la tâche avec un autre utilisateur, ou consulter un autre utilisateur à propos de la tâche. Si vous modifiez un formulaire associé à une tâche, vous devez enregistrer le formulaire en tant que brouillon avant de transférer la tâche, de la partager ou de consulter un autre utilisateur à son propos. Dans le cas contraire, la tâche sera envoyée sans le formulaire mis à jour. Après avoir transféré la tâche ou l’avoir partagée, l’utilisateur qui reçoit la tâche peut exécuter celle-ci ou vous la renvoyer. Si vous consultez un autre utilisateur à propos de la tâche, ce dernier ne peut que vous renvoyer la tâche.

    1. Si vous avez modifié le formulaire associé à la tâche que vous souhaitez conserver, dans l’onglet Formulaire, cliquez sur Enregistrer . Dans le cas contraire, la tâche sera envoyée sans le formulaire mis à jour.

      Remarque : le bouton Enregistrer n’est pas disponible pour certains formulaires selon le processus sur lequel vous travaillez.

    2. Dans l’onglet Détails de la tâche, cliquez sur l’un des boutons suivants :

      • Transférer Bouton Transférer cette tâche à un autre utilisateur

      • Partager Bouton Partager cette tâche avec un autre utilisateur

      • Consulter Bouton Envoyer cette tâche à un autre utilisateur pour consultation

      Selon la tâche, vous pouvez également effectuer ces actions à partir de la liste Tâches sans ouvrir la tâche.

    3. Sur l’onglet Sélection de l’utilisateur, dans le champ de texte, spécifiez le nom de l’utilisateur concerné par le transfert, le partage ou la consultation sur la tâche, puis cliquez sur Rechercher.

    4. Sélectionnez le nom dans la liste générée, puis cliquez sur OK.

    Renvoi d’une tâche

     Sur l’onglet Détails de la tâche, cliquez sur Renvoyer cette tâche à l’utilisateur précédent . La tâche est renvoyée vers la liste Tâches de l’utilisateur qui vous avait transféré cette tâche, qui avait partagé cette tâche avec vous ou que vous aviez consulté à propos de cette tâche.

    Mise d’une tâche hors connexion

    Vous pouvez être autorisé à travailler sur une tâche hors connexion puis à envoyer ultérieurement son formulaire à partir d’Adobe Reader ou d’Adobe Acrobat Professional ou Acrobat Standard. L’envoi du formulaire déclenche le démarrage de votre client de messagerie avec l’adresse électronique de serveur appropriée. Vous pouvez alors envoyer le formulaire renseigné au serveur par courrier électronique.

    1. Sur l’onglet Formulaire, cliquez sur Mettre ce formulaire hors connexion.

    2. Spécifiez un nom de fichier pour l’enregistrement du formulaire et cliquez sur Enregistrer. Le formulaire associé à la tâche est enregistré localement et la tâche demeure dans votre liste Tâches jusqu’à l’envoi du formulaire.

    Utilisation de révisions à un ou plusieurs utilisateurs

    Lorsque vous travaillez avec l’interface utilisateur du conteneur d’approbation (obsolète) pour la révision de documents et qu’une tâche fait partie d’une révision par un ou plusieurs utilisateurs, les outils suivants peuvent être disponibles :

    • Affichage des instructions pour la tâche

    • Affichage de l’état d’exécution de tous les utilisateurs auxquels la tâche est affectée

    • Affichage des commentaires de tous les utilisateurs auxquels la tâche est affectée

    • Ajout personnel de commentaires à la tâche

    • Ajout de pièces jointes

    Ajout d’un commentaire

    1. Sur l’onglet Formulaire, cliquez sur Ajouter un commentaire .

    2. Dans la zone de texte qui apparaît, tapez vos commentaires sur la tâche et cliquez sur Ajouter. Vos commentaires s’affichent à droite de la zone de texte.

    Utilisation de pièces jointes

    Vous pouvez être autorisé à ajouter, mettre à jour, supprimer ou enregistrer localement les pièces jointes éventuelles.

    Ajout d’une pièce jointe

    1. Sur l’onglet Pièces jointes, sélectionnez Pièce jointe.

    2. Cliquez sur Parcourir pour sélectionner le fichier à attacher.

    3. Sélectionnez le niveau des Autorisations relatives à la pièce jointe pour les autres utilisateurs participant au processus. Si vous sélectionnez Lecture, d’autres utilisateurs peuvent enregistrer le fichier localement. Si vous sélectionnez l’une des autorisations de modification, les autres utilisateurs peuvent également télécharger un nouveau fichier pour remplacer votre pièce jointe.

    4. Cliquez sur OK. Le fichier est attaché au formulaire.

    Affichage d’une pièce jointe

     Dans l’onglet Pièces jointes, cliquez sur le nom de fichier de la pièce jointe à afficher.

    Enregistrement local d’une pièce jointe

     Cliquez sur le bouton Enregistrer pour la pièce jointe. Sélectionnez l’emplacement où télécharger le fichier.

    Mise à jour d’une pièce jointe

     Cliquez sur le bouton Mettre à jour pour la pièce jointe. Sélectionnez le fichier devant remplacer la pièce jointe existante.

    Suppression d’une pièce jointe

     Cliquez sur le bouton Supprimer pour la pièce jointe.

    Enregistrement du travail sans terminer la tâche

     Sur l’onglet Formulaire, cliquez sur Enregistrer . La tâche demeure dans votre liste Tâches et les modifications que vous avez effectuées dans le formulaire sont enregistrées dans le dossier des brouillons.