Toutes les tâches qui vous sont affectées s’affichent dans votre liste Tâches (file d’attente).
Toutes les listes Tâches de groupe ou partagées auxquelles vous avez accès s’affichent également dans le volet de gauche sur la page Tâches. Vous pouvez exécuter les tâches de toutes les listes Tâches qui vous sont accessibles.
Une liste Tâches de groupe peut comporter plusieurs membres. Un administrateur définit les listes Tâches de groupe en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise. Ces listes Tâches permettent de répartir un travail sur plusieurs personnes partageant des responsabilités similaires.
Par exemple, chaque membre de votre équipe traite des formulaires de demande de prêt. Toutes ces tâches sont envoyées à une liste Tâches de groupe accessible à chaque membre de votre groupe. Tous les membres du groupe ont accès aux tâches de cette liste Tâches.
Une liste Tâches partagée s’affiche lorsqu’un autre utilisateur partage sa liste Tâches avec vous. Vous pouvez alors afficher les tâches de la liste Tâches de cet utilisateur et les exécuter à sa place. Par exemple, si vous partez en congés, vous pouvez partager votre liste Tâches avec un collègue qui exécute vos tâches en votre absence.
Remarque : vous pouvez également spécifier des paramètres d’absence du bureau pour qu’en votre absence les tâches soient transférées à d’autres utilisateurs.
Pour travailler sur une tâche issue d’une liste Tâches de groupe ou partagée, vous devez d’abord demander la tâche. Vous devenez alors le propriétaire de la tâche jusqu’à ce que vous l’ayez terminée ou transférée à un autre utilisateur.
Partage des files d’attente
Vous pouvez partager votre liste Tâches avec un autre utilisateur, qui peut alors afficher les nouvelles tâches de votre liste Tâches et agir sur celles-ci pour vous. Si votre liste Tâches comporte des tâches avant son partage, l’autre utilisateur ne peut pas les afficher. Il ne peut afficher et demander les tâches arrivées dans votre liste Tâches qu’après avoir obtenu l’autorisation d’accès.
N’oubliez pas que pour qu’un utilisateur affiche une tâche dans une file d’attente partagée, le concepteur de processus doit activer l’option Add ACL for Shared Queue sur l’onglet Task Access Control List (ACL) du service User.
Remarque : si vous envisagez de vous absenter du bureau, vous pouvez également spécifier des paramètres d’absence du bureau pour qu’en votre absence les tâches soient transférées à d’autres utilisateurs, au lieu de partager toute votre liste Tâches.
Partage de votre file d’attente
Cliquez sur Préférences, puis sur Gérer les files d’attente.
Sélectionnez Partager ma file d’attente.
Dans la zone ID utilisateur, indiquez tout ou partie du nom de l’utilisateur avec lequel partager votre liste Tâches et cliquez sur Rechercher pour répertorier tous les noms d’utilisateur correspondant aux critères de recherche.
Remarque : la recherche de noms d’utilisateur est limitée à 100 résultats. Si vous ne parvenez pas à trouver l’utilisateur recherché, affinez vos critères de recherche.
Sélectionnez le nom de l’utilisateur et cliquez sur Partager, ou cliquez deux fois sur celui-ci.
Remarque : vous pouvez exclure un utilisateur du partage de votre liste Tâches en sélectionnant son nom dans la liste Utilisateurs partageant actuellement ma file d’attente et en cliquant sur Supprimer.
Accès à d’autres files d’attente
Vous pouvez demander l’accès à la liste Tâches d’un autre utilisateur pour afficher et demander toute nouvelle tâche dans la liste Tâches de l’utilisateur.
Dans ce cas l’utilisateur reçoit une tâche dans sa liste Tâches pour approuver ou refuser votre demande. Dès que l’utilisateur a terminé la tâche, vous recevez une notification dans cette même liste.
Si vous avez accès à la liste Tâches d’un autre utilisateur, vous ne pouvez pas afficher les tâches qui figuraient dans cette liste avant votre autorisation d’accès. Vous pouvez afficher uniquement les tâches arrivées dans la liste Tâches de l’utilisateur après avoir obtenu son autorisation d’accès.
Accès à une autre file d’attente
Cliquez sur Préférences, puis sur Gérer les files d’attente.
Sélectionnez Accéder à une autre file d’attente.
Dans la zone ID utilisateur, indiquez le nom de l’utilisateur à la liste Tâches duquel vous voulez accéder ou cliquez sur Rechercher pour répertorier tous les noms d’utilisateur.
Remarque : la recherche de noms d’utilisateur est limitée à 100 résultats. Si vous ne parvenez pas à trouver l’utilisateur recherché, affinez vos critères de recherche.
Sélectionnez le nom de l’utilisateur et cliquez sur Demander.
Remarque : vous pouvez supprimer votre accès à une autre liste Tâches en sélectionnant le nom d’utilisateur dans la liste Files d’attente d’utilisateurs auxquelles j’ai accès et en cliquant sur Supprimer. Vous ne pouvez pas supprimer votre accès à un autre liste Tâches lorsque la demande d’accès à la liste Tâches est encore en attente.
