Pour créer un événement, utilisez l’Assistant de création d’événements qui vous guidera tout au long des différentes tâches : création d’un nom et d’un résumé, sélection d’une image à associer à votre événement, choix du contenu, identification des participants et définition des différentes phases de votre événement au cours desquelles des messages électroniques sont envoyés aux participants.
Les événements se composent de contenu, par exemple d’un cours ou d’un curriculum, d’une réunion ou d’un séminaire. Autrement dit, le contenu
doit déjà exister
dans la bibliothèque appropriée avant la création de l’événement ; vous ne pouvez pas le créer au moment de la création de l’événement. Vous pouvez utiliser tout fichier stocké dans vos bibliothèques de contenu, de réunions, de formations ou de séminaires.
1. Ouverture de l’Assistant de création d’événements
Pour lancer l’Assistant Evénement, cliquez sur l’onglet Gestion des événements dans Connect Central, localisez le dossier contenant l’événement, puis cliquez sur Nouvel événement.
Pour copier rapidement les paramètres d’un événement existant, sélectionnez-le, puis cliquez sur le bouton Dupliquer événement. Entrez ensuite un nom unique et tout autre paramètre personnalisé.
2. Saisie des informations sur l’événement
La première page de l’Assistant de création d’événements permet de saisir des informations sur l’événement, par exemple un nom et des informations détaillés. (Le nom de l’événement, le fuseau horaire et la langue sont obligatoires ; les autres champs sont facultatifs.) Ces informations peuvent être modifiées après la création de l’événement.
Remarque :
si vous repoussez le début de l’événement à une date ultérieure, les participants et les présentateurs auront malgré tout accès à la salle de réunion.
3. Sélection du contenu
Le contenu d’un événement doit exister avant la création de l’événement. Une fois le type de contenu sélectionné, vous ne pouvez plus le modifier. Vous pouvez cependant le remplacer par un contenu du même type. Par exemple, si vous créez un événement à partir d’un séminaire, vous pouvez ensuite remplacer le séminaire choisi à la création de l’événement par un autre.
4. Création d’une inscription
Vous choisissez les questions auxquelles les participants doivent répondre dans le formulaire d’inscription. Ces informations permettent de créer un profil d’invité et de suivre le participant. Quatre champs, présélectionnés sur le formulaire Créer une inscription, sont obligatoires : Adresse de messagerie, Mot de passe, Confirmer le mot de passe et Nom. Vous pouvez sélectionner les autres questions à votre convenance. Lorsque des événements incluent des invités externes (par exemple, des personnes ayant trouvé votre liste d’événements sur le site Web public de la société), il est conseillé d’obtenir le nom et l’URL de la société à des fins de vérification. Par exemple, si le candidat travaille pour un concurrent, vous pouvez lui refuser l’accès à l’événement. Sélectionnez l’option Activer le suivi de campagne pour faire état des inscriptions par source de campagne.
5. Configuration de l’inscription
Pour concevoir une page d’inscription à un événement, un grand nombre de possibilités s’offrent à vous, y compris des questions personnalisées de type choix multiples, réponse abrégée ou oui/non. Vous pouvez également modifier l’ordre des questions et en supprimer à tout moment.
6. Sélection des participants à un événement
Dans le cas d’un événement réservé aux invités enregistrés et aux utilisateurs autorisés, sélectionnez les participants et les présentateurs parmi les utilisateurs et les groupes. Ces utilisateurs pourront se connecter directement à l’événement. Les utilisateurs non conviés qui possèdent l’URL de la salle de réunion de l’événement peuvent tenter de se connecter comme visiteurs. Dans ce cas, en tant qu’hôte, vous pouvez les accepter individuellement en qualité d’invités.
7. Options de messagerie
La dernière étape de l’Assistant de création d’événements consiste à envoyer des invitations électroniques aux participants afin de les informer de la date, de l’heure, de la durée et de l’URL de l’événement. Vous pouvez envoyer des invitations lorsque vous créez l’événement ou créer les invitations et les envoyer ultérieurement.
