Ajout d'informations relatives à la salle de réunion Adobe Connect
|
Lorsque vous créez une réunion dans Lotus Notes, vous pouvez utiliser votre carnet d'adresses Lotus Notes ou votre carnet d'adresses global pour inviter les utilisateurs. Vous pouvez utiliser Lotus Notes pour envoyer par courrier électronique des invitations à une réunion et rappeler aux participants les prochaines réunions.
Le courrier électronique d'invitation à une réunion comporte le texte de l'invitation, l'URL de la salle de réunion Adobe Connect et des informations détaillées sur la conférence audio si elles sont disponibles. Lotus Notes Add-in ajoute ces informations à des invitations de calendrier et à des messages électroniques. Vous n'avez pas à créer de salle de réunion, ni à planifier ou à mettre à jour la salle de réunion pour chaque session de réunion. Les salles de réunion Adobe Connect et leur URL sont permanentes.
Remarque :
A l'exception de l'hôte de la réunion, toutes les personnes présentes sont configurées comme étant des participants à la réunion. Pour convertir des participants en présentateurs ou en hôtes avant la réunion, vous pouvez modifier le rôle des utilisateurs dans Adobe Connect (Réunions > Modifier les participants). Pour plus d'informations, voir l'aide d'Adobe Connect
Création d'une salle de réunion
Une salle de réunion peut être utilisée comme salle par défaut pour vos réunions Adobe Connect ou comme salle occasionnelle. Cette option n'est pas disponible si l'administrateur a limité la création de salles.
-
Dans le menu Add-in, sélectionnez Créer une salle Adobe Connect.
-
Indiquez le nom d'une salle de réunion et le suffixe personnalisé de l'URL, par exemple, votre nom ou
planification
.
Envoi d'une invitation à une réunion
Généralement, vous envoyez une invitation de calendrier pour planifier les réunions récurrentes, à venir ou encore celles que vous souhaitez afficher dans le calendrier d'un participant. En revanche, une invitation par messagerie est plus adaptée pour inviter les participants à rejoindre une réunion dans un bref délai. Les invitations de calendrier comme les invitations par message électronique comprennent des informations détaillées sur la réunion Adobe Connect. Ces informations comprennent l'URL de la salle de réunion ainsi que, le cas échéant, le numéro de téléphone et les codes de connexion à la conférence.
Vérifiez que vous avez configuré la salle de réunion par défaut. Consultez la section
Configuration de la salle de réunion par défaut
.
Envoi d'une invitation par message électronique
-
Dans le menu Add-in, sélectionnez Envoyer une invitation Adobe Connect Meeting.
-
Dans le courrier électronique, saisissez l'adresse électronique du participant et toutes les informations nécessaires.
Envoi d'une invitation de calendrier
Dans le menu Add-in, sélectionnez Planifier Adobe Connect Meeting.
L'invitation de calendrier s'ouvre et affiche des informations sur la salle de réunion.
Participation à une réunion Adobe Connect
Les invitations à des réunions Adobe Connect sont envoyées par courrier électronique et comprennent l'URL de la salle de réunion Adobe Connect.
-
Ouvrez le message électronique contenant l'invitation.
-
Effectuez l'une des opérations suivantes :
-
Si la réunion est en cours, cliquez dans l'invitation sur l'URL de la salle de réunion.
-
Si la réunion est planifiée à une date ultérieure, cliquez sur Accepter. Ensuite, lorsque la réunion commence, ouvrez l'élément dans votre calendrier Lotus Notes et cliquez sur l'URL de la salle de réunion.
S'il s'agit de réunions périodiques, vous pouvez ajouter l'adresse URL des salles de réunion correspondantes à la liste de signets de votre navigateur afin d'y accéder plus facilement.
|
|
|
|
|
