Rights Management bietet die Möglichkeit, richtliniengeschützte Dokumente offline, d. h. ohne eine Internet- oder Netzwerkverbindung, zu nutzen. Für diese Möglichkeit ist es erforderlich, dass die Richtlinie den Offline-Zugriff zulässt, wie unter Dokumentberechtigungen für Benutzer und Gruppen angeben beschrieben. Bevor ein Dokument mit einer solchen Richtlinie offline genutzt werden kann, muss der Empfänger das Dokument bei bestehender Internet-/Netzwerkverbindung öffnen und den Offline-Zugriff aktivieren, indem bei Aufforderung auf „Ja“ geklickt wird. Der Empfänger wird ggf. dazu aufgefordert, seine Identität zu authentifizieren. Der Empfänger kann anschließend Dokumente offline für die in der Richtlinie angegebenen Offline-Nutzungsdauer verwenden.
Nach Ende der Offline-Nutzungsdauer muss der Empfänger das Dokument wieder mit Rights Management synchronisieren, indem er entweder ein Dokument online öffnet oder einen Acrobat-Befehl oder einen Rights Management Extension-Menübefehl zum Synchronisieren verwendet. (Siehe Acrobat-Hilfe oder die entsprechende Hilfe zu Rights Management Extension.)
Da Dokumente, die einen Offline-Zugriff zulassen, die Zwischenspeicherung von Schlüsseldaten auf dem Computer erfordern, auf dem die Dateien offline gespeichert werden, kann die Datei Risiken ausgesetzt sein, wenn ein nicht befugter Benutzer sich die Schlüsseldaten verschafft. Um dies zu verhindern, können Schlüssel gemäß einem Zeitplan oder manuell aktualisiert werden, damit nicht autorisierte Personen im Besitz des Schlüssels keinen Zugriff auf das Dokument erhalten.
