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「ポリシー」は、承認されたユーザーおよびドキュメントに適用される機密設定に関する情報で構成されます。ユーザーとは、その組織に属するすべてのユーザーに限らず、Rights Management に登録されているが組織に属さないユーザーや、管理者によって作成されたアカウントのユーザーも含みます。管理者がユーザー招待機能を有効にしている場合は、新しく招待されたユーザーをポリシーに追加することができます。新しく招待されたユーザーを追加すると、そのユーザーに登録を勧める登録電子メールが Rights Management サービスによって送信されます。
ポリシーで指定する機密設定によって、受信者によるドキュメントの使用方法が決まります。例えば、テキストの印刷やコピー、変更、または保護されたドキュメントへの署名や注釈の追加を実行できるかどうかを指定することができます。同じポリシーで、複数のユーザーに対してそれぞれ異なる機密設定を指定することもできます。
様々な状況およびユーザーに対応するセキュリティ設定を使用して、いくつでもポリシーを作成および保存できます。
Rights Management では、ドキュメントに対する権限を動的に変更できます。ポリシーによって、ドキュメントを保護するユーザーに、機密設定の変更、ドキュメントのアクセス権限の失効またはポリシーの切り替えを行う権限を付与します。ドキュメントを配布した後、ドキュメントを保護したユーザーは、誰がどのようにドキュメントを使用しているかを監視できます。
ポリシーは、Portable Document Rights Language（PDRL）を使用して記述します。
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