タスクの使用

タスクを開いた後に、メインペインに表示されるタブや使用できるツールは、タスクによって異なります。表示される可能性のあるタブを以下に示します。

タスクの詳細:タスクの種類についての全般的な情報と、現在のタスクおよびそのタスクが所属するプロセスについての特定の情報が表示されます。

フォーム:タスクに関連付けられているフォームが表示されます。PDF、HTML、Guide、SWF ファイルなど、様々なファイル形式のフォームがあります。通常の印刷可能なフォームや Web ベースのフォーム、または一連のウィザード形式のパネルを通じてユーザーから情報を収集するフォームなどがあります。

履歴:プロセスインスタンスに含まれるタスク、および各タスクに関連付けられているフォーム、割り当て、添付ファイルが表示されます。

添付ファイル:タスクに関連付けられているメモや添付ファイルが表示されます。また、タスクによっては、メモやタスクを変更できます。

タスクを操作するときに、表示される可能性のあるツールおよび実行できるアクションを、以下に示します。

タスクの転送、共有、問い合わせ

タスクをメモや添付ファイルと共に他のユーザーに転送したり、タスクを別のユーザーと共有したり、タスクについて別のユーザーに問い合わせたりすることもできます。タスクに関連付けられているフォームを変更する場合は、タスクの転送、共有、問い合わせを行う前に、フォームをドラフトとして保存する必要があります。保存しないと、更新したフォームが添付されずにタスクが送信されることになります。タスクの転送または共有を行った場合、タスクを受け取ったユーザーは、そのタスクを完了したり元のユーザーに戻すことができます。タスクの問い合わせを行った場合、ユーザーはタスクを元のユーザーに戻すことができます。

  1. 保存するタスクに関連付けられているフォームを変更した場合は、「フォーム」タブで保存ボタンをクリックします。保存しないと、更新したフォームが添付されずにタスクが送信されることになります。

    注意: 操作中のタスクによっては、フォームで保存ボタンを使用できない場合があります。
  2. 「タスクの詳細」タブで、以下のいずれかのボタンをクリックします。

    • 転送このタスクを別のユーザーに転送しますボタン

    • 共有このタスクを別のユーザーと共有しますボタン

    • 問い合わせこのタスクを別のユーザーに送信して問い合わせますボタン

    タスクによっては、タスクを開かずに、タスクリストからこれらの操作を実行することもできます。
  3. 「ユーザー選択」タブのテキストフィールドで、タスクの転送、共有または問い合わせの対象となるユーザーの名前を指定し、「検索」をクリックします。

  4. 検索結果のリストから名前を選択し、「OK」をクリックします。

タスクを返す

 「タスクの詳細」タブで、「このタスクを前のユーザーに返します」をクリックします。タスクの転送、共有または問い合わせを開始したユーザーのタスクリストに、タスクが返されます。

タスクのオフライン化

オフラインでタスクを操作して、後で Adobe Reader、Adobe Acrobat Professional、Acrobat Standard のいずれかからフォームを送信できる場合があります。フォームが送信されると、適切なサーバーの電子メールアドレスを使用して電子メールクライアントが起動されます。その後、完成したフォームをサーバーに電子メールで送信できます。

  1. 「フォーム」タブで、「このフォームをオフラインにします」をクリックします。

  2. フォームを保存する際のファイル名を指定して、「保存」をクリックします。タスクに関連付けられているフォームがローカルに保存されます。フォームが送信されるまで、タスクはタスクリストに残ります。

単一ユーザーおよび複数ユーザーによる確認

ドキュメントの確認に Approval Container ユーザーインターフェイスを使用していて、タスクが単一または複数ユーザーによる確認に含まれているときには、以下のツールを使用できる場合があります。

  • タスクに関する指示の表示

  • タスクが割り当てられているすべてのユーザーの完了ステータスの表示

  • タスクが割り当てられているすべてのユーザーのコメントの表示

  • タスクへのコメントの追加

  • 添付ファイルの追加

コメントの追加

  1. 「フォーム」タブで、「コメントを入力」をクリックします。

  2. 表示されるテキストボックスに、タスクに関するコメントを入力して、「追加」をクリックします。入力したコメントがボックスの右側に表示されます。

添付ファイルの操作

添付ファイルをローカルで追加、更新、削除または保存できる場合があります。

添付ファイルの追加

  1. 「添付ファイル」タブで、「添付ファイル」を選択します。

  2. 「参照」をクリックして、添付するファイルを選択します。

  3. プロセスに参加している他のユーザーに許可する、添付ファイルに対する権限レベルを選択します。「読み取り」を選択した場合、他のユーザーはファイルをローカルに保存できます。いずれかの編集権限を与えると、他のユーザーも新しいファイルをアップロードして添付ファイルを置き換えることができます。

  4. 「OK」をクリックします。ファイルがフォームに添付されます。

添付ファイルの表示

 「添付ファイル」タブで、表示する添付ファイルの名前をクリックします。

添付ファイルのローカル保存

 添付ファイルの保存ボタンをクリックします。ファイルをダウンロードする場所を選択します。

添付ファイルの更新

 添付ファイルの更新ボタンをクリックします。既存の添付ファイルと置き換えるファイルを選択します。

添付ファイルの削除

 添付ファイルの削除ボタンをクリックします。

タスクを完了せずに作業内容を保存

 「フォーム」タブで、保存ボタンをクリックします。タスクはタスクリストに残り、フォームで行った変更はすべてドラフトフォルダーに保存されます。