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Chaque actif possède un état Modifié, Prêt à publier ou Publié :
Les actifs modifiés sont généralement des actifs qui n’ont pas été finalisés. Lorsque vous créez un actif (y compris un modèle de lettre), son état est défini comme Modifié.
Les actifs prêts à publier sont complets et sont prêtes à être publiés pour être utilisés. Ces actifs peuvent être publiés automatiquement lors de la publication d’un actif dépendant. Un actif est marqué comme Prêt à publier si vous l’avez explicitement marqué de la sorte ou si le système met à jour un actif Publié.
Les actifs publiés sont utilisés dans la correspondance finale. Lors de la publication d’un actif, tous les actifs qui utilisent cet actif ou ceux utilisés par cet actif, sont analysés pour s’assurer qu’ils se trouvent dans un état Publié ou Prêt à publier. Tous les actifs dont l’état est Prêt à publier sont publiés automatiquement. Si un actif est à l’état Modifié, l’opération de publication est abandonnée. Lors de l’édition d’un actif Publié, son état passe à Modifié.
Les dictionnaires de données ne sont pas publiés automatiquement avec les actifs dépendants. Vous devez publier séparément les dictionnaires de données de manière explicite. La publication ou le retour à leur version précédente d’actifs dépendants, parents et enfants peuvent provoquer des résultats inattendus. Voici quelques exemples :
Action
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Résultat
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Marquer un actif comme Prêt à publier, puis essayer de le publier
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Lors de la publication d’un actif qui n’a jamais été publié, seuls ses enfants sont publiés en même temps que lui. Si l’actif n’a aucun actif enfant, la publication réussit.
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Ramener à sa version précédente un actif comportant des dépendances et qui n’a jamais été publié
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Un message avertit que l’actif n’a jamais été publié et qu’il est impossible de ramener ses dépendances à leur version précédente. Il est impossible d’effectuer des opérations de retour à la version précédente sur des actifs jamais publiés si ces derniers comportent des dépendances.
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Ramener à sa version précédente un actif sans dépendances et qui n’a jamais été publié
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Un message avertit que l’opération de retour à la version précédente va supprimer cet actif car il n’a jamais été publié et qu’il ne comporte aucune dépendance. Le clic sur OK supprime l’actif.
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Marquer l’actif comme prêt à publier alors que certains de ses enfants sont à l’état Modifié, puis essayer de le publier
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Une boîte de dialogue affiche un message d’erreur pour indiquer que cet actif ne peut pas être publié car certains de ses enfants sont à l’état Modifié. La publication d’un actif jamais publié entraîne la publication de tous les enfants de cet actif, ce qui exige que tous ces enfants se trouvent à l’état Publié ou Prêt à publier.
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Marquer tous les enfants d’un élément en tant que Prêts à publier et publier l’actif
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Une boîte de dialogue indique que la publication de cette lettre publie également les actifs dépendants. Le clic sur OK entraîne la publication de tous les actifs.
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Marquer un actif comme Prêt à publier, puis le publier alors que son parent se trouve à l’état Modifié
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Une boîte de dialogue indique que la publication de cet actif est impossible car son parent est à l’état Modifié. Lors de la publication d’un actif qui a été publié antérieurement, tous les actifs parents et enfants sont à l’état Prêts à publier ou Publiés.
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Republier un actif dont l’actif enfant a un autre actif parent dont un autre actif enfant est à l’état Modifié
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Une boîte de dialogue indique que la publication de cette liste est impossible car l’un de ses actifs est à l’état Modifié. Lors de la publication d’un actif qui a été publié antérieurement, tous les actifs parents et enfants ainsi que leurs dépendances sont à l’état Prêts à publier ou Publiés.
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Publier tous les actifs. Modifier un actif enfant pour ajouter une variable (modifier en Prêt à publier tous les états des actifs parents – par exemple, lorsque vous modifiez la lettre parent, la nouvelle variable est visible dans l’onglet de mappage de données). Ramener l’actif à sa version précédente.
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Une boîte de dialogue indique que cette opération modifie le parent actif. Le clic sur OK, l’actif enfant revient à sa dernière version publiée et le nouveau mappage de variables est supprimé de l’actif parent.
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Remarque : lors de la publication d’une lettre, les actifs distants associés sont également indiqués comme dépendances. Par exemple, si vous créez à l’aide d’actifs de texte une lettre comportant une condition, puis que vous créez un deuxième lettre qui utilise la même condition, et que, pour finir, vous créez une troisième lettre qui utilise les mêmes actifs de texte, lorsque vous publierez la lettre, toutes les lettres, tous les actifs de texte et toutes les conditions seront répertoriés comme des dépendances. Lorsque vous placez la souris sur les dépendances, leurs associations sont indiquées.
Auteurs de modèles et employés en relation avec la clientèleIl existe deux utilisateurs qui ont des rôles distincts lors de l’exécution de tâches de publication : Auteurs de modèles : ils créent du contenu (paragraphes de texte, images, listes, conditions, etc.) et les modèles de correspondance. Les auteurs travaillent en général dans l’ interface utilisateur de gestion des actifs pour créer, modifier et gérer les actifs. Ils utilisent également l’interface utilisateur de création de correspondance pour prévisualiser les modèles de correspondance. Le contenu (ou les actifs) créés reposeront sur cette instance jusqu’à ce qu’ils soient publiés. Une fois publié, l’actif est versionné et répliqué vers l’instance de publication.
Employés en relation avec la clientèle :: ils créent/génèrent la correspondance définitive à l’aide modèles et du contenu disponibles ou créés. Ces employés travaillent en général dans l’interface utilisateur de création de correspondance pour générer de manière interactive la correspondance définitive à partir du modèle défini. Une fois que la création de la correspondance est terminée, ils finalisent la correspondance en la soumettant à leur flux de travail final, en l’enregistrant comme brouillon ou en exécutant d’autres actions personnalisées qui sont configurées dans l’application.
Retour à la version précédente d’un actifPour ramener un actif à sa version précédente, sélectionnez cet actif dans la liste et cliquez sur l’icône Rétablir. Un message s’affiche pour expliquer que l’actif sélectionné va être ramené à sa précédente version publiée. Sélectionnez OK. Vous ne pouvez ramener à leur version précédente que des actifs Modifiés ou Prêts à publier. Les actifs publiés ne peuvent plus revenir en arrière. Remarque : le retour à la version précédente d’un actif qui n’a jamais été publié supprime cet actif du système.
Marquage d’un actif comme prêt à publierPour rendre un actif prêt à publier, sélectionnez cet actif dans la liste et cliquez sur le bouton Prêt à publier. Seuls les actifs à l’état Modifié peuvent être rendus prêts à publier.
Publication d’un actifPour publier un actif, sélectionnez cet actif dans la liste et cliquez sur le bouton Publier. Ne peuvent être publiés que les actifs à l’état Prêt à Publier.
Désactivation d’une lettreVous pouvez désactiver une lettre depuis l’instance de publication.
Vous pouvez désactiver une lettre ayant été publiée au moins une fois. Pour ce faire, sélectionnez-la dans l’instance d’auteur et cliquez sur Désactiver.
Si la lettre possède l’état Publier, elle passe à l’état Prêt à publier. Sinon, elle conserve son état actuel dans l’instance d’auteur. La lettre présentant l’état Publier est supprimée.
Remarque : Vous ne pouvez pas désactiver des lettres qui possèdent des instances avec l’état Brouillon.
Dictionnaires de donnéesLes dictionnaires de données ne sont pas publiés automatiquement lorsque les actifs dépendants sont publiés. Vous devez publier explicitement les dictionnaires de données.
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