Adobe Connect 8 * Tâches préalables à l’événement

1. Déterminez le nombre de licences en votre possession.

Avant de configurer un événement, évaluez le nombre de licences que vous possédez. Si vous ne disposez pas de suffisamment de licences pour le nombre de personnes inscrites, certains participants ne pourront pas accéder à l’événement lors de leur tentative de connexion. Vérifiez le nombre de licences disponibles auprès de votre administrateur Connect Central.

2. Définissez le contenu de l’événement.

Pour que vous puissiez créer un événement, son contenu doit déjà exister dans Connect Central. (Lors de la configuration de l’événement à l’aide de l’Assistant de création, vous devez désigner le contenu, la réunion, le cours, le curriculum, la classe virtuelle ou le séminaire qui constitue l’événement.) La liste suivante fournit plusieurs exemples :

Pour créer un événement de formation à partir d’un cours ou d’un curriculum, ces derniers doivent exister dans la bibliothèque des formations.
Pour présenter du contenu comme événement, vous devez stocker ce contenu dans la bibliothèque de contenu.
Pour utiliser une réunion ou un séminaire comme événement, ces deux éléments doivent exister dans la bibliothèque de réunions ou de séminaires.

3. Affectez les autorisations relatives à l’événement.

Les autorisations jouent un rôle important car elles désignent les utilisateurs pouvant participer, consulter et gérer les événements. Les autorisations de participation déterminent les rôles et fonctions des participants. Le gestionnaire d’événement attribue les rôles des participants lors de la configuration de l’événement.

Remarque : les rôles des participants apparaissent dans la colonne Rôle de la liste Mon planning d’événements du gestionnaire.

Les rôles et autorisations suivants peuvent être attribués aux participants :

Invité: Personnes ayant reçu une invitation à l’événement et qui sont invités à s’inscrire.
Refusé: Toute personne s’étant inscrite, mais à laquelle l’hôte a refusé l’accès à l’événement.
En attente d’autorisation: Personne dont l’inscription n’a pas encore été approuvée par le gestionnaire d’événements.
Participant: Personnes assistant à l’événement comme invités ou utilisateurs enregistrés de votre société. Leurs autorisations sont limitées.
Présentateur: Individu présentant le contenu aux personnes présentes. Les présentateurs se voient attribuer des autorisations Présentateur.
Hôte: Personne disposant d’un contrôle complet sur la salle de réunion ou de séminaire utilisée pour l’événement. L’hôte bénéficie de toutes les autorisations Présentateur et Gestion et peut attribuer des autorisations aux autres.

Remarque : les rôles Présentateur et Hôte ne sont utilisés que pour des événements qui ont lieu en direct (réunions et séminaires). Pour tous les autres événements, seuls les rôles Participant, Invité et Accès refusé sont utilisés.

Les autorisations associées à la bibliothèque d’événements permettent de désigner les utilisateurs habilités à créer et modifier les événements et exécuter les tâches associées aux fichiers et dossiers de la bibliothèque d’événements, comme par exemple l’ajout et la suppression de fichiers. Les autorisations de gestion des fichiers sont Gérer et Accès refusé.

4. Inscription et approbation des participants

Une inscription est requise pour tous les événements, mais pas nécessairement une autorisation. Par défaut, un événement ne requiert aucune autorisation mais vous pouvez modifier ce paramètre au moment de sa création. Si aucune autorisation n’est requise, toute personne s’inscrivant est automatiquement autorisée à assister à l’événement, sous réserve que vous possédiez le nombre de licences suffisant. (En tant qu’hôte d’événement, vous avez toujours la possibilité de refuser l’autorisation à toute personne avant le début de l’événement.) Exiger une autorisation vous permet de contrôler les personnes assistant à l’événement.