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E-Mail wird im Allgemeinen im Rahmen eines automatisierten Prozesses zum Verteilen von Inhalten oder Bereitstellen von Statusinformationen genutzt. Der E-Mail-Dienst ermöglicht Prozessen das Empfangen von E-Mail-Nachrichten von einem POP3- oder IMAP-Server und Senden von E-Mail-Nachrichten an einen SMTP-Server.
Ein Prozess nutzt beispielsweise den E-Mail-Dienst zum Senden einer E-Mail-Nachricht mit einem PDF-Formular als Anlage. Der E-Mail-Dienst verbindet sich mit einem SMTP-Server, um die E-Mail-Nachricht mit der Anlage zu senden. Das PDF-Formular ermöglicht es dem Empfänger, nach dem Ausfüllen auf „Senden“ zu klicken. Dadurch wird das Formular als Anlage an den vorgesehenen E-Mail-Server zurückgesendet. Der E-Mail-Dienst ruft die zurückgegebene E-Mail-Nachricht ab und speichert das ausgefüllte Formular in den Prozessdaten als Formularvariable.
Wenn sich der E-Mail-Dienst mit einem POP3- oder IMAP-Server zum Abrufen einer E-Mail verbindet, benötigt er eine Möglichkeit, unter mehreren Nachrichten im Postfach die gewünschte zu bestimmen. Diese Bestimmung erfolgt meist durch Einbetten einer eindeutigen Kennung in die Betreffzeile, z. B. der Prozess-ID, oder über die Suche eines bestimmten Absenders. Der E-Mail-Dienst ermöglicht das Anpassen der Zeilen Von, An, Betreff und Text einer E-Mail-Nachricht. Entwickler können Suchkriterien für eine übereinstimmende E-Mail-Nachricht angeben, z. B. den Absender oder Betreff der E-Mail-Nachricht.
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