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Die meisten Briefvorlagen umfassen Text und Bilder. Zu den Bildern gehören in der Regel Firmenlogos, die auf den Briefen angezeigt werden. Texte setzen sich aus Standardbausteinen zusammen, die in den erstellten Briefen enthalten sein sollen.
TextelementeEin Textelement ist eine Inhaltskomponente, die aus einem oder mehreren Textabsätzen besteht. Ein Absatz kann statisch oder dynamisch sein. Ein dynamischer Absatz enthält Verweise auf Datenelemente, deren Werte zur Laufzeit bereitgestellt werden. So könnte beispielsweise der Kundenname in einer Grußformel ein dynamisches Datenelement sein, dessen Wert zur Laufzeit bereitgestellt wird. Durch Änderung dieser Werte können Sie dieselbe Briefvorlage zur Erstellung von Briefen für unterschiedliche Kunden verwenden.
Die Correspondence Management Solution unterstützt zwei Arten dynamischer Datenelemente (variable Daten):
- Datenwörterbuchvariablen
- Diese Variablen sind an das Datenwörterbuch gebunden und erhalten ihre Werte aus der bereitgestellten Datenquelle. Eine Datenwörterbuchvariable kann geschützt oder ungeschützt sein. Bei der Korrespondenzerstellung kann der Benutzer den Standardwert ungeschützter Datenwörterbuchvariablen ändern; bei geschützten Variablen ist dies nicht möglich.
- Platzhalter
- Hierbei handelt es sich um Variablen, die nicht an eine Back-End-Datenquelle gebunden sind. Der Benutzer muss während der Korrespondenzerstellung einen Wert einsetzen.
Hinweis: Die Lösungsvorlage zwingt Sie nicht, beim Erstellen von Platzhaltern eindeutige Namen zu erstellen. Wenn Sie zwei Platzhalter mit demselben Namen erstellen, zum Beispiel einen Text und eine Bedingung, und sie beide in einer Briefvorlage verwenden, werden die Werte des zuletzt eingefügten Platzhalters für beide Platzhalter verwendet. Wenn zwei Platzhalter denselben Namen haben, werden ihre Typen verglichen. Wenn die Typen unterschiedlich sind, wird deren Typ auf „String“ festgelegt.
BildelementeEin Bildelement ist eine Grafik, die in einer Briefvorlage verwendet werden kann. Folgende Bildtypen lassen sich in die Correspondence Management Solution hochladen:
Übersicht über die ImplementierungEs fällt in den Zuständigkeitsbereich eines Subject Matter Experts (SME), Bilder und Texte zu erstellen und diese je nach Anforderung zu prüfen und zu genehmigen. Der SME verwendet dann die Benutzeroberfläche „Elemente verwalten“ und lädt Elemente mit entsprechenden Editoren hoch, um Bilder zur Correspondence Management Solution-Vorlage hochzuladen und Text hinzuzufügen. Weitere Informationen zur Verwendung der Editoren in Correspondence Management sowie zur Erstellung von Text- und Bildelementen finden Sie unter Arbeiten mit Text und Arbeiten mit Bildern.
Verwendete WerkzeugeMit Hilfe der Benutzeroberfläche „Elemente verwalten“ werden Bilder hochgeladen und Textelemente erstellt.
TeammitgliederBilder werden in der Regel von Grafikdesignern erstellt. Ein Subject Matter Expert (SME) lädt die Bilder hoch und ist darüber hinaus für die Erstellung der Textelemente zuständig, eventuell mit Unterstützung anderer, beispielweise der Rechtsabteilung.
Richtlinien/Tipps und TricksHalten Sie konsequent eine Benennungskonvention ein, um Dopplungen zu vermeiden.
Nutzen Sie in den Textmodulen die jeweils geeignete Verknüpfung mit dem Datenwörterbuch.
Es gelten folgende Regeln, wenn Sie den Texteditor zur Änderung von Textelementen verwenden: Variablen hinzufügen: Zulässig
Variablen entfernen: Zulässig
Eigenschaften aktualisieren: Zulässig
Datenwörterbuch ändern: Zulässig, solange das Datenwörterbuchelement nicht verwendet wird. Bei einer Aktualisierung kann das Datenwörterbuch nicht geändert werden.
Es gelten folgende Regeln, wenn Sie den Bildeditor zur Änderung von Bildern verwenden:
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