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Das folgende Diagramm bietet eine Übersicht über den Ablauf der Korrespondenzverwaltung. Der Arbeitsablauf besteht aus drei Phasen:
Vorlagen erstellen
Erstellen des Schriftstücks
Nachbearbeitung
Vorlagen erstellenDas folgende Diagramm zeigt einen typischen Workflow zur Erstellung einer Korrespondenzvorlage.
Die einzelnen Workflow-Schritte:
Formularentwickler erstellen Layouts und Fragmentlayouts mit Adobe LiveCycle Designer und laden sie in ein CRX-Repository hoch. Die Layouts enthalten typische Formularfelder, Layoutmerkmale wie Kopf- und Fußzeilen sowie leere „Zielbereiche“ zum Einfügen des Inhalts. Zu einem späteren Zeitpunkt ordnen Anwendungsspezialisten die Inhalte den jeweiligen Zielbereichen zu. Eine Beschreibung der Rolle des Formularentwicklers und anderer Rollen finden Sie unter Projektteam.
Subject Matter Experts aus Rechts-, Finanz- oder Marketingabteilungen erstellen und laden Inhalte, wie Textklauseln, Verzichte, Nutzungsbedingungen, und Bilder, wie Logos, die in verschiedenen Korrespondenzvorlagen wiederverwendet werden, hoch.
Anwendungsspezialisten erstellen Korrespondenzvorlagen. Der Anwendungsspezialist:
ordnet den Zielbereichen in den Layoutvorlagen Textbausteine und Bilder zu
legt Bedingungen/Regeln für die Einbeziehung von Inhalten fest
verknüpft Layout-Felder und Variablen mit zu Grunde liegenden Datenmodellen
Erstellen des SchriftstücksEs gibt zwei Möglichkeiten zur Erstellung der Korrespondenz, die an Ihre Kunden geht: benutzergesteuerte und systemgesteuerte Erstellung.
Benutzergesteuert: Mitarbeiter mit regulärem Kundenkontakt, wie z. B. Schadensregulierer oder Sachverständige, können benutzerdefinierte Schriftstücke erstellen. Über eine einfache und intuitiv bedienbare Benutzeroberfläche zur Brieferstellung können die Anwender dem Schriftstück optionalen Text hinzufügen, editierbare Inhalte personalisieren und dabei das Ergebnis in einer Echtzeit-Vorschau überprüfen. Anschließend lässt sich das angepasste Schriftstück an einen Back-End-Prozess übermitteln.
Systemgesteuert: Die Erstellung von Schriftstücken wird durch so genannte Ereignistrigger ausgelöst und erfolgt automatisch. Beispiel: Ein Mahnschreiben zur Erinnerung an eine Steuervorauszahlung wird durch Zusammenfügung der vorab definierten Vorlage mit den Kontaktdaten des Empfängers generiert. Der endgültige Brief kann per E-Mail gesendet, ausgedruckt, als Fax verschickt oder archiviert werden.
NachbearbeitungDas endgültige Schriftstück kann zur Nachbearbeitung an einen Back-End-Prozess übermittelt werden. Das Schriftstück kann dann:
für den Versand per E-Mail oder Fax bzw. für den Stapeldruck verarbeitet sowie zwecks Druck oder E-Mail-Versand in einem Ordner abgelegt werden
zur Überprüfung oder Genehmigung eingereicht werden
durch Anwendung von digitalen Unterschriften, Zertifikaten, Verschlüsselung oder Rechteverwaltung gesichert werden
in eine durchsuchbare PDF-Datei konvertiert werden, die alle zu Archivierungs- und Auditing-Zwecken notwendigen Metadaten enthält
in ein PDF-Portfolio einbezogen werden, das weitere Dokumente enthält, z. B. Marektingmaterial. Das PDF-Portfolio kann dann als endgültiges Schriftstück gesendet werden.
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