Anlagen verwalten

Correspondence Management ermöglicht die Verwaltung wiederverwendbarer Anlagen, wie z. B. rechtlicher Dokumente und Anhänge, die mit einer oder mehreren Briefvorlagen verknüpft werden können. Sie können eine Anlage hochladen, suchen, aktualisieren oder alle Briefvorlagen anzeigen, mit denen sie verknüpft ist.

Anlage hochladen

Führen Sie folgende Schritte aus, um ein Element hochzuladen:

  1. Klicken Sie auf Elemente > Neu > Inhalt.

  2. Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für die neue Anlage ein.

  3. Wählen Sie optional eine Kategorie und eine Unterkategorie für die Anlage aus.

  4. Laden Sie die Anlagedatei im Feld „Inhaltsdatei“ hoch.

  5. Geben Sie optional eine Beschriftung und einen Kommentar für die Anlage ein.

  6. Klicken Sie auf „OK“.

Anlagen mit einer Briefvorlage verknüpfen

In der Benutzeroberfläche „Elemente verwalten“ können Sie eine Briefvorlage mit Anlagen verknüpfen.

Führen Sie diese Schritte aus, um Anlagen mit einer Briefvorlage zu verknüpfen:

  1. Erstellen Sie einen neuen Brief oder doppelklicken Sie auf eine Briefvorlage in der Benutzeroberfläche „Elemente verwalten“, um sie zur Bearbeitung zu öffnen.

  2. Wählen Sie im Dopdownmenü „Ansicht“ die Option Anlagenanzeige.

  3. Geben Sie einen geeigneten Wert im Feld Max. Anzahl von Anlagen ein.

  4. Wählen Sie aus der Anlagenbibliothek im rechten Bereich eine oder mehrere verfügbare Anlagen aus und klicken Sie auf Einfügen.

  5. Markieren Sie Anlagen je nach Bedarf als „Obligatorisch“ (*) oder „Vorauswahl“ ().

  6. Klicken Sie auf das Symbol (Bibliothekszugriff), wenn Sie Agents Zugriff auf die Anlagenbibliothek zur Laufzeit gewähren möchten.

  7. Klicken Sie auf das Symbol „Sperrungsreihenfolge“, wenn die Reihenfolge der Anlagen beibehalten werden soll.

  8. Klicken Sie auf Fertig.

Hinweis: Es wird empfohlen, dass Sie nur PDF- und Microsoft Office-Dokumente anhängen.

Anlagen während der Vorschau des Briefs verwalten

Während eine Vorschau für einen Brief angezeigt wird, können vorausgewählte Anlagen entfernt oder neue Anlagen hinzugefügt werden. Dies ist davon abhängig, mit wie vielen Anlagen die Briefvorlage maximal verknüpft werden darf.

  1. Zeigen Sie die Vorschau einer Briefvorlage in der Benutzeroberfläche „Elemente verwalten“ an.

  2. Wählen Sie im Dopdownmenü „Ansicht“ die Option Anlagenanzeige.

  3. Heben Sie bei Bedarf die Auswahl vorausgewählter Anlagen auf oder wählen Sie zusätzliche Anlagen in der Anlagenbibliothek aus. Die Benutzeroberfläche zeigt die Anzahl der hochgeladenen Anlagen sowie die maximal zulässige Gesamtzahl von Anlagen an (z. B. 2/4).
    Sie können auf die Symbole mit dem Pfeil nach oben oder unten klicken, um die Reihenfolge der Anlagen zu ändern. Klicken Sie bei Bedarf auf das Symbol „-“, um nicht obligatorische Anlagen zu löschen.

  4. Setzen Sie den Arbeitsablauf für die Korrespondenz fort, indem Sie weitere Vorgänge ausführen.

Anlagenübermittlung

  • Wenn ein abgeschlossener Brief in der Briefansicht der Benutzeroberfläche „Korrespondenz erstellen“ angezeigt wird, enthält das angezeigte PDF Anlagen im PDF-Format.

  • Wenn der Brief mit serverseitigen APIs als interaktive oder nicht interaktive PDF gerendert wird, enthält er PDF-Anlagen.

  • Wenn ein mit einer Briefvorlage verknüpfter Nachbearbeitungsprozess beim Senden oder Abschließen der Korrespondenz in der Benutzeroberfläche „Korrespondenz erstellen“ aufgerufen wird, werden die Anlagen als Parameter List<com.adobe.idp.Document> inAttachmentDocs übergeben.

  • Vordefinierte Übermittlungsmechanismen, wie z. B. E-Mail und Drucken, übermitteln Anlagen zusammen mit einer PDF der generierten Korrespondenz.