Zugriff auf Dokumente sperren und reaktivieren

Sie können den Zugriff auf richtliniengeschützte Dokumente sperren und reaktivieren:

Benutzer:
Können den Zugriff auf Dokumente, die sie schützen, über eigene persönliche Richtlinien oder über freigegebene Richtlinien sperren oder reaktivieren, bei denen die Sperrfunktion für den Benutzer aktiviert ist, der die Richtlinie anwendet. Benutzer, die den Zugriff auf ein Dokument nicht sperren oder eine Richtlinie nicht wechseln können, müssen sich an einen Administrator wenden.

Administratoren:
Kann Zugriffsberechtigungen für sämtliche richtliniengeschützten Dokumente sperren oder reaktivieren, auch für diejenigen, die durch persönliche oder freigegebene Richtlinien geschützt sind. Wenn ein Administrator den Zugriff auf ein Dokument sperrt, das durch eine freigegebene Richtlinie geschützt ist, kann nur der Administrator die Zugriffsberechtigungen für dieses Dokument reaktivieren.

Richtliniensatzkoordinatoren:
Können Zugriffsberechtigungen für Dokumente sperren oder reaktivieren, die von Richtlinien in ihren Richtliniensätzen geschützt werden.

Wenn Sie Dokumentzugriffsberechtigungen sperren oder reaktivieren, werden die Änderungen abhängig vom Status des Dokuments wirksam.

  • Wenn das Dokument online und geschlossen ist, wird die Änderung wirksam, wenn sich der Empfänger das nächste Mal mit Rights Management durch Öffnen eines richtliniengeschützten Dokuments synchronisiert.

  • Wenn das Dokument online und geöffnet ist, wird die Änderung beim Schließen des Dokuments durch den Empfänger wirksam.

  • Wenn das Dokument offline ist (ohne Internetverbindung beispielsweise auf einem Laptop verwendet wird), wird die Änderung übernommen, sobald der Empfänger das Dokument mit Rights Management synchronisiert.

Zugriff auf ein richtliniengeschütztes Dokument sperren

  1. Klicken Sie auf der Rights Management-Seite auf „Dokumente“.

  2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem gewünschten Dokument und klicken Sie auf „Sperren“. Sie können mehrere Dokumente gleichzeitig sperren.

  3. Wählen Sie eine Nachricht aus, die Benutzern, die versuchen, das Dokument zu öffnen, nach seiner Sperrung angezeigt werden soll:

    • Allgemeine Nachrich: Gibt den Benutzer an, der das Dokument gesperrt hat.

    • Dokument beendet: Gibt den Benutzer an, der das Dokument beendet hat.

    • Dokument überarbeitet: Gibt den Benutzer an, der das Dokument überarbeitet hat.

  4. (Optional) Wenn eine neuere Version des Dokuments verfügbar ist, geben Sie die URL ein und klicken Sie auf „Testen“, um die URL zu überprüfen.

  5. Klicken Sie auf „OK“ und anschließend nochmals auf „OK“, um die Seite „Dokumente“ erneut aufzurufen.

Dokumentzugriffsberechtigungen reaktivieren

  1. Klicken Sie auf der Rights Management-Seite auf „Dokumente“.

  2. Klicken Sie in der Dokumentliste auf das gewünschte Dokument.

  3. Klicken Sie auf „Sperre aufheben“ und dann auf „OK“.