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Wenn Sie eine Richtlinie bearbeiten, wirken sich die Änderungen auf Dokumente aus, die gegenwärtig und künftig von der Richtlinie geschützt werden. Wenn Sie beispielsweise Empfänger aus einer Richtlinie entfernen, die gegenwärtig für ein Dokument gilt, können die Empfänger das Dokument nicht mehr öffnen.
Der Status des Dokuments bestimmt, wann die Änderung wirksam wird:
Ist das Dokument online, werden Änderungen sofort übernommen, es sei denn, der Benutzer hat das Dokument geöffnet. In diesem Fall muss der Benutzer das Dokument schließen, damit die Änderungen in Kraft treten.
Wenn ein Empfänger das Dokument offline verwendet (z. B. auf einem Laptop), werden die Änderungen bei der nächsten Onlineschaltung des Dokuments und Synchronisierung mit Rights Management durch Öffnen eines beliebigen richtliniengeschützten Dokuments wirksam.
Hinweis: Richtlinien, die Acrobat automatisch für die Empfänger eines Dokuments generiert, das an eine E-Mail-Nachricht in Microsoft Outlook angehängt ist, werden nicht in der Richtlinienliste angezeigt. Sie können diese Richtlinien nur anzeigen, indem Sie die Seite „Dokumentdetails“ des dazugehörigen Dokuments öffnen.
Für die Bearbeitung von Richtlinien gelten diese Einschränkungen:
Eingeladene Benutzer können nur Richtlinien bearbeiten, wenn der Administrator diese Funktionalität aktiviert hat. Wenn Sie keine Richtlinien bearbeiten dürfen, wird die Option „Bearbeiten“ nicht angezeigt.
Richtliniensatzkoordinatoren können Richtlinien nur innerhalb von Richtliniensätzen bearbeiten, für die sie über die ordnungsgemäßen Berechtigungen verfügen. Diese Berechtigungen werden vom Hauptbenutzer oder Richtliniensatzadministrator auf der Rights Management-Verwaltungsoberfläche festgelegt.
Wenn die Richtlinie ein konfiguriertes Wasserzeichen hat, das der Administrator seit der Erstellung der Richtlinie gelöscht hat, wird dieses Wasserzeichen nicht mehr auf Dokumente angewendet, wenn Sie die Richtlinie bearbeiten und speichern. Gelöschte Wasserzeichen bleiben nur für vorhandene Richtlinien aktiviert, solange Sie die Richtlinie nicht bearbeiten. Wenn Sie die Richtlinie bearbeiten, müssen Sie zum Ersetzen des gelöschten Wasserzeichens ein anderes auswählen.
Sie können keinen anonymen Zugriff auf ein Dokument gewähren, indem Sie die Richtlinie bearbeiten, die gegenwärtig gilt. Wenn Sie die Richtlinie bearbeiten, müssen die Benutzer sich dennoch anmelden, um auf das Dokument zuzugreifen. Um einen anonymen Zugriff auf dieses Dokument zu ermöglichen, müssen Sie zuerst die Richtlinie in der Clientanwendung entfernen und anschließend eine andere Richtlinie anwenden, die einen anonymen Zugriff zulässt.
Eine Richtlinie, die Acrobat automatisch für die Empfänger eines Dokuments generiert, das an eine E-Mail-Nachricht in Microsoft Outlook angehängt ist, wird nicht in der Richtlinienliste angezeigt. Um auf diese Richtlinien zuzugreifen, suchen Sie das Dokument auf der Seite „Dokumente“, öffnen Sie die Seite „Dokumentdetails“ und klicken Sie auf den Richtliniennamen in der Liste der Dokumentdetails.
Eine Richtlinie erstellen oder bearbeitenKlicken Sie auf der Rights Management-Seite auf „Richtlinien“ und anschließend auf eine dieser Registerkarten:
Um eine persönliche Richtlinie zu erstellen, klicken Sie auf die Registerkarte „Meine Richtlinie“.
Um eine freigegebene Richtlinie zu erstellen oder zu bearbeiten (sofern Sie die Berechtigung dazu haben), klicken Sie auf die Registerkarte „Richtliniensätze“, anschließend auf den gewünschten Richtliniensatznamen und dann auf die Registerkarte „Richtlinien“.
Klicken Sie auf „Neu“ oder wählen Sie in der Liste die zu bearbeitende Richtlinie aus.
Geben Sie in das Feld „Name“ einen Namen ein, der die Richtlinie eindeutig bestimmt. Geben Sie in das Feld „Beschreibung“ den Zweck und Verwendungszeitpunkt der Richtlinie ein. Ist die Richtlinie in einem Richtliniensatz enthalten, wird der Name und die Beschreibung in der Richtlinienliste für alle angegebenen Benutzer angezeigt. Persönliche Richtlinien stehen nur dem jeweiligen Benutzer und den Administratoren zur Verfügung.
Die folgenden Zeichen dürfen im Namen oder für die Beschreibung nicht verwendet werden:
Kleiner-als-Zeichen (<)
Größer-als-Zeichen (>)
Kaufmännisches Und-Zeichen (&)
Einfaches Anführungszeichen (')
Doppeltes Anführungszeichen (")
Umgekehrter Schrägstrich (\)
Schrägstrich (/)
Wenn Sie folgende Zeichen im Namen oder in der Beschreibung verwenden, werden diese in Leerzeichen konvertiert:
Hinweis: Sie können Richtliniennamen erstellen, die erweiterte Zeichen enthalten. Bei einem Vergleich zwischen zwei derartigen Zeichenfolgen werden jedoch Zeichen mit und ohne Akzentzeichen, wie z. B. „e“ und „é“, als identisch bewertet. Beim Erstellen einer Richtlinie wird ein Vergleich durchgeführt, um zu überprüfen, ob bereits eine Richtlinie mit demselben Namen vorhanden ist. Der Vergleich kann nicht zwischen Namen unterscheiden, die sich nur durch Akzentzeichen unterscheiden. Es wird angenommen, dass die Richtlinie bereits zur Datenbank hinzugefügt wurde, sodass die neue nicht hinzugefügt wird.
Fügen Sie Benutzer und Gruppen zur Richtlinie hinzu und legen Sie entsprechende Berechtigungen fest. (Siehe Benutzer und Gruppen.)
Wählen Sie unter „Allgemeine Einstellungen“ die passenden Optionen aus: (Siehe Allgemeine Einstellungen.)
(Optional) Wählen Sie, falls zutreffend, einen externen Autorisierungsanbieter aus und legen Sie dessen Eigenschaften fest. Wenn Sie keinen externen Autorisierungsanbieter verwenden möchten, klicken Sie auf „Standardanbieter entfernen“.
Der externe Autorisierungsanbieter dient zum Einrichten von Eigenschaften innerhalb der Richtlinie. Falls aktiviert, nutzt der externe Autorisierungsanbieter diese Informationen zum Auswerten der Richtlinie. Diese Eigenschaften werden vom Administrator und der Person konfiguriert, die die Software installiert.
Wählen Sie unter „Erweiterte Einstellungen“ die passenden Optionen aus. (Siehe Erweiterte Einstellungen.)
Wählen Sie unter „Unveränderliche erweiterte Einstellungen“ die passenden Optionen aus. (Siehe Unveränderliche erweiterte Einstellungen.)
Klicken Sie auf „Speichern“. Die Richtlinie wird in der Richtlinienliste angezeigt. Ein Symbol mit einem roten Kreis wird neben der neuen Richtlinie angezeigt, was bedeutet, dass sie noch deaktiviert ist.
Um die Richtlinie den Benutzern zur Verfügung zu stellen, müssen Sie sie aktivieren. (Siehe Freigegebene Richtlinien aktivieren oder deaktivieren.)
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