Inhaltsverzeichnisse und andere Listen

Einführung

In Adobe FrameMaker werden Inhaltsverzeichnisse, Abbildungslisten und ähnliche Listen aus dem Text angegebener Absätze in einer Reihe von Dokumenten erzeugt. Ein Index wird aus Marken generiert, die Sie in Dokumente einfügen.

Inhaltsverzeichnisse und andere generierte Listen basieren auf dem Inhalt der jeweiligen Quelle. Die Quelle kann entweder ein einzelnes Dokument oder eine Gruppe von Dokumenten eines Buchs sein. In den meisten Fällen müssen Sie die Quelldokumente vorbereiten, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen.

Listen von Absätzen

Absatzlisten enthalten den Text spezieller Absätze (Absätze des von Ihnen angegebenen Tags), mit einem Eintrag pro Absatz (oder Elemente in strukturierten Dokumenten). Sie können folgende Absatzlisten (oder Elemente in strukturierten Dokumenten) erstellen:

• Inhaltsverzeichnisse, die Überschriften unterschiedlicher Ebenen enthalten. Die Einträge sind in der Reihenfolge aufgeführt, in der sie in den Quelldokumenten vorkommen.

• Listen mit Abbildungen, Tabellen oder Absätzen (oder Elementen), die Abbildungsüberschriften, Tabellentitel oder Text aus angegebenen Absätzen enthalten. Die Einträge sind in der Reihenfolge aufgeführt, in der sie in den Quelldokumenten auftreten.

• Alphabetische Absatzlisten (oder Elementlisten), die dieselben Informationen enthalten wie die anderen Listen, wobei die Einträge jedoch in alphabetischer Reihenfolge angeordnet sind.

Markenlisten

Markenlisten enthalten Einträge, die den auf Arbeitsseiten des Quelldokuments eingefügten Marken entsprechen. Die Marken werden manuell auf den Arbeitsseiten des Quelldokuments eingefügt (in der Regel als Markenelemente in strukturierten Dokumenten) und der Markentext wird in der generierten Liste angezeigt. Sie können z. B. eine Liste mit Kommentaren des Reviewers zu einem Dokumententwurf anlegen, indem Sie eine Liste mit Marken des Typs Kommentar erstellen. In einer Standardmarkenliste werden die Einträge in der Reihenfolge aufgeführt, in der sie im Quelldokument oder -buch vorkommen. Sie können auch alphabetische Markenlisten generieren.

Markenindizes

Markenindizes umfassen Standardindizes, Autoren- und Themenindizes sowie andere Typen von Markenindizes. Die Marken werden manuell auf Arbeitsseiten des Quelldokuments eingefügt und der Markentext wird im Index angezeigt. Mithilfe einer bestimmten Syntax (so genannten Bausteinen) lassen sich Indexebenen und eine spezielle Seitennummerierung, Sortierung und Formatierung festlegen. Die Einträge sind alphabetisch sortiert. Einträge mit demselben Text werden zu einem einzigen Eintrag mit mehreren Seitenverweisen zusammengefasst.

Index mit Querverweismarken

Referenzlisten und -indizes

Mit Referenzlisten und -indizes können Sie spezielle Informationskategorien verfolgen. Sie können Listen und Indizes mit Bedingungs-Tags, externen und ungelösten Querverweisen, Schriften, Texteinschüben, ungelösten Texteinschüben und importierten Grafiken generieren.

Einführung

Mit FrameMaker können Sie ein Miniaturinhaltsverzeichnis (Mini-Inhaltsverzeichnis) auf Dokumentebene hinzuzufügen. Diese Funktion wird derzeit nur für unstrukturierte Dokumente unterstützt. Ein Mini-Inhaltsverzeichnis verbessert die Lesbarkeit und erleichtert die Navigation in umfangreichen Dokumenten. Mit der Funktion für das Mini-Inhaltsverzeichnis müssen Sie Querverweise auf Überschriften nicht mehr manuell hinzufügen. Mit dieser Funktion können Sie ein Mini-Inhaltsverzeichnis an einem bestimmten Ort im Dokument automatisch erstellen, sortieren und einfügen.

Sie können die Formatierung und den Stil eines Mini-Inhaltsverzeichnisses genau auf die Art und Weise ändern, wie Sie es bei einem regulären Inhaltsverzeichnis tun würden. Weitere Informationen zur Formatierung von Mini-Inhaltsverzeichnissen finden Sie unter Mini-Inhaltsverzeichnis aktualisieren. Sobald ein Mini-Inhaltsverzeichnis in einem Dokument enthalten ist, können Sie es in allen unterstützten Ausgabeformaten veröffentlichen.

Wenn Sie in einem Rechts-nach-links-Dokument (RTL) arbeiten, basiert die Richtung von Mini-Inhaltsverzeichnissen auf der Richtung des Dokuments (Format > Dokument > Richtung). Dies bedeutet, dass selbst wenn der gesamte Inhalt in einem Dokument auf einer Links-nach-rechts-Sprache (LTR) basiert, aber die Richtung des Dokuments RTL ist, die Richtung des Mini-Inhaltsverzeichnisses ebenfalls RTL ist.

Mini-Inhaltsverzeichnis erstellen

1. Öffnen Sie das Dokument, in dem Sie ein Mini-Inhaltsverzeichnis einfügen möchten.

2. Klicken Sie an die Stelle, an der Sie das Mini-Inhaltsverzeichnis einfügen möchten.

3. Wählen Sie Einfügen > Inhaltsverzeichnis > Mini-Inhaltsverzeichnis erstellen.

4. Verschieben Sie Absatz-Tags in die Auswahlliste „Übernahme“. Um ein Element aus einer Auswahlliste in eine andere zu verschieben, wählen Sie das Element aus, klicken Sie auf einen Pfeil oder doppelklicken Sie auf das Element. Um alle Elemente aus einer Liste in die andere zu verschieben, halten Sie die Umschalttaste gedrückt und klicken Sie auf einen Pfeil.

5. Wenn alle Einträge in der generierten Liste mit der jeweiligen Quelle verbunden werden sollen, wählen Sie Hypertextverbindungen anlegen. Diese Verbindungen ermöglichen den Wechsel zur Quelle eines Eintrags. Sie müssen dazu nur auf den betreffenden Eintrag klicken.

6. Klicken Sie auf Festlegen.

   Ein neues Mini-Inhaltsverzeichnis wird im Dokument erstellt und platziert. Nachdem Sie das Dokument gespeichert haben, erstellt FrameMaker neue Absatz-Tags mit angehängten Mini-Inhaltsverzeichnissen für alle Absatz-Tags, die verwendet wurden, um das Mini-Inhaltsverzeichnis zu erstellen. Außerdem wird im Dokument eine neue Referenzseite (MTOC) hinzugefügt.

Mini-Inhaltsverzeichnis aktualisieren

Wenn Sie eine Überschrift aktualisieren oder die Formatierung von Mini-Inhaltsverzeichnissen aus der Referenzseite formatieren, werden die Änderungen erst sichtbar, wenn Sie das Dokument speichern oder drucken oder das Mini-Inhaltsverzeichnis manuell aktualisieren.

1. Nehmen Sie an Überschriften im Dokument Änderungen vor.

2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Mini-Inhaltsverzeichnis und wählen Sie im Kontextmenü Mini-Inhaltsverzeichnis aktualisieren aus.

   Hinweis: Sie können auch Einfügen > Inhaltsverzeichnis > Mini-Mini-Inhaltsverzeichnis aktualisieren wählen.

3. Klicken Sie in der Warnmeldung auf OK.

Wenn Sie Mini-Inhaltsverzeichnisse in allen Dokumenten innerhalb eines Buchs aktualisieren möchten, genügt hierfür ein einziger Mausklick.

1. Öffnen Sie das Buchfenster und wählen Sie die Buchdatei aus.

2. Wählen Sie Bearbeiten > Buch aktualisieren.

   

3. Wählen Sie die Option Mini-Inhaltsverzeichnis aus.

4. Klicken Sie auf Aktualisieren.

Durch diesen zentralen Vorgang zur Aktualisierung des gesamten Buchs werden die Mini-Inhaltsverzeichnisse in allen Dokumenten des Buchs aktualisiert.

Sie können außerdem das Aussehen und Verhalten von Mini-Inhaltsverzeichnissen aktualisieren, indem Sie die Absatzformate ändern, die verwendet wurden, um das Mini-Inhaltsverzeichnis zu generieren. Sie können den Absatztyp (mit MTOC-Suffix) einfach im Absatzdesigner öffnen, die gewünschten Änderungen vornehmen und die Absatztyp-Definition aktualisieren. Sie können außerdem auf der Referenzseite (MTOC) die erforderlichen Änderungen vornehmen.

Falls die Seitenzahlen nicht im Mini-Inhaltsverzeichnis enthalten sein sollen, können Sie eine der beiden folgenden Methoden verwenden:

• Entfernen von Seitenzahlen aus allen Ausgabeformaten

  Öffnen Sie die Referenzseite und entfernen Sie alle Vorkommen der <$pagenum>-Variablen von der MTOC-Seite. Nachdem Sie die Variable entfernt haben, speichern Sie das Dokument und aktualisieren das Mini-Inhaltsverzeichnis. Die Seitenzahlen werden nicht im Quelldokument und nicht in der veröffentlichten Ausgabe angezeigt.

• Entfernen der Seitenzahlen aus den von Publish-Pods unterstützten Ausgabeformaten

  Erstellen Sie ein neues Zeichenformat und wenden Sie es auf alle Vorkommen der <$pagenum>-Variablen von der MTOC-Seite. Öffnen Sie die Einstellungen für Veröffentlichungen (in Publish-Pods > Einstellungen > Einstellungen bearbeiten), öffnen Sie die Registerkarte Stilzuordnung und wählen Sie das Zeichenformat aus der Liste aus. Aktivieren Sie die Option „Aus Ausgabe ausschließen“ für das Zeichenformat, das auf die <$pagenum>-Variable angewendet wird. Die Seitenzahlen werden im Quelldokument angezeigt, sie werden jedoch nicht in den Ausgabeformaten veröffentlicht, die vom Publish-Pod unterstützt werden.

Weitere Informationen zu den verschiedenen Ausgabeformaten, die von Pod „Veröffentlichung“ unterstützt werden, finden Sie unter Veröffentlichung auf verschiedenen Kanälen.

Mini-Inhaltsverzeichnis löschen

Klicken Sie zum Löschen eines Mini-Inhaltsverzeichnisses mit der rechten Maustaste auf das Mini-Inhaltsverzeichnis und wählen Sie im Kontextmenü „Mini-Inhaltsverzeichnis löschen“ aus.

Alternativ können Sie auch Einfügen > Inhaltsverzeichnis > Mini-Mini-Inhaltsverzeichnis löschen wählen, um das Mini-Inhaltsverzeichnis zu löschen.

Einführung

Wenn Sie jedoch ein kurzes Inhaltsverzeichnis nicht in einer separaten Datei führen, sondern am Anfang des Quelldokuments einfügen möchten, können Sie ein solches Inhaltsverzeichnis mit Querverweisen erstellen. Unter Umständen wurde bereits ein spezielles Querverweiselement für strukturierte Dokumente definiert.

Inhaltsverzeichnis, das am Anfang eines Dokuments eingebettet ist

FrameMaker behält diesen Inhaltsverzeichnistyp nicht automatisch bei. Wenn Sie z. B. die Reihenfolge der Querverweise im Dokument ändern oder während der Bearbeitung des Dokuments eine Überschrift löschen, müssen Sie die Einträge im Inhaltsverzeichnis selbst neu anordnen bzw. löschen.

Sie können auch ein separates Inhaltsverzeichnis erstellen und die generierte Datei dann an den Anfang des Quelldokuments importieren. Der Texteinschub mit dem Inhaltsverzeichnis wird dann bei auftretenden Änderungen automatisch aktualisiert.

Erstellen eines Inhaltsverzeichnisses in einem Dokument mit Querverweisen

So betten Sie ein Inhaltsverzeichnis in ein Dokument mit Querverweisen ein:

1. Definieren Sie ein Querverweisformat, das den Text entsprechend dem gewünschten Eintragslayout im Inhaltsverzeichnis formatiert. In der Regel würde dieses Format die Bausteine <$paratext> <$pagenum> enthalten.

2. Richten Sie am Anfang des Dokuments einen Querverweis auf die Absätze ein, die in das Inhaltsverzeichnis aufgenommen werden sollen. Verwenden Sie das Querverweisformat, das Sie im vorhergehenden Arbeitsschritt erstellt haben.

Erstellen eines Inhaltsverzeichnisses in einem strukturierten Dokument mit Querverweisen

Fügen Sie für jede Einheit, die in das Inhaltsverzeichnis aufgenommen werden soll, ein für diesen Zweck definiertes Querverweiselement ein. Das Dokument kann auch Absatzelemente enthalten, die zur Formatierung eines Inhaltsverzeichnisses definiert wurden. Wenden Sie sich zwecks weiterer Informationen an den Anwendungsentwickler.

Einbetten von Inhaltsverzeichnissen als Texteinschübe in Dokumente

So betten Sie ein Inhaltsverzeichnis als Texteinschub in Dokumente ein:

1. Erstellen Sie ein Inhaltsverzeichnis.

2. Importieren Sie das Inhaltsverzeichnis in das Dokument.

Verwalten von in Dokumenten eingebetteten Inhaltsverzeichnissen

Gehen Sie wie folgt vor, um ein in ein Dokument eingebettetes Inhaltsverzeichnis beizubehalten:

• Wenn Sie die Reihenfolge der Absätze oder Quellelemente bei der Bearbeitung des Dokuments ändern, ordnen Sie die Querverweise neu an, sodass sie dieselbe Reihenfolge aufweisen. Aktualisieren Sie danach die Querverweise.

• Entfernen Sie beim Löschen eines Absatzes oder Quellelements auch den entsprechenden Querverweis.

Einführung

Die Aktualisierung von Listeneinträgen erfolgt über die Änderung der entsprechenden Absätze oder Marken im Quelldokument. Danach generieren Sie die Liste erneut. Falls Sie Einträge direkt in der Liste bearbeiten, gehen die Änderungen bei der nächsten Generierung der Liste verloren.

Wenn Sie z. B. einen Fehler direkt in einem Inhaltsverzeichnis korrigieren, wird dieser Fehler bei der nächsten Generierung wieder auftreten, da er im Quellabsatz weiterhin vorhanden ist. Um einen Fehler endgültig zu beheben, müssen Sie den Absatz oder Markentext im Quelldokument korrigieren und dann die Liste neu generieren.

Aktualisieren von Inhaltsverzeichnissen oder Listen in Büchern

So aktualisieren Sie ein Inhaltsverzeichnis oder eine Liste, die Teil eines Buchs ist:

1. Nehmen Sie die erforderlichen Änderungen an den Quelldokumenten vor.

2. Wählen Sie im Buchfenster Bearbeiten > Buch aktualisieren.

3. Verschieben Sie die zu aktualisierenden Listen in die Auswahlliste Generieren. Stellen Sie sicher, dass Inhaltsverzeichnis, Listen und Indizes generieren aktiviert ist.

4. Klicken Sie auf Aktualisieren.

Hinzufügen oder Entfernen von Absatz-Tags in Inhaltsverzeichnissen oder Listen in Büchern

1. Wählen Sie die generierte Datei im Buchfenster aus (z. B. das Inhaltsverzeichnis).

2. Wählen Sie Bearbeiten > Einstellungen für Inhaltsverzeichnis oder Einstellungen für Listentyp.

3. Verschieben Sie Elemente wie gewünscht zwischen den Listenfeldern.

4. Klicken Sie auf Festlegen.

5. Klicken Sie auf Aktualisieren.

Aktualisieren von Inhaltsverzeichnissen oder Listen, die eigenständige Dokumente sind

So aktualisieren Sie Inhaltsverzeichnisse oder Listen, die eigenständige Dokumente sind:

1. Nehmen Sie die erforderlichen Änderungen im Quelldokument vor.

2. Wählen Sie im Quelldokument Einfügen > Inhaltsverzeichnis. Wenn Sie zum Erstellen eines eigenständigen Dokuments aufgefordert werden, wählen Sie Ja.

3. Verschieben Sie Elemente wie gewünscht zwischen den Listenfeldern.

4. Klicken Sie auf Festlegen.

Ermitteln der Quellen von Listeneinträgen

Wenn Sie einen Eintrag korrigieren möchten, müssen Sie ihn bis zum entsprechenden Absatz oder Element im Quelldokument zurückverfolgen.

1. Wenn Sie bei der Generierung einer Liste oder eines Indexes nicht Hypertextverbindungen anlegen ausgewählt haben, holen Sie dies nun nach und generieren Sie die Liste neu.

2. Halten Sie die Alt- und Strg-Taste gedrückt und klicken Sie auf einen Eintrag in der Liste.

FrameMaker öffnet das Quelldokument, zeigt die Seite an, die den betreffenden Absatz enthält, und wählt diesen aus. Wenn das Element eine Marke ist, wird der Markentext im Pod Marker angezeigt.

Ermitteln und Markieren von Absätzen mithilfe des Befehls „Suchen/Ändern“

So ermitteln und markieren Sie Absätze mithilfe des Befehls "Suchen/Ändern":

1. Wenn Sie ein Markenelement in einem strukturierten Dokument überarbeiten, wählen Sie Darstellung > Pods > Marken, um den Markentext anzuzeigen.

2. Wählen Sie im Quelldokument (nicht in der generierten Liste) Bearbeiten > Suchen/Ändern.

3. Wählen Sie Absatz-Tag (unstrukturierte Dokumente) oder Element (strukturierte Dokumente) im Popupmenü Suchen. Geben Sie das Tag oder Element ein und klicken Sie dann auf Suchen.

Bearbeiten und Löschen von Listeneinträgen

So bearbeiten und löschen Sie Listeneinträge:

1. In einem unstrukturierten Dokument bearbeiten oder löschen Sie den Absatztext.

2. In einem strukturierten Dokument wählen Sie das Element und gehen dann wie folgt vor:

   • Ändern Sie den Text im Pod Marke und klicken Sie auf Marke bearbeiten“.

   • Drücken Sie Löschen.