Arbeiten mit Einstellungen für die Richtlinieneinhaltung und Kontrolle

Organisationen, die in geregelten Branchen arbeiten, müssen von der Regierung vorgegebene Standards erfüllen. Diese Standards legen fest, wie und wann Mitarbeiter kommunizieren können und ob die Organisation die Kommunikation aufzeichnen und archivieren muss. Beispiel: Einige Organisationen müssen alle Kommunikationstätigkeiten protokollieren, die in ihren Netzwerken stattfinden.

Organisationen können auch Kommunikationen zwischen Mitarbeitern oder zwischen Mitarbeitern und externen Benutzern festhalten, um Standards der internen Kontrolle zu erfüllen. Mit den Einstellungen für Richtlinieneinhaltung und Kontrolle, können Sie Standards für die Unternehmensführung einhalten und Meetings global kontrollieren.

Diese Einstellungen sind global gültig und wirken sich auf das gesamte Adobe Connect-Konto aus. Die Einstellungen werden direkt auf alle Meetings angewendet, die gestartet werden, nachdem die Einstellungen gespeichert wurden. Sie gelten nicht für Meetings, die bereits begonnen haben, als die Einstellungen gespeichert wurden. Sie gelten für gerade gehaltene Meetings bis zu 10 Minuten nach Beendigung der Meetings.

Hinweis: Nicht alle Funktionen zur Richtlinieneinhaltung sind für Kunden verfügbar.

Anpassen von Einstellungen für Richtlinieneinhaltung und Kontrolle

  1. Melden Sie sich bei Connect Central an.
  2. Klicken Sie auf die Registerkarte „Administration“.
  3. Klicken Sie auf „Einwilligung und Bedienung“.
  4. Klicken Sie auf „PODS-Verwaltung“ und führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
    • Wählen Sie die Pods, die Sie in Meetingräumen und virtuellen Klassenzimmern deaktivieren möchten. Wenn Sie einen Pod deaktivieren, werden der Pod und alle enthaltenen Informationen in allen Meetingräumen gelöscht, die den Pod enthalten. Dies kann zu leeren Flächen in den Layouts von Meetingräumen führen. Aktualisieren Sie die Meetingvorlagen und passen Sie die Größe der Pods an, um Zwischenräume auszufüllen.

    • Legen Sie fest, ob interaktives Audio zwischen VoIP und der Konferenzbrücke deaktiviert werden soll.

    • Legen Sie fest, ob die Übertragung über die Konferenzbrücke deaktiviert werden soll. Die Audiodaten von der Brücke werden nur für Aufzeichnungen verwendet.

    • Legen Sie fest, ob die Videotelefoniefunktion deaktiviert werden soll.

  5. Klicken Sie auf „Einstellungen für gemeinsame Nutzung“ und führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
    • Legen Sie fest, ob die Desktopfreigabe, Fensterfreigabe bzw. Anwendungsfreigabe deaktiviert werden soll. Mit den individuellen Bildschirmfreigabemodi können Sie die Bildschirmfreigabemodi deaktivieren und verhindern, dass die Benutzer nicht zugelassene Inhalte freigeben. Weitere Informationen zu den Bildschirmfreigabemodi finden Sie unter Bildschirmfreigabeoptionen.

    • Legen Sie fest, ob die Steuerungsanforderung deaktiviert werden soll, um zu verhindern, dass ein Benutzer die Steuerung des freigegebenen Bildschirms eines anderen Benutzers anfordert.

    • Legen Sie fest, ob die Funktion „Pause und Anmerkung“ für die Bildschirmfreigabe deaktiviert werden soll, um zu verhindern, dass das überlagerte Whiteboard des Freigabe-Pods eingeblendet wird.

    • Legen Sie fest, ob die Bildschirmfreigabe auf bestimmte Prozesse beschränkt sein soll, um Anwendungen festzulegen, die die Benutzer freigeben dürfen. Siehe Freizugebende Anwendungen festlegen oder sperren.

    • Wählen Sie unter den Einstellungen zur Dokumentfreigabe eine oder mehrere der folgenden Optionen. Wenn Sie alle Optionen auswählen, wird die Option „Dokumente freigeben“ vom Freigabe-Pod entfernt.

      Wählen Sie „Freigabe-Pod: Hochladen von Dokumenten in das Meeting deaktivieren“, um zu verhindern, dass Benutzer Dokumente auf ihren Computern freigeben.

      Wählen Sie „Freigabe-Pod: Hochladen von Dokumenten aus den Material- und Kursbibliotheken deaktivieren“, um zu verhindern, dass Benutzer Dokumente aus den Material- und Kursbibliotheken freigeben. Benutzer werden daran gehindert, Materialien direkt in einen Meetingraum hochzuladen. Veranstalter oder Moderatoren können nur Materialien freigeben, die vorab in Connect Central geladen wurden.

      Wählen Sie „Whiteboard deaktivieren“, um das Whiteboard im Freigabe-Pod zu deaktivieren.

    • Wählen Sie „Dateifreigabe-Pod deaktivieren“, um den Dateifreigabe-Pod aus allen Meetings zu entfernen.

    • Wählen Sie „Arbeitsräume deaktivieren“, um zu verhindern, dass Arbeitsräume erstellt werden.

    • Wählen Sie gegebenenfalls „Option zum Öffnen des Weblinks bei Beendigung des Meetings deaktivieren“.

  6. Klicken Sie auf „Aufzeichnungen und Hinweis“ und führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
    Hinweis: Hosted-Kunden steht nur die Einstellung „Einwilligungshinweis aktivieren“ zur Verfügung. Hosted-Kunden können keine Aufzeichnungseinstellungen erzwingen oder Chat-Kopien aktivieren.
    • Wählen Sie „Aufzeichnungseinstellungen für alle Meetings schützen“ und „Alle Meetings aufzeichnen (ein)“, um alle Meetings aufzuzeichnen. Kein Benutzer kann die Aufzeichnung abbrechen, auch nicht der Veranstalter des Meetings. Nur Administratoren können auf erzwungene Aufzeichnungen zugreifen, wenn die Option „Aufzeichnungs-Links in Meetingordnern veröffentlichen“ deaktiviert ist. Andernfalls können Veranstalter über den im Meetingordner verfügbaren Link auf die Aufzeichnung zugreifen. Veranstalter können die erzwungene Aufzeichnung bearbeiten, Administratoren können jedoch bei Bedarf weiterhin auf die ursprüngliche Aufzeichnung zugreifen. Der private Moderatorenbereich und Arbeitsräume werden nicht aufgezeichnet. Wenn Sie alle Meetingaktivitäten aufzeichnen müssen, wählen Sie die Option „Arbeitsräume deaktivieren“ auf der Seite „Einstellungen für gemeinsame Nutzung“. Um den Befehl „Meeting“ > „Meeting aufzeichnen“ in allen Meetingräumen zu deaktivieren, wählen Sie die Option „Kein Meeting aufzeichnen (aus)“.

    • Wählen Sie „Verteilung lokaler Aufzeichnungskopien an Endbenutzer zulassen“, um zuzulassen, dass Benutzer Aufzeichnungen in Adobe Connect Desktop herunterladen.

    • Wählen Sie die Option „Chat-Kopien aktivieren“, um alle Chat-Nachrichten auf dem Server zu protokollieren. Die Kopien geben den Namen des Raums, den Namen des Senders, den Namen des Empfängers, Datum und Uhrzeit und den Nachrichtentext der einzelnen Chat-Nachrichten an. Kopien werden auf dem Adobe Connect-Server im Ordner „Stamminstallationsverzeichnis\content\Konto-ID\SCO-ID-Version\output\“ (beispielsweise „c:\breeze\content\7\21838-1\output“) gespeichert. Format und Typ des Dateinamens lauten Raumname_Datum_Uhrzeit.xml. Chat-Kopien protokollieren keine Texte in den Hinweis-Pods und keine Chat-Kommunikation aus Arbeitsräumen. Um alle textbasierten Nachrichten aufzuzeichnen, deaktivieren Sie den Hinweis-Pod und die Arbeitsräume.

    • Wählen Sie „Einwilligungshinweis aktivieren“ und geben Sie einen Hinweistext ein. Alle Benutzer müssen die im Hinweis genannten Bedingungen akzeptieren, bevor sie die Meetingräume betreten. Die Einwilligung wird im Server-Protokoll aufgezeichnet. Lizenzierte Benutzer beispielsweise können Benutzer über diesen Hinweis informieren, ob ein Meeting aufgezeichnet wird oder nicht.

    • Wählen Sie unter der Option „Meetingaudio auf der Brücke des Telefonieanbieters aufzeichnen“ die Audioanbieter aus, für die die Aufzeichnungen auch über die Audiobrücke des Anbieters erfolgen sollen. Standardmäßig erfolgt die Aufzeichnung für die Audioanbieter über Universal Voice.

  7. Klicken Sie auf „Schulungseinstellungen“ und wählen Sie aus, ob Sie die offene Einschreibung aktivieren möchten.
  8. Klicken Sie auf „Speichern“, um die Änderungen zu speichern.

Freizugebende Anwendungen festlegen oder sperren

Wählen Sie eine der folgenden Methoden, um Benutzer daran zu hindern, nicht autorisierte Anwendungen oder Prozesse freizugeben:
  • Erstellen einer Positivliste autorisierter Anwendungen

  • Erstellen einer schwarzen Liste (Ausschlussliste) der Anwendungen bzw. Prozesse, die nicht freigegeben werden dürfen

Diese zwei Optionen schließen sich gegenseitig aus: Sie können entweder eine Positivliste oder eine Ausschlussliste anlegen. Anwendungen, die in der Ausschlussliste enthalten sind, können von Teilnehmern, Moderatoren und Veranstaltern nicht freigegeben werden. Um zu verhindern, dass die Benutzer nicht zugelassene Anwendungen oder Prozesse freigeben, geben Sie in den entsprechenden Textfeldern die Anwendungen für Windows, Linux bzw. Mac OS ein. Die Liste verfügbarer Elemente erscheint, wenn der Benutzer Fenster oder Anwendungen aus dem Fenster „Bildschirmfreigabe starten“ auswählt.

  1. Wählen Sie die Option „Bildschirmfreigabe auf bestimmte Prozesse beschränken (zum Definieren der Prozessliste aktivieren)...“ aus.
  2. So ermitteln Sie den Namen der ausführbaren Datei der Anwendung:
    Windows
    Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
    • Wechseln Sie zum Anwendungsordner (im Allgemeinen C:\Programme\Anwendungsordner) und notieren Sie den Dateinamen der ausführbaren Datei der Anwendung. Der Name der ausführbaren Datei von Microsoft Office PowerPoint ist beispielsweise POWERPNT.EXE.

    • Rufen Sie Windows Task Manager auf (mit der rechten Maustaste auf eine leere Stelle der Windows-Taskleiste klicken und aus dem Kontextmenü „Task-Manager“ auswählen). Wählen Sie anschließend die Registerkarte „Prozesse“ aus, auf der die laufenden Prozesse angezeigt werden.

    Linux
    Führen Sie einen der folgenden Schritte aus, um alle ausgeführten Prozesse aufzuführen:
    Hinweis: Diese Beispiele beziehen sich auf Ubuntu. In anderen Linux-Systemen sind ähnliche Optionen verfügbar.
    • Geben Sie den Befehl ps („process status“) ein.

    • Wählen Sie „System“ > „Systemverwaltung“ > „Systemüberwachung“. Klicken Sie dann auf die Registerkarte „Prozesse“.

    Mac OS
    Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
    • Wechseln Sie zum Anwendungsordner und notieren Sie den Dateinamen der ausführbaren Datei der Anwendung.

    • Öffnen Sie die Aktivitätsanzeige (Mac OS X 10.3 oder höher) bzw. den Prozess-Viewer (Mac OS X 10.0 und 10.2). Wählen Sie „Alle Prozesse“ im Popupmenü „Anzeigen“, um alle laufenden Prozesse anzuzeigen.

  3. Wählen Sie eine der folgenden Optionen:
    • Freigabe nur für folgende Prozesse zulassen

    • Freigabe folgender Prozesse verhindern

  4. Geben Sie die Namen der Anwendungen für Windows, Linux und Max an. Verwenden Sie dabei einen Doppelpunkt als Trennungszeichen zwischen den einzelnen Werten. Ein Beispiel,
    Windows
    powerpnt.exe:winword.exe:notepad.exe

    Mac OS
    iTunes.app: iPhoto.app: iChat.app

    Linux
    soffice.bin

  5. Klicken Sie auf „Speichern“.

Anzeigen erzwungener Aufzeichnungen

  1. In Connect Central können Administratoren alle in einem Konto erzwungenen Aufzeichnungen anzeigen. Hierzu klicken Sie auf „Inhalt“ > „Erzwungene Aufzeichnungen“.
  2. Klicken Sie auf den Namen einer Aufzeichnung, um Informationen anzuzeigen.
  3. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
    • Klicken Sie auf Bearbeiten, um den Titel, die Zusammenfassung oder die Sprache einer Aufzeichnung zu bearbeiten.

    • Klicken Sie auf die Option „URL für Ansicht“, um die Aufzeichnung anzuzeigen.

Erstellen von Links zu erzwungenen Aufzeichnungen

Links zeigen auf die neueste Version der Aufzeichnung. Wenn die Aufzeichnung direkt oder über einen Link bearbeitet wird, werden die Bearbeitungen in allen Links auf die Aufzeichnung wiedergegeben.

  1. In Connect Central können Administratoren alle in einem Konto erzwungenen Aufzeichnungen anzeigen. Hierzu klicken Sie auf „Material“ > „Erzwungene Aufzeichnungen“.
  2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für das Meeting, das Sie verknüpfen möchten.
  3. Klicken Sie auf „Link erstellen“.
  4. Navigieren Sie zum Ordner Materialien, dem Sie den Link hinzufügen möchten.
  5. Klicken Sie auf „Link erstellen“.

Löschen Sie die erzwungenen Aufzeichnungen.

Nur Administratoren können erzwungene Aufzeichnungen löschen.

  1. Klicken Sie in Connect Central auf „Materialien“ > „Erzwungene Aufzeichnungen“, um alle erzwungenen Aufzeichnungen in einem Konto anzuzeigen.
  2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für das Meeting, das Sie löschen möchten.
  3. Klicken Sie auf „Löschen“.