Trabajo con ajustes de cumplimiento y control

Las organizaciones que realizan su actividad en industrias reguladas deben atenerse a las normativas gubernamentales. Las normativas dictan el modo y el momento en el que los empleados pueden establecer comunicación y determinan si la organización debe registrar y archivar las comunicaciones. Por ejemplo, algunas organizaciones deben registrar todas las comunicaciones que tienen lugar en sus instalaciones.

Las organizaciones pueden decidir guardar las comunicaciones entre los empleados y entre los empleados y los usuarios externos para satisfacer las normativas de control interno. Utilice los ajustes de cumplimiento y control para ajustarse a las normativas y controlar la experiencia global de reunión.

Los ajustes de cumplimiento y control son ajustes globales que afectan a la cuenta de Adobe Connect en su totalidad. Los ajustes se aplican inmediatamente a todas las sesiones de reunión que se inician después de guardar los ajustes. No se aplican a las reuniones que se estén celebrando en el momento en que se guarden los ajustes. Los ajustes se aplican a las reuniones recientes hasta un máximo de diez minutos después de la finalización de la reunión.

Nota: No todas las funciones de cumplimiento están disponibles para los clientes alojados.

Personalización de los ajustes de cumplimiento y control

  1. Inicie una sesión en Connect Central.
  2. Haga clic en la ficha Administración.
  3. Haga clic en Cumplimiento y control.
  4. Haga clic en Gestión de pods y realice cualquiera de las acciones siguientes:

    • Seleccione los pods que desea deshabilitar en las salas de reuniones y las clases virtuales. Si deshabilita un pod, se borrará el pod y toda la información asociada de todas las salas de reuniones que lo contengan. Al deshabilitar los pods, puede ocurrir que dejen un espacio en blanco en el diseño de las salas de reuniones. Actualice las plantillas de la reunión y cambie el tamaño de los pods para llenar espacios.

    • Elija si va a desactivar el audio interactivo entre VoIP y el puente de la conferencia.

    • Elija si se va a desactivar la retransmisión del puente de la conferencia. El audio del puente se emplea sólo para grabar.

    • Elija si se va a desactivar la telefonía de vídeo.

  5. Haga clic en Compartir ajustes y realice cualquiera de las acciones siguientes:

    • Elija si desea deshabilitar el uso compartido del escritorio, deshabilitar el uso compartido de ventanas o deshabilitar el uso compartido de aplicaciones. Los modos de uso compartido de pantalla individual le permiten desactivar los modos de uso compartido de la pantalla y evitan que los usuarios compartan contenido no autorizado. Para obtener más información sobre los modos de uso compartido de pantalla, consulte Opciones de uso compartido de la pantalla .

    • Elija si se va a desactivar la solicitud para el control para evitar que los usuarios soliciten el control de la pantalla compartida de otro usuario.

    • Elija si se va a desactivar la función "Poner en pausa y anotar" del uso compartido de pantalla para desactivar la pizarra de superposición del pod Compartir.

    • Elija si desea restringir el uso compartido de la pantalla para procesos específicos y aplicaciones específicas que los usuarios pueden compartir. Consulte Especifique las aplicaciones para compartir o bloque .

    • En los ajustes de Uso compartido de documento, elija una o más de las siguientes opciones. Si selecciona todas las opciones, la opción Compartir documentos se eliminará del pod Compartir.

      Elija el pod Compartir: desactivar la carga de documentos a la reunión para evitar que los usuarios compartan documentos en sus equipos.

      Elija el pod Compartir: desactivar la carga de documentos de las bibliotecas Contenido y Curso, para evitar que los usuarios compartan documentos que se publican en el las bibliotecas de contenido y curso. Este ajuste evita que los usuarios puedan cargar contenido directamente en una sala de reuniones. Los anfitriones y presentadores solo pueden compartir contenido cargado previamente en Connect Central.

      Elija Desactivar pizarra para desactivar la pizarra en el pod Compartir.

    • Elija Desactivar pod Uso compartido de archivos para eliminar el pod de Uso compartido de archivos en todas las reuniones.

    • Seleccione Deshabilitar salas de grupo de trabajo para evitar la creación de salas de grupos de trabajo.

    • Seleccione la opción Desactivar para abrir el enlace web para poner fin a la reunión.

  6. Haga clic en Grabaciones y aviso y realice una de las acciones siguientes:
    Nota: Los clientes hospedados sólo pueden seleccionar Activar el aviso de cumplimiento. Los clientes hospedados no pueden forzar los ajustes de grabación o habilitar transcripciones de chat.

    • Seleccione Bloquear los ajustes de grabación para todas las reuniones y Grabar todas las reuniones (activado) para grabar todas las reuniones. Nadie puede detener la grabación, ni siquiera el anfitrión de la reunión. Sólo los administradores tienen acceso a las grabaciones forzadas a menos que se seleccione Publicar los vínculos de grabación en las carpetas de reunión. Si se selecciona, el anfitrión de la reunión puede acceder a la grabación a través del vínculo de la carpeta de la reunión. Aunque el anfitrión de la reunión edite la grabación forzada, los administradores podrán seguir accediendo a la grabación original siempre que lo deseen. No se pueden grabar las salas de grupo de trabajo ni el área exclusiva del presentador. Si es necesario grabar todas las actividades de la reunión, seleccione Deshabilitar las salas de grupo de trabajo en la página Compartir ajustes. Seleccione No grabar nunca ninguna reunión (desactivado) para deshabilitar el comando Reunión > Grabar reunión en todas las salas de reunión.

    • Seleccione Permitir la distribución de copias locales de grabaciones a los usuarios finales para permitir que los usuarios puedan descargar grabaciones en Adobe Connect Desktop.

    • Seleccione Activar transcripciones de chat para registrar todos los mensajes de chat en el servidor. Las transcripciones contienen el nombre de la sala, el nombre del remitente, el nombre de destinatario, la fecha, la hora y el cuerpo del mensaje de chat. Las transcripciones se guardan en el servidor de Adobe Connect, en la carpeta rootinstall \content\ account-id \ sco-id - version \output\ (por ejemplo, C:\breeze\content\7\21838-1\output). El formato y el tipo del nombre de archivo es nombresala _ fecha _ hora .xml. Las transcripciones de chat no registran el texto del pod de notas ni de la comunicación por chat de las salas de grupos de trabajo. Para registrar todas las conversaciones de texto, deshabilite el pod de notas y las salas de grupos de trabajo.

    • Seleccione Activar el aviso de cumplimiento e introduzca el texto del aviso para que los usuarios deban aceptar los términos del aviso antes de acceder a las salas de reuniones. La aceptación se guarda en el registro del servidor. Por ejemplo, los clientes con licencia pueden utilizar la función de aviso para informar a los usuarios de que la reunión se está grabando o no.

    • En la opción Grabar audio de la reunión en Puente del proveedor de telefonía, seleccione los proveedores de audio para los que también debe realizarse la grabación en el puente de audio del proveedor. De forma predeterminada, la grabación se lleva a cabo mediante Universal Voice para proveedores de servicios de audio.

  7. Haga clic en Ajustes de formación e indique si desea habilitar la matriculación abierta.
  8. Haga clic en Guardar para guardar los cambios.

Especifique las aplicaciones para compartir o bloque

Para impedir que los usuarios compartan aplicaciones o procesos no autorizados, puede seguir uno de estos procedimientos:

  • Crear una lista blanca de aplicaciones autorizadas

  • Crear una lista negra de aplicaciones o procesos que no se pueden compartir

Las dos opciones son mutuamente excluyentes: puede especificar una lista blanca o una lista negra. Las aplicaciones que se incluyen en la lista negra no están disponibles para los participantes, presentadores y los anfitriones para compartir. Para impedir que los usuarios compartan aplicaciones o procesos no autorizados, introduzca aplicaciones separadas de Windows, Linux y Mac OS en los cuadros de texto. Cuando los usuarios seleccionan Ventanas o aplicaciones en la ventana Iniciar uso compartido de la pantalla, aparece una lista de elementos disponibles.

  1. Seleccione la opción Restringir pantallas compartidas para procesos específicos.
  2. Para determinar el nombre del archivo ejecutable de la aplicación:
    Windows
    Realice una de las siguientes acciones:

    • Vaya hasta la carpeta de la aplicación (por lo general, C:\Archivos de programa\ carpeta de aplicación ) y lea el nombre del archivo ejecutable de la aplicación. Por ejemplo, el nombre del archivo ejecutable de Microsoft Office PowerPoint es POWERPNT.EXE.

    • Inicie el Administrador de tareas de Windows (haga clic con el botón secundario del ratón en un punto vacío en la barra de tareas de Windows y seleccione Administrador de tareas en el menú contextual). A continuación, seleccione la ficha Procesos para enumerar todos los procesos que se estén ejecutando.

    Linux
    Siga uno de estos procedimientos para enumerar todos los procesos que se estén ejecutando:
    Nota: Estos ejemplos son de Ubuntu; otros sistemas Linux cuentan con opciones similares.

    • Introduzca el comando ps (estado del proceso).

    • Elija Sistema > Administración > Monitor de sistema. A continuación, haga clic en la ficha Procesos.

    Mac OS
    Realice una de las siguientes acciones:

    • Vaya a la carpeta de la aplicación y lea el nombre del archivo ejecutable de la aplicación.

    • Abra el Monitor de actividades (Mac OS X 10.3 o posterior) o el Visor de procesos (Mac OS X 10.0 y 10.2) Seleccione Todos los procesos en el menú emergente Mostrar para ver todos los procesos que se estén ejecutando.

  3. Seleccione una de las opciones siguientes:

    • Permitir sólo el uso compartido de los siguientes procesos.

    • Evitar el uso compartido de los siguientes procesos.

  4. Introduzca la lista de nombres de archivos ejecutables como valores separados por dos puntos para Windows, Linux y Mac. Por ejemplo,
    Windows
    powerpnt.exe:winword.exe:notepad.exe

    Mac OS
    iTunes.app: iPhoto.app: iChat.app

    Linux
    soffice.bin

  5. Haga clic en Guardar.

Visualización de las grabaciones forzadas

  1. En Connect Central, los administradores pueden hacer clic en Contenido > Grabaciones forzadas para ver todas las grabaciones forzadas de una cuenta.
  2. Haga clic en el nombre de una grabación para ver información sobre la grabación.
  3. Realice una de las siguientes acciones:

    • Haga clic en Editar para editar el título, el resumen o el idioma de una grabación.

    • Haga clic en URL para realizar visualización para ver la grabación.

Creación de un vínculo a una grabación forzada

Los vínculos apuntan a la versión más actual de la grabación. Si la grabación se edita (directamente o a través del vínculo), las modificaciones se reflejan en todos los vínculos a esa grabación.

  1. En Connect Central, los administradores pueden hacer clic en Contenido > Grabaciones forzadas para ver todas las grabaciones forzadas de una cuenta.
  2. Seleccione la casilla de verificación de la reunión para la que desea crear un vínculo.
  3. Haga clic en Crear vínculo.
  4. Desplácese a la carpeta Contenido donde desee agregar el vínculo.
  5. Haga clic en Crear vínculo.

Eliminar grabaciones forzadas

Sólo los administradores puede eliminar las grabaciones forzadas.

  1. En Connect Central, haga clic en Contenido > Grabaciones forzadas para ver todas las grabaciones forzadas de una cuenta.
  2. Seleccione la casilla de verificación de la reunión que desea eliminar.
  3. Haga clic en Eliminar.