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Ce document d’avis d’annulation est un bon exemple de correspondance :
Cette correspondance consiste en les éléments suivants :
des données provenant de systèmes d’arrière-plan de l’entreprise. (données fusionnées dynamiquement avec le modèle de correspondance) ;
des données pouvant être fournies par un employé du front office, qui personnalise le courrier avant de l’envoyer ;
de contenu de texte préapprouvé. Le texte de la lettre est en général rédigé par des experts dans les domaines financier, légal ou commercial qui comprennent le contexte commercial du courrier. Le contenu comme l’en-tête, le pied de page, les clauses de non-responsabilité et les formules de politesse sont communes à la plupart des lettres. Toutefois, certains contenus, tels que la « cause de cessation », sont spécifiques au courrier particulier.
Dans le cas de certains courriers, comme une lettre réclamant un supplément d’informations concernant une demande d’indemnisation, des utilisateurs de l’entreprise comme l’expert en sinistres, seront peut-être amenés à rajouter du texte personnalisé ;
d’images (logos et signatures). Les images comme les logos de l’entreprise sont présentes dans la majorité des correspondances. Les images de signatures sont quant à elles spécifiques à la lettre et à la personne au nom de laquelle est envoyé le courrier.
Analysez chaque correspondance pour déceler ses différentes composantes. C’est au spécialiste d’applications qu’il revient d’analyser les correspondances qui sont générées :
quelles parties de la correspondance sont statiques et lesquelles sont dynamiques. Les variables qui sont remplies à partir des sources de données d’arrière-plan ou par les utilisateurs finaux ;
l’ordre dans lequel apparaissent les différents paragraphes de texte dans la correspondance, à savoir si les paragraphes peuvent être modifiés par un professionnel lors de la création de la correspondance ;
si la correspondance est générée par le système ou s’il faut qu’un utilisateur final la modifie ; le nombre de correspondances générées par le système et le nombre de celles nécessitant l’intervention d’un utilisateur ;
la fréquence de changement de la correspondance modèle. Sera-t-elle mise à jour tous les ans, tous les trimestres, ou uniquement en cas de modification de la législation ? Quels types de changements faut-il prévoir ? Les changements consistent-ils à corriger des erreurs typographiques, à modifier une mise en page, à ajouter des champs supplémentaires ou d’autres paragraphes, etc.
Lorsque vous planifiez les besoins de votre correspondance, constituez la liste des nouveaux modèles de correspondance. Pour chaque modèle de correspondance, vous avez besoin des éléments suivants :
des clauses de texte, des images et des tableaux ;
les valeurs des données provenant des systèmes d’arrière-plan ;
la mise en page et la mise en page des fragments de la correspondance ;
l’ordre dans lequel le contenu apparaît dans la lettre et les règles d’inclusion et d’exclusion de contenu ;
les conditions dans lesquelles des utilisateurs professionnels comme les experts en sinistres des assistants sociaux sont amenés à en tout ou partie le contenu du courrier.
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