Présentation du flux de travaux de la solution

Le schéma suivant illustre un flux de travaux typique pour la création d’un modèle de correspondance.

Afficher le graphique en taille réelle

Présentation du processus de création d’un modèle de correspondance

Dans ce flux de travaux :

1. Les concepteurs de formulaire créent des mises en page et des mises en page de fragments à l’aide d’Adobe LiveCycle Designer et les téléchargent vers un référentiel CRX. Les mises en page contiennent des champs de formulaire classiques, des fonctions de mise en page (en-têtes et pieds de page, par exemple) et des « zones cible » vides où placer du contenu. Les spécialistes d’applications interviennent ensuite pour mapper le contenu requis vers ces zones cible. Voir Equipe du projet pour une description du rôle de concepteur de formulaire et des autres rôles.

2. Les experts spécialisés des départements juridique, financier ou marketing créent et téléchargent du contenu : clauses de protection légale, termes et conditions, et les images (logos, par exemple), qui sont réutilisés dans divers modèles de correspondance.

3. Les spécialistes d’applications créent des modèles de correspondance. Le spécialiste d’applications :

   • mappe des clauses et des images vers les zones cible des modèles ;

   • définit les conditions et les règles pour l’inclusion de contenu ;

   • relie les champs et les variables de la mise en page aux modèles de données sous-jacents.

Il existe deux manières de générer la correspondance qui est envoyée à vos clients : correspondance générée par l’utilisateur et correspondance générée par le système.

Générée par l’utilisateur : les employés en contact avec la clientèle (experts en assurances, par exemple, ou assistants sociaux) peuvent créer de la correspondance personnalisée. Dans une interface simple et intuitive présentant une mise en page simple de courrier, les utilisateurs peuvent ajouter du texte facultatif, personnaliser le contenu éditable tout en prévisualisant la correspondance en temps réel. Ils peuvent ensuite envoyer la correspondance personnalisée à un processus d’arrière-plan.

Afficher le graphique en taille réelle

Présentation du processus de création de correspondance générée par l’utilisateur

Générée par le système : la correspondance est automatiquement générée à partir de déclencheurs événementiels. Par exemple, un rappel envoyé à un contribuable l’invitant à remplir sa feuille d’impôts sera généré par la fusion du modèle prédéfini avec les données concernant le destinataire du rappel. La lettre finale pourra être envoyée par courrier électronique, imprimée, télécopiée ou archivée.

Afficher le graphique en taille réelle

Présentation du processus de création de correspondance générée par le système

La correspondance finalisée pourra être envoyée à un processus d’arrière-plan à des fins de post-traitement. La correspondance pourra être :

• traitée pour être envoyée par courrier électronique ou par fax, ou pour être imprimée par lots, ou encore pour être placée dans un dossier à des fins d’impression ou d’envoi par courrier électronique ;

• soumise à révision et à approbation ;

• sécurisée par l’application de signatures numériques, de certification, de chiffrement ou de gestion des droits numériques ;

• convertie en PDF recherchable, contenant toutes les métadonnées nécessaires pour l’archivage et l’audit ;

• incluse dans un portfolio PDF qui comprend d’autres documents, des supports marketing, par exemple. Le portfolio PDF peut ensuite être envoyé comme correspondance finale.