Workspace est une application Flex intuitive permettant aux utilisateurs finaux de lancer et de modifier des processus d’entreprise reposant sur des formulaires en utilisant un navigateur Web.
Grâce à Workspace, les utilisateurs peuvent effectuer les opérations suivantes :
Compléter les formulaires qui initient un processus de gestion.
Accomplir des tâches en réponse à des notifications par courrier électronique. Les développeurs peuvent inclure des actions d’utilisateur dans le courrier électronique sous forme de liens. L’utilisateur peut soit cliquer sur l’action dans le courrier électronique, soit répondre en indiquant l’action dans la première ligne du message de réponse.
Ouvrir des formulaires acheminés jusqu’à un utilisateur ou jusqu’à une file d’attente de groupe à des fins de révision, d’approbation ou de spécification d’informations supplémentaires.
Quand un utilisateur ouvre sa tâche, il peut ajouter ses commentaires et afficher les commentaires ajoutés par d’autres réviseurs. Il peut également voir quelle action était sélectionnée par les autres utilisateurs lors de l’envoi de leur tâche.
Ajouter des pièces jointes et des commentaires à une tâche et en restreindre l’accès.
Rechercher des formulaires faisant partie intégrante d’un processus d’entreprise achevé ou de processus actifs lancés ou modifiés par l’utilisateur.
Utiliser des recherches personnalisées et des filtres reposant sur des variables de processus.
Afficher des catégories de processus et une liste de tâches.
Sélectionner des processus et stocker ces derniers dans un dossier Favoris pour en faciliter l’accès.
Partager des tâches et consulter d’autres utilisateurs.
Suivre les processus et consulter le journal d’audit.
Lancer de nouveaux processus à partir de formulaires archivés précédemment.
Recevoir une demande de fourniture de signature électronique Workspace en confirmant la validité des informations lors de l’accomplissement d’une tâche. Toutes les informations requises pour déterminer si l’utilisateur a confirmé la validité sont stockées comme des données de processus.
La fonction SSO (Single Sign-On) pour Windows permet aux utilisateurs d’accéder à Workspace sans avoir à s’authentifier et la conformité 508 permet aux utilisateurs handicapés d’utiliser Workspace à l’aide de lecteurs d’écran tels que JAWS.
Workspace peut également être affiché à l’aide du navigateur Safari ou intégré en tant que portlet d’un portail SharePoint.
Dans l’environnement de développement, les développeurs peuvent utiliser Flash Builder pour personnaliser l’interface Web visible par les utilisateurs finaux. Ceci permet à votre entreprise de s’assurer que l’interface utilisateur Workspace porte les informations de marque appropriées et qu’elle est adaptée aux besoins de l’activité.
LiveCycle Mobile
Fournit un accès à la volée aux formulaires, aux tâches et au contenu mobiles. Mobile vous permet également d’exécuter des tâches et de capturer des données depuis votre périphérique mobile, garantissant ainsi que les flux de production restent actifs. Il peut accepter ou rejeter des frais de déplacements ou des brouillons de documents, processus qui ne peuvent généralement pas attendre que vous démarriez votre ordinateur portable. Les possibilités de capture de données permettent aux utilisateurs non seulement de saisir du texte, mais également de prendre des photos ou d’ajouter d’autres types de contenu. En outre, puisque les travailleurs mobiles ne disposent pas toujours d’une connectivité, les tâches peuvent être approuvées et les données capturées pendant que l’utilisateur est hors ligne. Elles sont alors mises en file d’attente pour être envoyées au serveur lorsque la connectivité est rétablie. L’application permet également aux périphériques Apple® iOS® de parcourir, d’ouvrir et d’envoyer par courrier électronique les fichiers stockés dans le référentiel de gestion du contenu activé WebDAV de votre organisation.
Les utilisateurs peuvent télécharger et installer l’application pour les périphériques Android™, Blackberry et iOS afin d’afficher et d’accomplir les tâches, de capturer des données et d’afficher du contenu lors des déplacements.
Les formulaires pour l’environnement mobile sont créés à l’aide de Guide Builder, dans Workbench.
Stratégies d’exécution
Vous pouvez réaliser une opération d’affectation de tâches multiples avant que toutes les tâches générées ne soient terminées. Cette fonction est très utile lorsqu’une décision à propos d’une révision ne nécessite pas une réponse de chaque réviseur. Par exemple, l’acceptation d’une proposition requiert une majorité d’approbations de la part des membres du comité. Si l’action Approuver est sélectionnée, vous pouvez donc terminer une opération d’affectation de tâches multiples dès que plus de 50 % des tâches ont été réalisées.
Données de collecte et fonctions XPath
Les informations envoyées pour chaque opération d’affectation de tâches multiples sont sauvegardées dans une variable collection appelée Collecte des résultats de tâches. Les fonctions XPath peuvent être utilisées pour évaluer les résultats. Par exemple, vous pouvez déterminer combien de personnes ont sélectionné une action spécifique ou le pourcentage de personnes qui ont envoyé l’action. Ces fonctions sont utiles pour l’évaluation des résultats de révisions de documents en série.
Tâches pour utilisateurs multiples
Le service Utilisateur permet d’exécuter une opération d’affectation de tâches multiples pour attribuer des tâches simultanément à plusieurs utilisateurs. Elle permet aux développeurs de processus d’effectuer des affectations de tâches parallèles, reposant sur une liste d’utilisateurs ou un groupe.
Cette opération est utile lorsque vous souhaitez que plusieurs personnes fournissent des informations similaires. Par exemple, à la fin de chaque trimestre fiscal, un processus assigne une tâche au vice-président de chaque groupe de vente géographique de votre entreprise. Pour réaliser cette tâche, il suffit à chaque vice-président de joindre son rapport de vente trimestriel et d’envoyer la tâche. Le processus récupère chaque fichier joint de la collection des résultats de tâches et les envoie au vice-président directeur des ventes.
Cette opération est également utile lorsque vous souhaitez que plusieurs personnes révisent et approuvent la même information (révision de document et processus d’approbation).
