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Divers types d’utilisateurs recourent à Document Security pour accomplir différentes tâches :
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L’administrateur système ou un informaticien installe et configure Document Security. Cette personne peut également être chargée de la configuration des paramètres généraux du serveur, des pages Web, des stratégies et des documents.
Ces options peuvent notamment inclure l’URL de base de Document Security, les notifications de contrôle et de confidentialité, les notifications d’enregistrement des utilisateurs invités et les périodes d’ouverture hors connexion par défaut.
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Les administrateurs de Document Security créent des stratégies et des jeux de stratégies, et gèrent les documents protégés par une stratégie pour les utilisateurs, selon les besoins. Ils créent également des comptes d’utilisateur invité et contrôlent les événements concernant le système, les documents, les stratégies, les jeux de stratégies ainsi que les événements personnalisés. Ils peuvent également être responsables de la configuration des paramètres généraux du serveur, des pages Web et des stratégies, conjointement avec un administrateur système.
Les administrateurs peuvent affecter les rôles ci-après aux utilisateurs dans la zone Gestion des utilisateurs dans Administration Console. Les utilisateurs dotés de ces rôles exécutent leurs tâches dans la zone de l’interface utilisateur Document Security dans Administration Console.
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Les utilisateurs de l’entreprise qui possèdent des comptes Document Security valides créent leurs propres stratégies et utilisent des stratégies pour protéger des documents, contrôler et gérer leurs documents protégés par une stratégie et contrôler les événements concernant leurs documents.
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Les coordinateurs de jeux de stratégies gèrent les documents, affichent les événements et gèrent d’autres coordinateurs de jeux de stratégies (selon leurs autorisations). Les administrateurs désignent, parmi les utilisateurs, des coordinateurs pour certains jeux de stratégies.
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Les utilisateurs externes à l’entreprise (partenaires commerciaux, par exemple) peuvent utiliser les documents protégés par une stratégie s’ils figurent dans l’annuaire de Document Security, si l’administrateur leur crée un compte ou s’ils s’enregistrent dans Document Security par l’intermédiaire d’un processus automatisé d’invitation par courrier électronique. Selon le mode choisi par l’administrateur pour activer les paramètres d’accès, les utilisateurs invités peuvent également être autorisés à appliquer des stratégies à des documents, à créer, modifier et supprimer leurs stratégies, et à inviter d’autres utilisateurs externes à utiliser leurs documents protégés par une stratégie.
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Les développeurs utilisent le SDK d'AEM forms pour intégrer des applications personnalisées à Document Security.
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