Stratégies et documents protégés par une stratégie

Les stratégies contiennent des informations sur les utilisateurs autorisés et les paramètres de confidentialité à appliquer aux documents. Les utilisateurs peuvent être des membres de votre entreprise, ainsi que des personnes extérieures qui possèdent un compte. Si l’administrateur active la fonction d’invitation d’utilisateur, il est même possible d’ajouter de nouveaux utilisateurs aux stratégies et de déclencher le processus d’envoi par courrier électronique d’une invitation à l’enregistrement.

Les paramètres de confidentialité d’une stratégie déterminent dans quelle mesure les destinataires peuvent utiliser le document. Par exemple, vous pouvez spécifier si les destinataires sont autorisés à imprimer ou copier du texte, effectuer des modifications ou ajouter des signatures et des commentaires dans des documents protégés. Une même stratégie peut également spécifier différents paramètres de confidentialité pour des utilisateurs spécifiques.

Les utilisateurs et les administrateurs peuvent créer des stratégies par l’intermédiaire des pages Web de Document Security. Une seule stratégie à la fois peut être appliquée à un document. Les deux méthodes suivantes permettent d’appliquer une stratégie :

• Ouvrez le document dans Acrobat ou une autre application cliente et sélectionnez une stratégie pour protéger le document.

• Envoyez un document en tant que pièce jointe d’un courrier électronique dans Microsoft Outlook. Dans ce cas, vous pouvez sélectionner une stratégie dans la liste des stratégies ou choisir une stratégie générée automatiquement et créée par Acrobat avec un jeu de paramètres de confidentialité par défaut afin de ne protéger le document que pour les destinataires du courrier électronique.

Vous pouvez supprimer une stratégie d’un document à l’aide de l’application cliente.

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Etapes représentées dans le schéma :

1. Le propriétaire du document sécurise le document à partir d’une application cliente prise en charge avec une stratégie qui autorise l’utilisation en ligne.

2. Document Security crée une licence de document ainsi que des clés de document, et chiffre la stratégie. La licence de document, la stratégie chiffrée et la clé du document sont renvoyées à l’application cliente.

3. Le document est chiffré avec la clé du document et cette dernière est rejetée. Le document intègre alors la licence et la stratégie. Ces tâches sont effectuées dans l’application cliente prise en charge.

Lorsque vous appliquez une stratégie à un document, les informations contenues dans le document, dont les fichiers (texte, audio ou vidéo) enregistrés dans le document PDF, sont protégées par les paramètres de confidentialité spécifiés dans la stratégie. Document Security génère une licence et des informations de chiffrement qui sont ensuite intégrées dans le document. Lorsque vous distribuez le document, Document Security peut authentifier les destinataires qui tentent d’ouvrir le document et autoriser l’accès en fonction des privilèges spécifiés dans la stratégie.

Si l’utilisation hors connexion est autorisée, les destinataires peuvent également utiliser hors connexion (sans être connectés à Internet ou au réseau) des documents protégés par une stratégie, pendant la période spécifiée dans la stratégie.

Pour ouvrir et utiliser des documents protégés par une stratégie, cette dernière doit inclure votre nom en tant que destinataire et vous devez disposer d’un compte Document Security valide. Pour les documents PDF, vous devez disposer d’Acrobat ou d’Adobe Reader®. Pour les autres types de fichiers, vous devez disposer de l’application voulue et des extensions d'Adobe reader DC déjà installées.

Lorsque vous tentez d’ouvrir un document protégé par une stratégie, Acrobat, Adobe Reader ou les extension d'Acrobat Reader DC se connectent à Document Security pour vous authentifier. Ensuite, vous pouvez ouvrir une session. Si l’utilisation du document est contrôlée, un message de notification apparaît. Lorsque Document Security a déterminé les autorisations à accorder, il procède au déchiffrement du document. Vous pouvez ensuite utiliser le document conformément aux paramètres de confidentialité de la stratégie.

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Etapes représentées dans le schéma :

1. L’utilisateur du document ouvre le document dans une application cliente prise en charge et s’authentifie auprès du serveur. L’identifiant du document est envoyé au serveur Document Security.

2. Document Security authentifie les utilisateurs, vérifie les autorisations de la stratégie et crée un coupon. Ce coupon (contenant la clé et les autorisations du document) est renvoyé à l’application cliente.

3. Le document est déchiffré avec la clé du document et celle-ci est rejetée. Le document peut ensuite être utilisé conformément aux paramètres de confidentialité spécifiés dans la stratégie. Ces tâches sont effectuées dans l’application cliente prise en charge.

Vous pouvez continuer à utiliser un document dans les conditions suivantes :

• indéfiniment ou pendant la période de validité spécifiée dans la stratégie ;

• jusqu’à ce que l’administrateur ou la personne ayant appliqué la stratégie révoque l’accès au document ou modifie la stratégie.

Vous pouvez également utiliser hors connexion (c’est-à-dire sans être connecté à Internet ou au réseau) les documents protégés par une stratégie, si la stratégie autorise l’accès hors connexion. Vous devez tout d’abord ouvrir une session Document Security pour synchroniser le document en ligne. Ensuite, vous pouvez utiliser le document pendant la durée d’ouverture hors connexion spécifiée dans la stratégie.

Lorsque la période d’ouverture hors connexion arrive à son terme, vous devez resynchroniser le document avec Document Security, soit en le remettant en ligne et en ouvrant un document protégé par une stratégie, soit en exécutant une commande dans l’application cliente (pour plus de précisions, consultez l' Aide d'Acrobat ou l' Aide des extensions d'Acrobat Reader DC appropriée).

Si vous enregistrez une copie d’un document protégé par une stratégie à l’aide de la commande Enregistrer ou Enregistrer sous, la stratégie est automatiquement appliquée au nouveau document. Les événements tels que les tentatives d’ouverture du nouveau document sont également contrôlés et enregistrés pour le document original.