Añadir información de la sala de Adobe Connect

Cuando cree una reunión en Lotus Notes, puede utilizar la libreta de direcciones de Lotus Notes o la libreta de direcciones general para invitar a otros usuarios a la reunión. Puede utilizar Lotus Notes para enviar invitaciones electrónicas a la reunión, así como recordatorios electrónicos de próximas reuniones.

El mensaje de correo electrónico de invitación a la reunión incluye el texto de la invitación, la URL de la sala de reuniones de Adobe Connect y datos específicos sobre la audioconferencia, si procede. Lotus Notes Add-in añade esta información a las invitaciones del calendario y a los mensajes de correo electrónico. No es necesario crear una sala de reuniones ni programar o actualizar la sala de reuniones para cada sesión. Las salas de reuniones de Adobe Connect y las URL de las reuniones son permanentes.

Nota: Menos el host de la reunión, todos los asistentes se configuran como participantes a la reunión. Para convertir participantes en presentadores o anfitriones antes de una reunión, cambie la función de usuario en Adobe Connect (Reuniones > Editar participantes). Para obtener más información, consulte la Ayuda de Adobe Connect.

Creación de una sala de reuniones

Puede utilizar una nueva sala de reuniones como sala predeterminada para sus reuniones de Adobe Connect o como sala ocasional. Esta opción no está disponible si el administrador ha restringido la creación de salas,

  1. En el menú Add-in, seleccione Crear nueva sala de Adobe Connect.

  2. Especifique un nombre para la sala de reuniones y un sufijo personalizado para la URL (su nombre o planificación , por ejemplo).

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    Creación de una sala de reuniones

Envío de una invitación de reunión

Las invitaciones de calendario se suelen enviar para programar reuniones frecuentes, reuniones futuras o reuniones que se desea que aparezcan en el calendario de un participante. Por el contrario, una invitación de correo electrónico es más adecuada para invitar asistentes a participar en reuniones con un plazo de preaviso muy corto. Tanto las invitaciones de calendario como las de correo electrónico contienen detalles de la reunión de Adobe Connect. Estos detalles incluyen la dirección URL de la sala de reuniones, así como el número de teléfono y los códigos para llamar a la conferencia, si procede.

Asegúrese de configurar la sala de reuniones predeterminada. Consulte Configuración de la sala de reuniones predeterminada .

Envío de una invitación de correo electrónico

  1. En el menú Add-in, seleccione Enviar invitación a una reunión de Adobe Connect.

  2. En el mensaje de correo electrónico, escriba la dirección de correo electrónico del participante y cualquier dato adicional que desee añadir en el mensaje.

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Invitación de reunión de Adobe Connect

Envío de una invitación de calendario

En el menú Add-in, seleccione Programar reunión de Adobe Connect.

La invitación de calendario se abre con la información de la sala de reuniones.

Participar en una reunión de Adobe Connect

Las invitaciones de reunión de Adobe Connect se envían por mensaje de correo electrónico e incluyen la URL de la sala de reuniones de Adobe Connect.

  1. Abra el mensaje de correo electrónico que contiene la invitación.

  2. Realice una de las siguientes acciones:

    • Si la reunión ya ha empezado, haga clic en la URL de la sala de reuniones que aparece en la invitación.

    • Si la reunión está programada para más tarde, haga clic en Aceptar. Después, cuando la reunión empiece, abra el elemento del calendario de Lotus Notes y haga clic en la URL de la sala de reuniones.

    Para reuniones recurrentes, puede añadir la URL de la sala de reuniones como marcador en el navegador para facilitar el acceso en el futuro.