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Die Correspondence Management Solution trennt das Dokumentdesign von der Inhaltsverwaltung, d. h. es ist nicht erforderlich, bei jeder Änderung des Inhalts ein neues Design für ein Dokument zu entwerfen. Dank dieser Struktur lassen sich Kreativität, administrative Aspekte und gesetzliche Vorgaben besser miteinander kombinieren. Dadurch wird die Verwaltung von Inhalten über Abteilungen und Produktlinien hinweg erheblich vereinfacht. Die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigt an Hand einer Schadensregulierung bei einer fiktiven Versicherungsgesellschaft, wie sich die verschiedenen, auf die jeweilige Mitarbeiterrolle zugeschnittenen Schriftstücke erstellen und ändern lassen.
Dieses Dokument beschreibt zwei Szenarien zur Verwendung der Correspondence Management Solution mit jeweils unterschiedlichen Benutzerberechtigungen. Das erste Szenario leitet den Schadensregulierer durch einen Prozess, in dessen Verlauf ein vorhandenes Schriftstück auf der Benutzeroberfläche „Korrespondenz erstellen“ geändert und gezielt an einen bestimmten Kunden angepasst wird. Das zweite Szenario leitet den Anwendungsspezialisten von Correspondence Management durch einen Prozess, in dessen Verlauf Eigenschaften für Inhaltsfelder in der Vorlage mit Hilfe der Benutzeroberfläche „Elemente verwalten“ geändert werden.
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