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Der Elementtyp „Briefinstanz“ ist mit folgenden Metadaten verknüpft (zusätzlich zu Standard-Formatattributen wie PDF-Datei, verarbeitete XDP und XML-Daten):
- Name der Briefinstanz
- Dieses Attribut ist zur eindeutigen Identifizierung einer Briefinstanz nützlich.
Hinweis: Ein Standardname wird generiert, wenn der Agent den Brief sendet oder speichert. Er wird aus DD-Schlüsselelementen generiert. Wenn kein DD, keine DD-Schlüsselelemente oder keine Werte für die Schlüsselelemente vorhanden sind, wird als Instanzname ein eindeutiger Bezeichner zugewiesen. Dem generierten Namen ist der Briefname als Präfix vorangestellt und die Schlüsselelementwerte werden durch '_' getrennt. Dieser Name kann im Dialogfeld „Eigenschaften“ für die Briefinstanz geändert werden. Wenn eine Briefinstanz mit einem bereits vorhandenen Namen gesendet oder als Entwurf gespeichert wird, erhält der Benutzer eine Warnung. Durch Klicken auf „OK“ wird das Dialogfeld „Eigenschaften“ geöffnet, in dem der Benutzer die Briefinstanz umbenennen und erneut senden kann.
- Briefinstanztyp
- Datentyp enum mit den Werten Complete (für als Entwurf gespeicherte Briefe) oder Final (für gesendete Briefe)
- Aktionsprotokoll
- Enthält Informationen zu den auf eine Briefinstanz angewendeten Aktionen. Die Zeitstempel für die Aktionen werden ebenfalls gespeichert.
- Name des Briefs
- Name der Briefvorlage
- Briefbeschreibung
- Beschreibung der Briefvorlage
- Briefkommentar
- Kommentar zur Briefvorlage
- Briefkategoriename
- Name der Kategorie, die mit der Briefvorlage verknüpft ist
- Name der Briefunterkategorie
- Name der Unterkategorie, die mit der Briefvorlage verknüpft ist
- Sendedatum
- Datum, an dem der Brief gesendet wurde
- Gesendet von
- Name/ID des Agent, der den Brief gesendet hat
- Erweiterte Eigenschaften
- Alle benutzerdefinierten Eigenschaften, die mit Briefvorlagen verknüpft sind, werden in die Briefinstanz kopiert.
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