Workflow-Übersicht

Das folgende Diagramm zeigt einen typischen Workflow zur Erstellung einer Korrespondenzvorlage.

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Übersicht über die Erstellung einer Korrespondenzvorlage

Die einzelnen Workflow-Schritte:

1. Formularentwickler erstellen Layouts (Formularentwürfe) mit Adobe LiveCycle Designer und laden sie in ein Repository hoch. Die Layouts enthalten typische Formularfelder, Layoutmerkmale wie Kopf- und Fußzeilen sowie leere „Zielbereiche“ zum Einfügen des Inhalts. Zu einem späteren Zeitpunkt ordnen Anwendungsspezialisten die Inhalte den jeweiligen Zielbereichen zu.

2. Subject Matter Experts, d. h. themerelevante Fachleute aus der Rechts-, Finanz- oder Marketingabteilung, erstellen Inhalte wie Textbausteine und Bilder und laden sie hoch. Diese Bausteine umfassen in der Regel Haftungsausschlüsse, Geschäftsbedingungen, aber auch Logos, die in verschiedenen Korrespondenzvorlagen wiederholt verwendet werden.

3. Anwendungsspezialisten erstellen Korrespondenzvorlagen. Der Anwendungsspezialist:

   • ordnet den Zielbereichen in den Vorlagen Textbausteine und Bilder zu

   • legt Bedingungen/Regeln für die Einbeziehung von Inhalten fest

   • verknüpft Layout-Felder und Variablen mit zu Grunde liegenden Datenmodellen

Es gibt zwei Möglichkeiten zur Erstellung der Korrespondenz, die an Ihre Kunden geht: benutzergesteuerte und systemgesteuerte Erstellung.

Benutzergesteuert: Mitarbeiter mit regulärem Kundenkontakt, wie z. B. Schadensregulierer oder Sachverständige, können benutzerdefinierte Schriftstücke erstellen. Über eine einfache und intuitiv bedienbare Benutzeroberfläche zur Brieferstellung können die Anwender dem Schriftstück optionalen Text hinzufügen, editierbare Inhalte personalisieren und dabei das Ergebnis in einer Echtzeit-Vorschau überprüfen. Anschließend lässt sich das angepasste Schriftstück an einen Back-End-Prozess übermitteln.

Systemgesteuert: Die Erstellung von Schriftstücken wird durch so genannte Ereignistrigger ausgelöst und erfolgt automatisch. Beispiel: Ein Mahnschreiben zur Erinnerung an eine Steuervorauszahlung wird durch Zusammenfügung der vorab definierten Vorlage mit den Kontaktdaten des Empfängers generiert. Der endgültige Brief kann per E-Mail gesendet, ausgedruckt, als Fax verschickt oder archiviert werden.

Das endgültige Schriftstück kann zur Nachbearbeitung an einen Back-End-Prozess übermittelt werden. Das Schriftstück kann dann:

• für den Versand per E-Mail oder Fax bzw. für den Stapeldruck verarbeitet sowie zwecks Druck oder E-Mail-Versand in einem Ordner abgelegt werden

• zur Überprüfung oder Genehmigung eingereicht werden

• durch Anwendung von digitalen Unterschriften, Zertifikaten, Verschlüsselung oder Rechteverwaltung gesichert werden

• in eine durchsuchbare PDF-Datei konvertiert werden, die alle zu Archivierungs- und Auditing-Zwecken notwendigen Metadaten enthält

• in ein PDF-Portfolio einbezogen werden, das weitere Dokumente enthält, z. B. Marektingmaterial. Das PDF-Portfolio kann dann als endgültiges Schriftstück gesendet werden.