Wenn die Dokumente später Grafiken, Rahmen oder Tabellen enthalten, orientieren Sie sich an folgenden Richtlinien, um ein einheitliches Aussehen zu garantieren:
Platzieren Sie Standardelemente auf einer Referenzseite. Sie können Grafiken einfügen, die Benutzer immer wieder benötigen, z. B. ein Symbol, das die Aufmerksamkeit auf Hinweise und Warnungen lenkt, oder einen verankerten Rahmen mit Standardhöhe und -breite. Diese Elemente können dann von den Benutzern nach Bedarf kopiert und eingefügt werden.
Definieren Sie einen Absatzstil für verankerte Rahmen. Damit erzielen Sie einheitliche Abstände um Grafiken. Für einen Absatzstil mit dem Namen Rahmen könnte z. B. die Einstellung „Abstand: Unten“ auf 20 Punkt und die Einstellung „Zeilenabstand“ auf null gesetzt werden. Jeder Rahmen könnte dann in einem leeren Absatz mit dem Stil „Rahmen“ verankert werden. Eine Alternative hierzu wäre die Verwendung von einzelligen Tabellen und ihren Titeln für Grafiken und deren Beschriftung.
Wenn Textrahmen für Bildbeschriftungen verwendet werden, sollten Sie einen Absatzstil für die Beschriftungen definieren. Werden für die Bildbeschriftungen Textzeilen benutzt, definieren Sie einen Zeichenstil. (Auf eine Textzeile kann kein Absatzstil angewendet werden.)
Wählen Sie eine Farbpalette und definieren Sie bei Bedarf die Farben und Farbauszüge neu.
Bereiten Sie Standardtabellenformate vor. Nicht alle Eigenschaften, die Sie für Tabellen festlegen, können in ein anderes Dokument importiert werden. Die Breite von Text (wie auch andere Eigenschaften) kann in den Tabellen erheblich variieren. Daher müssen Benutzer einige Eigenschaften wahrscheinlich immer selbst anpassen. Betrachten Sie Ihre Tabellen als Ausgangspunkt für die Benutzer.