Utilisation des rapports sur les réunions

Les rapports sur les salles de réunion montrent comment les salles de réunion sont utilisées. Le rapport de synthèse sur les salles de réunion vous permet d’obtenir des données sur une salle de réunion individuelle au cours d’une période et au cours de plusieurs sessions. Vous pouvez obtenir des informations comme le nombre unique total de participants, le nombre de sessions uniques et la durée moyenne d’une réunion. Ces informations vous permettent de déterminer si l’activité d’une salle de réunion est faible. A l’inverse, si le rapport indique qu’une salle de réunion est très prise, vous pouvez créer plus de salles de réunion pour mieux gérer la charge de travail.

Le rapport de session d’une réunion individuelle vous permet d’afficher des informations sur une session spécifique ayant eu lieu dans une salle de réunion. Vous voyez des informations comme le nombre total de participants, le nombre total d’invités et les noms de tous les participants. En comparant la durée planifiée à la durée réelle de la session, vous déterminez si une réunion s’est terminée plus tôt ou plus tard que prévu. Les informations contenues dans ce rapport vous permettent de déterminer si ce sont les bonnes personnes qui ont participé à une réunion précise et combien de temps elles sont restées dans la salle.

Créer des rapports sur les réunions

  1. Connectez-vous à Connect Central, puis cliquez sur Rapports.

  2. Cliquez sur Réunion.

  3. Dans le menu, sélectionnez un type de rapport sur les réunions : Rapport sommaire sur la salle ou Rapport sur une session de réunion.

  4. Sélectionnez une réunion dans la Bibliothèque et cliquez sur Suivant.

  5. Cliquez sur Spécifier les filtres du rapport. (Facultatif) Saisissez une étendue de dates et/ou sélectionnez un ou plusieurs Groupes d’utilisateurs spécifiques.

  6. Cliquez sur Ajouter ou supprimer des champs. Sélectionnez et désélectionnez les champs à afficher dans le rapport.

  7. Cliquez sur Créer un rapport.

Consulter des rapports sur les réunions

Le tableau affiche les informations spécifiques qui apparaissent dans les colonnes au sein des rapports sur les réunions. Les en-têtes de colonne n’apparaissent pas tous dans tous les rapports sur les réunions.

En-tête de colonne

Description

Durée moyenne

La durée moyenne des sessions de réunion qui ont eu lieu dans cette salle de réunion.

Durée moyenne de participation par session

La durée moyenne qu’un participant précis passe en réunion dans cette salle de réunion.

Utilisateurs moyens

Le nombre moyen de participants à une session pendant toutes les sessions d’une salle de réunion.

Utilisation actuelle du disque (ko)

Quantité d’espace, en Ko, utilisée actuellement dans cette salle de réunion.

Date de la session

La date à laquelle la session d’une réunion spécifique a eu lieu.

Heure de la première entrée

Heure à laquelle le premier participant est entré dans la salle de réunion pour cette session de réunion spécifique.

Prénom

Prénom du participant à la réunion.

Première session

Date à laquelle la première session de la réunion a eu lieu dans cette salle de réunion.

Première session suivie

La date à laquelle le participant en question a participé pour la première fois à une session de réunion dans cette salle de réunion.

Activité intermittente

Indique si le participant est entré et a quitté plusieurs fois la classe pendant cette session de réunion.

Dernière sortie

Affiche l’heure à laquelle le participant a quitté la réunion pour la dernière fois. (Le participant peut avoir intégré et quitté la classe plusieurs fois.) Modifier son état sur « Pause » n’est pas considéré comme une sortie. Seule la perte de connexion ou la fermeture volontaire de la fenêtre de la réunion correspond à une sortie.

Nom

Nom de famille du participant à la réunion.

Responsable

Prénom et nom de famille du responsable de cet utilisateur.

Session la plus récente

Date à laquelle la dernière session de la réunion a eu lieu dans cette salle de réunion.

Session la plus récente suivie

Date à laquelle le participant en question a assisté à une session de réunion pour la dernière fois dans cette salle de réunion.

Nombre maximal d’utilisateurs

Au cours de l’ensemble des sessions, le nombre maximal de participants simultanés dans la salle de réunion.

Durée prévue

Durée prévue pour la session de réunion en question. (Une réunion peut être prévue pour une heure, mais ne pas durer toute l’heure.)

Rôle lors de l’entrée

Le rôle attribué à un participant lorsqu’il intègre la réunion.

Durée totale de participation

Ajoute toutes les durées entre chaque entrée/sortie et compile la durée totale de présence d’un participant à la réunion. Si un participant était présent de 11:45 à 12:00 puis de 12:10 à 12:15, sa durée de participation totale serait de 00:20:00.

Total des invités

Nombre total d’invités entrés. (Ne peut pas déterminer les invités uniques.)

Total des hôtes attribués

Nombre total de participants ayant intégré la réunion avec le statut d’hôte.

Total des présentateurs attribués

Nombre total de participants ayant intégré la réunion avec le statut de participant.

Durée totale dans la salle de réunion

Durée totale (somme du temps entre chaque entrée et chaque sortie) de présence du participant dans la salle de réunion. Si un participant était présent de 11:45 à 12:00 puis de 12:10 à 12:15, sa durée de participation totale est de 00:20:00.

Total des participants uniques

Nombre total de participants distincts dans la salle de réunion/session.

Total des participants uniques enregistrés

Nombre total de participants enregistrés distincts dans la salle de réunion/session.

Sessions uniques

Nombre total de réunions distinctes ayant eu lieu dans cette salle de réunion.

Sessions uniques suivies

Nombre total de sessions distinctes suivies par cette personne.