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電子メールは通常、自動化されたプロセスの一部として、コンテンツの配布やステータス情報の提供に使用されます。 Email サービスによって、プロセスでは電子メールメッセージを POP3 または IMAP サーバーから受信したり、SMTP サーバーに送信したりすることができます。
例えば、Email サービスを使用して、PDF フォームが添付された電子メールメッセージが送信されます。Email サービスは SMTP サーバーに接続され、添付ファイル付きの電子メールメッセージが送信されます。PDF フォームは、受信者がフォームの入力を完了すると「送信」をクリックできるように設計されています。「送信」をクリックすると、フォームは指定された電子メールサーバーに添付ファイルとして返されます。Email サービスは返された電子メールメッセージを取得して、完成したフォームをプロセスデータフォーム変数に格納します。
Email サービスが POP3 または IMAP サーバーに接続して電子メールメッセージを取得する場合、インボックス内の他の電子メールメッセージから一意のメッセージを識別する方法が必要となります。通常、この識別は件名行にプロセス ID などの固有な識別子を埋め込むか、特定の送信者を検索することによって実行されます。Email サービスには、電子メールメッセージの送信者、宛先、件名および本文のテキストをカスタマイズする機能が用意されています。開発者は、電子メールメッセージに一致する検索条件（電子メールメッセージの送信者や件名など）を指定できます。
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