添付ファイルの管理

Correspondence Management では、1 つ以上のレターテンプレートに関連付けられている可能性がある再利用可能な添付ファイル（法的文書や付属文書）を管理することができます。添付ファイルをアップロードしたり、検索したり、更新したり、添付ファイルが関連付けられているすべてのレターテンプレートを表示したりすることができます。

添付ファイルのアップロード

次の手順を実行して、アセットをアップロードします。

  1. アセット／新規／コンテンツをクリックします。

  2. 新しい添付ファイルの名前と説明を入力します。

  3. オプションで、添付ファイルのカテゴリとサブカテゴリを選択します。

  4. 添付ファイルを「Content file:」フィールドにアップロードします。

  5. オプションで、添付ファイルのキャプションとコメントを入力します。

  6. 「OK」をクリックします。

添付ファイルとレターテンプレートの関連付け

アセットを管理のユーザーインターフェイスを使用して、レターを添付ファイルに関連付けることができます。

これらの手順に従い添付ファイルをレターテンプレートに関連付けます。

  1. 新規レターを作成するか、アセットを管理の UI でレターテンプレートをダブルクリックして編集用に開きます。

  2. 「表示」ドロップダウンメニューから「添付ファイルの表示」を選択します。

  3. 添付ファイルの最大数フィールドに適切な値を指定します。

  4. 右側のウィンドウの添付ファイルライブラリから 1 つ以上の使用可能な添付ファイルを選択し、「挿入」をクリックします。

  5. 必要に応じて、添付ファイルに必須（*）または事前選択（）のマークを付けます。

  6. 実行時にエージェントが添付ファイルライブラリにアクセスできるようにするには、（ライブラリアクセス）アイコンをクリックします。

  7. 添付ファイルの順序を維持する場合は、「順序をロック」アイコンをクリックします。

  8. 「完了」をクリックします。

注意： PDF および Microsoft Office ドキュメントのみを添付することをお勧めします。

レタープレビュー中の添付ファイルの管理

レターをプレビューする際、エージェントは、レターテンプレートに関連付けられる添付ファイルの最大数に従い、事前選択された添付ファイルを削除したり、新しい添付ファイルを追加することができます。

  1. アセットを管理の UI でレターテンプレートをプレビューします。

  2. 「表示」ドロップダウンメニューから「添付ファイル表示」を選択します。

  3. 必要に応じて、事前選択された添付ファイルの選択を解除したり、追加の添付ファイルを添付ファイルライブラリから選択します。インターフェイスには、アップロード可能な添付ファイルの最大数に占めるアップロード済み添付ファイルの数（たとえば 2/4）が示されます。
    上向きおよび下向き矢印アイコンをクリックし、添付ファイルの順番を変更することができます。必要に応じて、- アイコンをクリックして必須ではない添付ファイルを削除します。

  4. 通信ワークフローでその他の操作を引き続き実行します。

添付ファイルの配信

  • 完了したレターがレター表示の通信を作成の UI で表示されるとき、表示される PDF には、添付ファイルが PDF 添付ファイルとして含まれます。

  • サーバー側の API を使用してレターがインタラクティブまたは非インタラクティブ PDF としてレンダリングされるとき、レンダリングされる PDF には、添付ファイルが PDF 添付ファイルとして含まれます。

  • レターテンプレートに関連付けられた後処理が、通信を作成 UI を使用して、通信を送信または通信を完了の操作の一部として呼び出された場合、添付ファイルはList<com.adobe.idp.Document> inAttachmentDocs パラメーターとして渡されます。

  • 追加設定不要な配信メカニズム（電子メールや印刷など）は、生成された通信の PDF とともに添付ファイルも配信します。